Férias e feriados fazem parte do cotidiano no ambiente corporativo, bem como a comunicação eficaz com trocas de e-mail.
Mas como eu aviso meus clientes que não estarei presente? Tenho como avisar meus fornecedores de outro estado ou país sobre um feriado ou minhas férias? Isto é possível?
A tecnologia nos auxilia com vários recursos e felizmente é possível criar uma resposta automática para todos os e-mails recebidos por nós, desta forma podemos ficar tranquilos para curtir nossas férias ou um feriado prolongado.
Cada programa de e-mail permite a configuração desta mensagem, cada um com suas peculiaridades. Neste artigo vamos nos focar em como configurar o recurso de respostas automáticas no Microsoft Outlook 2013.
Procedimentos:
• Clique no menu Arquivo dentro do Microsoft Outlook
• Selecione a opção informações
• Na tela a seguir clique em Respostas automáticas
• Selecione a opção Enviar respostas automáticas.
• Você pode definir um período de tempo para sua ausência. Neste caso marque a opção Só enviar durante este intervalo de tempo, definindo inclusive a hora inicial (a partir de quando você estará ausente) e hora final (quando efetivamente estará apto a receber e-mails).
Respostas Distintas
No Microsoft Outlook é possível inclusive definir mensagens distintas nos campos Dentro da minha organização (respostas para quem trabalha na mesma empresa que você) e Fora da minha organização (para clientes e/ou fornecedores externos) de forma a personalizar a resposta automática.
Observações importantes
• Todas as mensagens que são enviadas a você são entregues normalmente (desde que sua conta de e-mail possua espaço livre). Então lembre-se de limpar e-mails que não sejam importantes para t espaço suficiente;
• A resposta automática é enviada ao destinatário apenas uma vez. Demais mensagens enviadas não irão receber o aviso de ausência;
• O recurso para criar resposta automática no Microsoft Outlook é permitido apenas em empresas que utilizam o Microsoft Exchange Server. Caso não seja este seu cenário, indicamos os links abaixo:
Outlook sem Exchange
Gmail
