Como proprietário de uma pequena empresa, você está constantemente fazendo malabarismos com finanças, operações e tecnologia. Contudo, ainda se pergunta quais seriam os benefícios da TI para pequenas empresas.
Mas você sabia que utilizar serviços gerenciados de TI pode ser a resposta que você procura? De acordo com um relatório da MarketWatch, o tamanho do mercado de serviços gerenciados deverá atingir US$ 416,62 bilhões até 2028.
São muitas empresas que se beneficiam das vantagens dos serviços gerenciados de TI! Desde maior segurança, marketing online e gerenciamento de dados até maior eficiência, os benefícios são numerosos.
A importância dos serviços gerenciados de TI para pequenas empresas
As pequenas empresas, normalmente com menos de 500 funcionários, enfrentam desafios únicos na manutenção de uma infraestrutura de TI robusta. Devido aos seus recursos limitados, as pequenas empresas lutam para manter um departamento de TI interno para lidar com as suas necessidades tecnológicas.
Essas empresas exigem gerenciamento confiável de dados, segurança de rede, atualizações de software, manutenção de hardware e sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) para terem sucesso.
É aí que entram os serviços gerenciados de TI para pequenas empresas. Ao terceirizar suas necessidades de TI para um provedor de serviços gerenciados de TI, você pode se concentrar no crescimento do seu negócio e deixar o trabalho técnico para especialistas.
Vantagens de usar serviços gerenciados de TI para pequenas empresas
As pequenas empresas podem se beneficiar muito com o uso de serviços gerenciados de TI. Aqui estão algumas das vantagens:
Especialização: Os provedores de serviços gerenciados de TI são especialistas em suas áreas e podem fornecer vários serviços para ajudar pequenas empresas a gerenciar sua infraestrutura de TI. Isso inclui coisas como gerenciamento de rede, backup e recuperação de dados, segurança cibernética e atualizações de software.
Economia de custos: A terceirização de serviços de TI para pequenas empresas pode ser mais econômica, reduzindo salários, benefícios e custos de treinamento.
Maior produtividade: Os serviços gerenciados de TI podem melhorar a produtividade das pequenas empresas, fornecendo acesso às mais recentes tecnologias e ferramentas, suporte contínuo e manutenção.
Melhor segurança: a segurança cibernética é uma grande preocupação para as pequenas empresas, e os serviços gerenciados de TI podem ajudar a fornecer melhor segurança por meio de software antivírus, firewalls e atualizações regulares de segurança.
Escalabilidade: Os serviços gerenciados de TI podem fornecer soluções escaláveis que podem crescer e se adaptar ao negócio, ajudando a garantir o sucesso contínuo.
Tipos de serviços gerenciados de TI para pequenas empresas
As pequenas empresas têm uma variedade de serviços gerenciados de TI para escolher, incluindo:
Gerenciamento de rede: envolve o gerenciamento e o monitoramento da rede de uma empresa para garantir que ela funcione de maneira tranquila e segura.
Backup e recuperação de dados: os provedores de serviços de TI gerenciados garantem o backup dos dados corporativos e recuperam os dados perdidos em caso de desastre ou falha do sistema.
Hospedagem na Web: hospedagem na Web confiável e segura para pequenas e médias empresas e soluções fornecidas por serviços gerenciados de TI garantem que o site de uma pequena empresa funcione sem problemas.
Segurança cibernética: os serviços gerenciados de TI fornecem medidas robustas de segurança cibernética, como software antivírus, firewalls e atualizações regulares de segurança.
Computação em nuvem: Os serviços em nuvem permitem que pequenas empresas armazenem e acessem dados e aplicativos remotamente, reduzindo a necessidade de infraestrutura física.
Consultoria de TI: Os serviços gerenciados de TI oferecem consultoria sobre como melhorar a infraestrutura de TI de uma pequena empresa para melhorar a eficiência e a produtividade.
Suporte de help desk: O suporte de help desk fornecido por serviços gerenciados de TI aborda quaisquer problemas relacionados a TI, garantindo que os sistemas da empresa permaneçam operacionais.
As pequenas empresas podem escolher quais serviços melhor atendem às suas necessidades e orçamento e personalizar seu plano para incluir apenas os serviços necessários.
Benefícios do uso de ferramentas de TI para pequenas empresas
Antes de mergulharmos em nossa lista, vamos explorar porque faz sentido investir em ferramentas de TI para sua pequena empresa. Em primeiro lugar, a tecnologia pode poupar-lhe tempo, permitindo-lhe concentrar-se nas coisas que importam. Em vez de trabalhar em tarefas administrativas manuais, como entrada de dados e faturamento, você fica livre para investir esse tempo conversando com seus clientes e clientes potenciais, melhorando seus produtos e serviços e outros empreendimentos estratégicos que visam o crescimento de seus negócios.
Em segundo lugar, as ferramentas tecnológicas podem economizar dinheiro. Por exemplo, uma ferramenta de CRM pode identificar automaticamente onde você pode estar “deixando dinheiro na mesa” com um determinado grupo de clientes. O software de contabilidade pode revelar insights que mostram que você está pagando impostos demais. Uma solução de backup pode garantir que você nunca perca dados ou experimente tempos de inatividade indesejados que levam à rotatividade de clientes ou perda de receita. Uma solução robusta de gerenciamento de projetos garantirá que você não perca inadvertidamente um prazo que resulte em violação do contrato de nível de serviço e penalidades associadas.
Em terceiro lugar, as ferramentas digitais apoiam o novo paradigma pós-pandemia, em que as pessoas e as empresas pretendem limitar as interações pessoais devido a preocupações e regulamentações de saúde persistentes. A natureza digital das ferramentas tecnológicas permite que as pessoas realizem grande parte das suas atividades “business as usual” a partir de qualquer local e qualquer dispositivo. Além disso, a maioria das ferramentas está disponível como software como serviço (SaaS), então você paga apenas pelos recursos que deseja e precisa; você pode cancelar seu serviço facilmente se decidir que uma ferramenta não é para você.
A partir desses exemplos, fica claro que a seleção criteriosa e o uso de ferramentas tecnológicas para sua pequena empresa fazem sentido para os negócios.
Agora é hora de sugerir algumas soluções a serem consideradas em cada categoria de ferramenta tecnológica. Também abordaremos suas vantagens e possíveis desvantagens ou limitações.
Observação: ao compilar uma visão geral dos prós e contras de cada ferramenta, examinamos alguns dos painéis de avaliação de clientes mais importantes da Internet e resumimos alguns dos temas mais comuns. Observe que não recomendamos nenhuma solução específica em detrimento de outra e sempre recomendamos que você faça sua própria pesquisa antes de instalar qualquer ferramenta SaaS.
As principais ferramentas de TI para pequenas empresas
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Ferramentas de gerenciamento de projetos
O software de gerenciamento de projetos é ótimo se você está tentando manter várias bolas no ar. Essencialmente, essas ferramentas permitem que você rastreie digitalmente suas atividades, compromissos e prazos (em vez de ter que fazer isso manualmente).
Essas ferramentas podem criar lembretes automaticamente para tarefas e eventos futuros, incluindo detalhes como quando e onde acontecerá sua próxima reunião. Além disso, essas ferramentas podem enviar lembretes semelhantes a outros membros da equipe para que todos saibam exatamente o que se espera deles e quando.
Trello é uma das nossas ferramentas favoritas de gerenciamento de projetos.
Vantagens
- Estrutura de preços fácil de entender; eles oferecem uma versão onde você pode convidar um número ilimitado de membros e criar painéis, cartões e listas.
- Funciona em todas as plataformas e é compatível com dispositivos móveis.
Desvantagens
- Limite de upload de arquivo de 10 MB para cada anexo se você for um membro básico.
- Riscos de backup de dados – você não pode importar dados de volta para o Trello em caso de emergência ou perda de dados. (Mitigue esse risco com o Rewind Backups for Trello Power-Up).
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Ferramentas de assinatura eletrônica
As ferramentas de assinatura eletrônica são úteis quando você e outras pessoas precisam assinar contratos e acordos. Basta fazer upload de seus documentos, adicionar os endereços de e-mail de quem precisa assinar e os destinatários recebem os documentos em suas caixas de entrada.
A maioria das ferramentas de assinatura eletrônica oferece a opção de atribuir datas de vencimento para assinaturas e enviar lembretes automaticamente para todas as partes que ainda não adicionaram sua assinatura. As soluções de assinatura eletrônica são uma opção sem papel (e, portanto, ambientalmente responsável). Eles também oferecem suporte a ambientes de trabalho remotos e geograficamente dispersos.
DocuSign está entre as melhores e mais populares ferramentas de assinatura eletrônica.
Vantagens
- Opção para configurar um administrador para atribuir e supervisionar todas as atividades e usuários de assinatura de documentos.
- Grupos de assinatura para tarefas específicas.
Desvantagens
- Um pouco caro, visto que a Adobe introduziu seu próprio recurso de assinatura gratuita.
- Tempo de resposta lento e dificuldade em configurar a ferramenta em uma organização com muitos usuários.
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E-mail marketing
Com os sistemas de marketing digital por e-mail, é rápido e fácil manter seus assinantes de e-mail atualizados sobre os últimos acontecimentos em seu negócio e quaisquer ofertas especiais ou promoções que você esteja realizando.
Muitas dessas ferramentas também permitem gerar automaticamente um boletim informativo regular por e-mail para suas redes sociais, para que você não precise criá-los sozinho.
MailChimp é um dos líderes de mercado na área de email marketing.
Vantagens
- Segmentação de usuários altamente direcionada e capacidade de testes A/B.
- Métricas de campanha granulares e relatórios analíticos.
Desvantagens
- Às vezes, os destinatários do Gmail não conseguem receber seus e-mails ou acabam na pasta Lixeira.
- Torna-se caro com o crescimento do público.
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Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM)
O software CRM é uma ferramenta de negócios essencial para pequenas empresas. Ele fornece um repositório central a partir do qual você pode rastrear, gerenciar e medir todos os pontos de contato de seu relacionamento e alcance com o cliente. Ele pode informar quem está recebendo, abrindo e lendo seus e-mails ou visitando seu site. Também pode informar que já faz algum tempo que você não contatou um cliente de alto valor.
As ferramentas de CRM analisam os dados que coletam para oferecer “verificações de temperatura” regulares do relacionamento e podem recomendar as próximas etapas para o engajamento.
HubSpot é uma ferramenta útil para ajudar a mantê-lo na mente de seus clientes.
Vantagens
- Capacidade de acompanhar de perto os clientes e depois analisar suas demandas.
- Excelente suporte ao cliente.
Desvantagens
- Os recursos de vídeo por e-mail são um tanto limitados.
- Interface monótona e opções de cores limitadas.
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Gestão de RH
Poucas pequenas empresas podem contratar um administrador de recursos humanos dedicado ou mesmo em meio período. As ferramentas de software de gerenciamento de RH cuidam de tudo, desde a folha de pagamento e agendamento de turnos até a distribuição de anúncios importantes da empresa.
GoCo é um líder reconhecido neste espaço.
Vantagens
- Ideal para pequenas empresas que precisam de software de folha de pagamento com suporte básico de RH.
- Atendimento ao cliente amigável e rápido.
Desvantagens
- As taxas são um pouco mais altas.
- Nenhum aplicativo móvel.
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Software de contabilidade
O software de contabilidade online executa essencialmente grande parte do trabalho que um contador ou contador faria. Isso inclui acompanhar suas receitas e despesas, faturamento, declarações de despesas e gerar a documentação necessária para suas declarações fiscais.
QuickBooks Online é preferido por muitos proprietários de pequenas empresas.
Vantagens
- Fácil de usar e intuitivo
- Integra-se facilmente com outros aplicativos
Desvantagens
- Capacidades limitadas de gerenciamento de estoque
- Quando comparado à versão desktop, o construtor de relatórios do QuickBooks Online carece de algumas funcionalidades.
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Comunicação e Colaboração
À medida que sua empresa cresce, a dependência de e-mail e chamadas telefônicas antiquadas pode atrasá-lo. As modernas ferramentas digitais de comunicação e colaboração permitem bate-papo instantâneo e compartilhamento de arquivos.
O Microsoft Office 365 é uma opção popular para muitos proprietários de pequenas empresas.
Vantagens
- Gerenciamento direto de identidades e instalação e gerenciamento simples de software.
- É fácil para as pessoas verem os calendários dos seus colegas e marcar reuniões; a função de e-mail é limpa e bem-organizada.
Desvantagens
- A Microsoft não faz backup dos dados dos usuários do Office 365, por isso recomenda o uso de soluções de terceiros para proteger os dados contra problemas comuns, como corrupção de arquivos e erros humanos diários.
- Se você não investir em uma solução de backup de terceiros, poderá enfrentar tempos de inatividade indesejados, quedas de produtividade e até mesmo problemas de conformidade.
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Ferramentas de gerenciamento de senhas
As ferramentas de gerenciamento de senhas permitem que você gerencie todas as suas contas com segurança.
Eles evitam o risco de as pessoas reutilizarem senhas fáceis de adivinhar e anotá-las.
Aqui, o LastPass é uma escolha popular.
Vantagens
- Muitos ótimos recursos gratuitos.
- Sincroniza automaticamente entre todos os dispositivos.
Desvantagens
- Caro, quando comparado à concorrência.
- O suporte ao cliente às vezes é citado como ausente ou sem resposta.
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Monitoramento de sites
Seu site é a porta de entrada do seu negócio e, sem dúvida, você investiu tempo e dinheiro para torná-lo o mais atraente e fácil de usar possível. Porém, você precisa saber quem o está usando e quais partes dele estão aproveitando mais (e menos) tráfego.
As ferramentas de monitoramento de sites fornecem esses insights para que você possa fazer os ajustes e melhorias necessários.
O Google Analytics é amplamente utilizado por proprietários de pequenas empresas para monitorar seus sites.
Vantagens
- Mostra as origens do seu tráfego (por exemplo – pesquisa orgânica, referências ou tráfego direto).
- O acompanhamento de conversões de comércio eletrônico vai além dos simples relatórios de receita e mostra como diferentes produtos ou categorias de produtos estão sendo vendidos e como você pode melhorar seus processos de checkout e carrinho.
Desvantagens
- Capta tráfego significativo de spambots.
- Incapacidade de rastrear com precisão devoluções ou pedidos fraudulentos.
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Backup de dados
É fácil excluir ou corromper acidentalmente dados de aplicativos SaaS. Conflitos de software e atores mal-intencionados podem causar grandes interrupções. Os fornecedores de SaaS fazem backup dos dados no nível da plataforma, mas você não pode acessar essas informações para restaurar sua conta.
O software de backup oferece controle total e acesso imediato aos seus dados comerciais críticos. Se algo acontecer, você poderá restaurar seus dados com apenas alguns cliques.
O retrocesso é preferido por proprietários de empresas que estão preocupados com o risco de perder seus dados críticos.
Vantagens
- Solução econômica para empresas que buscam fazer backup, restaurar e copiar seus dados críticos.
- Oferece backup e recuperação para Shopify, BigCommerce, QuickBooks Online, GitHub, Trello e muito mais
Desvantagens
- Muitas vezes, só é considerado quando uma empresa sofre uma perda catastrófica de dados.
Overview
Esta lista de ferramentas TI para pequenas empresas não é exaustiva. O tamanho do seu negócio, sua maturidade, o setor em que você atua e seu orçamento influenciarão naturalmente em quais ferramentas digitais você decidir investir.
No entanto, o valor que você obterá com essas ferramentas por meio de sua capacidade de automatizar grande parte do tempo e esforço envolvidos em tarefas rotineiras não pode ser subestimado.
Além do mais, num mundo pós-pandemia, eles podem ajudá-lo a satisfazer a necessidade ou o desejo das pessoas de fazerem o seu trabalho e gerirem os seus negócios remotamente.
Nosso conselho é começar devagar. Muitas dessas ferramentas têm opções de teste gratuito, então experimente algumas e veja quais funcionam para você. Além disso, peça feedback de sua equipe e até mesmo de seus clientes e parceiros sobre com quem eles gostam ou não de trabalhar. Então, depois de identificar alguns, você pode começar a ampliá-los.
Além disso, certifique-se de manter-se atualizado com os novos recursos e funcionalidades para ter certeza de que está obtendo o máximo retorno de seus investimentos.
Por que confiar a TI da sua empresa à Infonova?
A Infonova possui duas décadas de expertise em tecnologia, infraestrutura de TI e gestão de talentos. Contamos com uma carteira internacional de clientes que inclui nomes como HBO, Airbnb, LinkedIn, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Em outras palavras, estamos preparados para atender com excelência empresas de diversos segmentos e tamanhos.
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Na Infonova, todas as posições de profissionais contam com backup. Seguimos o lema interno de que “quem tem um… não tem nenhum”. Isso reflete nossa obsessão pela continuidade operacional, permitindo que tanto nós quanto nossos clientes possamos concentrar esforços naquilo que é mais crucial: explorar oportunidades e promover crescimento.
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Terceirizar a TI significa recuperar tempo e atenção escassos. Embora tenha um custo superior à contratação direta, faz sentido ao permitir que a empresa concentre seus recursos na criação de valor, inclusive financeiro.
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Abandonamos multas nos contratos há anos, reconhecendo que mudanças são parte integrante da jornada do cliente. Oferecemos liberdade, sem multa nos primeiros 90 dias e sem aviso prévio. Após esse período, ainda não há multas, apenas solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.
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Na Infonova, a relação não termina com o contrato. Mantemos o relacionamento, trocamos experiências e oferecemos suporte continuado, independentemente da existência de um documento formal.
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Entendemos que o crescimento traz desafios, mas na Infonova, oferecemos a escolha do tipo de estresse. Seja o stress de fazer a empresa “funcionar” ou o de focar em aproveitar oportunidades, permitimos que você durma tranquilo sabendo que o dia a dia está assegurado.
