Como Fazer de uma Forma Rápida e Eficaz
Na correria do dia-a-dia, tudo o que queremos é facilidade nos processos administrativos e foi pensando nisto que criamos um pequeno roteiro para facilitar a sua tarefa de Cotação seja ela de produtos físicos ou serviços.
Primeiro Passo: Clareza nos detalhes da Cotação
Como em todas as atividades, o planejamento é essencial para o bom andamento do trabalho. Para isto, você precisará das informações técnicas do produto.
Converse com o solicitante e peça para ele preencher algumas informações importantes e já avise que este trabalho inicial vai garantir que a Cotação flua naturalmente.
Além disso, você estará mais preparada para elaborar as perguntas aos fornecedores e ir direto ao ponto.
Dica importante:
Ao enviar email aos fornecedores, sempre peça para eles responderem esses 4 pontos:
- Pedir o melhor preço
- Informar prazo de entrega
- Informar o valor do frete
- Informar condições de pagamento
Segundo Passo: Agilidade na busca por fornecedores
Faça sua pesquisa em sites de busca e já armazene o nome e o site de cada um deles para você não se perder.
Além disso, garanta que todos os fornecedores receberão sua solicitação no mesmo dia.
Coloque no assunto do e-mail o título e o nome do fornecedor. Por exemplo: “Cotação Impressora – Fornecedor A”.
Assim ficará fácil de você identificar quando eles enviarem a resposta.
Terceiro Passo: Compilação das informações
Ao receber as propostas, alimente a planilha com essas informações e vá atualizando sempre.
Dessa forma, coloque as características essenciais do produto em cada linha da planilha e sinalize em cada coluna os fornecedores que apresentaram a proposta com essas características essenciais.
Assim facilita para você apresentar o resultado ao solicitante e ele ter uma visão geral do que cada fornecedor oferece.
Quarto Passo: Negociação das propostas mais competitivas
Após a análise das propostas, entre em contato com os fornecedores que apresentaram as propostas mais competitivas.
Peça desconto no produto, aumento no prazo de pagamento e se possível, peça bônus para a próxima compra.
Vale também pedir desconto por ser sua primeira compra e também peça para receber algum brinde pela compra.
Quinto Passo: Entrega
Finalmente, ao entregar a Cotação, certifique-se que o solicitante compreendeu todos os itens cotados.
Quando ele se decidir por qual fornecedor ele irá comprar, envie email para os outros fornecedores informando que a Cotação solicitada já encerrou e informe que ele já está cadastrado para futuras cotações. Assim você garante que ele não vai mais te ligar.
Contate-nos para você baixar uma planilha bem funcional que vai te ajudar a administrar todas as informações no seu processo de Cotação.
Nela, você terá 4 abas:
- Dados Solicitante: aqui ficam as informações técnicas que você precisa saber
- Fornecedores: aqui ficam os contatos de todos os fornecedores que você já entrou em contato (banco de dados). Esta aba é importante e vai te ajudar para as próximas cotações.
- Resumo: aqui fica um resumo de todos os componentes que cada fornecedor vende
- Resultado: aqui fica o resultado das propostas recebidas e será a aba que você encaminhará ao solicitante
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