Como Fazer de uma Forma Rápida e Eficaz
Na correria do dia-a-dia, tudo o que queremos é facilidade nos processos administrativos e foi pensando nisto que criamos um pequeno roteiro para facilitar a sua tarefa de Cotação seja ela de produtos físicos ou serviços.
Primeiro Passo: Clareza nos detalhes da Cotação
Como em todas as atividades, o planejamento é essencial para o bom andamento do trabalho. Para isto, você precisará das informações técnicas do produto.
Converse com o solicitante e peça para ele preencher algumas informações importantes e já avise que este trabalho inicial vai garantir que a Cotação flua naturalmente.
Além disso, você estará mais preparada para elaborar as perguntas aos fornecedores e ir direto ao ponto.
Dica importante:
Ao enviar email aos fornecedores, sempre peça para eles responderem esses 4 pontos:
- Pedir o melhor preço
- Informar prazo de entrega
- Informar o valor do frete
- Informar condições de pagamento
Segundo Passo: Agilidade na busca por fornecedores
Faça sua pesquisa em sites de busca e já armazene o nome e o site de cada um deles para você não se perder.
Além disso, garanta que todos os fornecedores receberão sua solicitação no mesmo dia.
Coloque no assunto do e-mail o título e o nome do fornecedor. Por exemplo: “Cotação Impressora – Fornecedor A”.
Assim ficará fácil de você identificar quando eles enviarem a resposta.
Terceiro Passo: Compilação das informações
Ao receber as propostas, alimente a planilha com essas informações e vá atualizando sempre.
Dessa forma, coloque as características essenciais do produto em cada linha da planilha e sinalize em cada coluna os fornecedores que apresentaram a proposta com essas características essenciais.
Assim facilita para você apresentar o resultado ao solicitante e ele ter uma visão geral do que cada fornecedor oferece.
Quarto Passo: Negociação das propostas mais competitivas
Após a análise das propostas, entre em contato com os fornecedores que apresentaram as propostas mais competitivas.
Peça desconto no produto, aumento no prazo de pagamento e se possível, peça bônus para a próxima compra.
Vale também pedir desconto por ser sua primeira compra e também peça para receber algum brinde pela compra.
Quinto Passo: Entrega
Finalmente, ao entregar a Cotação, certifique-se que o solicitante compreendeu todos os itens cotados.
Quando ele se decidir por qual fornecedor ele irá comprar, envie email para os outros fornecedores informando que a Cotação solicitada já encerrou e informe que ele já está cadastrado para futuras cotações. Assim você garante que ele não vai mais te ligar.
Clique neste link Modelo Cotação, para você baixar uma planilha bem funcional que vai te ajudar a administrar todas as informações no seu processo de Cotação.
Nela, você terá 4 abas:
- Dados Solicitante: aqui ficam as informações técnicas que você precisa saber
- Fornecedores: aqui ficam os contatos de todos os fornecedores que você já entrou em contato (banco de dados). Esta aba é importante e vai te ajudar para as próximas cotações.
- Resumo: aqui fica um resumo de todos os componentes que cada fornecedor vende
- Resultado: aqui fica o resultado das propostas recebidas e será a aba que você encaminhará ao solicitante
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