Uma das principais armadilhas do ambiente corporativo são as reuniões infindáveis que temos que participar.
Quantas vezes você não teve a sensação que a reunião foi uma perda de tempo? Você totalmente desfocado da reunião (enquanto participante) ou então percebendo que ninguém estava focado na reunião quando você era o responsável?
No mundo corporativo cada segundo conta. De uma forma geral pensamos apenas no que é prioridade para nós mesmos e ao sermos chamados para uma reunião temos uma tendência de respirar fundo e já pensar que será uma perda de tempo.
Tal pensamento infelizmente é verdadeiro na maioria dos casos pela forma como as reuniões são planejadas. Temos vários fatores que ajudam neste pensamento, mas felizmente temos algumas sugestões de ações que podemos seguir para minimizar o impacto das reuniões e tornar as mesmas mais produtivas.
- Objetivo da reunião – Qual o motivo pelo que esta reunião está sendo convocada / será realizada? Existe a necessidade da mesma ou é algo que poderia ser resolvido por telefone ou e-mail? Se não souber responder estas perguntas, é quase certeza que pode cancelar a reunião;
- Definição da pauta – OK, a reunião é válida. A partir disso, temos que definir a pauta. De preferência repassando a pauta previamente aos envolvidos. Esta informação prévia facilita para quem irá comandar a reunião com0o também para quem irá participar da mesma;
- Participantes envolvidos – Quem REALMENTE precisa estar envolvido na reunião. Um dos motivos que torna uma reunião improdutiva é convidar pessoas que não estão relacionadas ao assunto. Um exemplo é convidar um funcionário do financeiro para uma reunião onde serão discutidos aspectos técnicos para solucionar um problema de informática por exemplo;
- Tempo de duração – Neste ponto vale o bom senso e que engloba os outros itens citados acima. Reuniões muito longas tendem a dispersar os participantes durante a mesma, ao passo que reuniões curtas podem abordar o assunto de forma superficialmente e resultar justamente em mais reuniões. A sugestão aqui engloba desde um tempo mínimo (se a reunião for demorar menos de 30 minutos é bem provável que ela seja desnecessária (vide item 1). Por outro lado, se uma reunião for demorar mais do que 2 horas, é bem provável que a pauta não esteja clara ou contenha muitos tópicos (item 2) e talvez valha a pena desmembrar a mesma em mais de uma reunião ou reduzir a pauta.
- Prepare-se para a reunião – Na figura de responsável pela reunião, é importante que você saiba conduzir a reunião, garantindo que ela está indo dentro do objetivo previsto, seguindo a pauta sugerida e respeitando o tempo de duração. Um dos motivos pelo qual uma reunião se torna improdutiva é o fato do responsável não estar preparado e não agir como condutor da mesma, permitindo assuntos fora do tema ou conversas paralelas.
