O uso de software não sancionado pode custar muito à empresa e nem sempre de maneiras óbvias. Aqui está uma olhada no custo oculto da shadow IT que os CIOs devem entender.
Identificar, prevenir e mitigar os efeitos das atividades da shadow IT por si só pode adicionar custos não planejados. Afinal, CIOs experientes entendem a importância de pesquisar proativamente atividades de TI não autorizadas e desonestas para manter uma loja de TI em funcionamento.
No entanto, nem toda atividade de shadow IT causa problemas, embora ela tenha esse potencial. Na verdade, CIOs e líderes de TI podem identificar um número surpreendente de custos na shadow IT. Especialmente aqueles associados à identificação da atividade, mitigá-la e lidar com a queda de produtividade de funcionários e problemas de desempenho de negócios que podem resultar dela.
Aqui estão alguns custos potenciais da shadow IT
Problemas com pessoas
Lidar com funcionários de shadow IT. Afinal, as empresas podem precisar gastar dinheiro, tempo e recursos lidando com usuários suspeitos de shadow IT.
Retenção de conhecimento jurídico
Afinal, é preciso de pessoal qualificado para lidar com questões de pessoal associadas à shadow IT. Por exemplo, contratar um advogado com experiência em litígios operacionais de TI se enquadra nesta categoria.
Processo de funcionários
Se a política da empresa exige a rescisão devido a um problema de segurança, por exemplo, a empresa pode incorrer em custos legais se um funcionário lutar contra a rescisão por shadow IT.
Questões de negócios e processos
Aqui é quando há necessidade de lidar com operações de TI interrompidas. Afinal, as empresas podem precisar de tecnologia para identificar shadow IT, junto com recursos para recuperar sistemas de produção afetados.
Abordagem de sistemas e processos de missão crítica
Se a shadow IT afetar sistemas de missão crítica específicos, as empresas precisarão remediar e relançar esses sistemas.
Lidar com perda de produtividade
Os custos de produtividade perdida pela shadow IT podem ser significativos. Especialmente se a shadow IT interromper as operações de TI. Afinal, mesmo depois que a equipe de TI identifica a perda de produtividade, o restabelecimento de um estado de “negócios como de costume” pode ser um processo que exige muitos recursos e custos.
Contratação de especialistas externos em tecnologia
As empresas podem precisar de suporte externo, como fornecedores e consultores. Principalmente se o custo da shadow IT for causar uma interrupção significativa.
Tratar irregularidades de conformidade
Organizações regulamentadas ou aquelas que devem cumprir regulamentações específicas podem enfrentar penalidades legais e financeiras se a shadow IT causar não conformidade.
Pagar prêmios de seguro de negócios mais elevados
As reclamações associadas às atividades de shadow IT podem aumentar os prêmios de seguro empresarial. É o caso de responsabilidade ou perda de ativos, por exemplo.
Reparar danos à reputação
Essa nunca é uma questão fácil de calcular em termos de impacto financeiro. No entanto, as empresas podem resolver os danos à reputação usando empresas especializadas em proteger e reparar a maneira como o público e outras partes interessadas veem a organização. Contudo, o custo disso pode ser alto.
Operações de tecnologia e instalações
Compra de tecnologia especializada
Vários sistemas estão disponíveis para identificar e rastrear atividades de TI suspeitas na infraestrutura de tecnologia de uma empresa. Inclusive, a TI pode obtê-los por meio de pesquisas na internet e, em alguns casos, por meio de fornecedores, como empresas de serviços em nuvem. No entanto, as empresas também podem precisar de licenças de software adicionais, manutenção, correção e equipe técnica do fornecedor como resultado de danos causados pela shadow IT e esforços para lidar com eles.
Desmantelamento das atividades de shadow IT
Depois que as equipes de tecnologia identificam atividades de shadow IT e flagrantes, elas precisam encerrar a atividade o mais rápido possível. Contudo, uma opção é mudar para um ambiente operacional protegido por firewall de outros sistemas de produção de TI, dependendo da política da empresa.
Reconfiguração de recursos de rede comprometidos ou interrompidos
Reconfigurar o roteamento de rede afetado e os pontos de terminação pode ser um custo caro da shadow IT. Afinal, isso pode incluir o reparo ou substituição de servidores, switches, roteadores, sistemas de energia e outros ativos.
Resolução de problemas de infraestrutura do data center
Organizações com grandes centros de dados devem garantir proativamente a integridade desses centros. Contudo, mais criticamente, eles devem abordar as interrupções nos sistemas de segurança física o mais rápido possível para evitar o acesso não autorizado. Portanto, a contratação de fornecedores e consultores de TI também pode fazer parte disso, adicionando mais um custo provocado pela shadow IT.
No entanto, além de todos os custos mencionados acima, a shadow IT abre vulnerabilidades e aumenta a probabilidade de custos de ransomware e outros problemas de segurança da informação.
Como as equipes de TI podem gerenciar melhor a shadow IT?
Como o advento da tecnologia em nuvem a shadow IT ganhou espaço. Então, os CIOs devem ser cada vez mais diligentes para identificar e gerenciar essas atividades e mitigar os custo da shadow IT. Aqui estão algumas dicas para fazer isso.
Desde que a pandemia chegou em 2020 e mais trabalhadores se distanciaram do escritório, o gerenciamento de custo da shadow IT tornou-se ainda mais alto.
Como CIO ou líder de TI, você deseja uma organização de TI em funcionamento que seja compatível, segura e livre de riscos. No entanto, enquanto uma conexão com a internet estiver disponível, os usuários de shadow IT podem acessar praticamente qualquer recurso baseado em nuvem com dificuldade mínima. E com o surgimento de locais de trabalho híbridos, os usuários têm ainda mais motivos para fazer isso.
Além disso, o crescimento de sistemas baseados em nuvem usando SaaS, IaaS e PaaS representam oportunidades significativas para atividades de shadow IT. Isso é um acréscimo aos aplicativos de hardware e software de prateleira que têm sido as fontes tradicionais para usuários de shadow IT.
Com isso em mente, aqui estão algumas sugestões para lidar com esses problemas e para gerenciar com eficácia o custo da shadow IT.
Dicas para mitigar o custo da shadow IT na empresa
Prevenção
Execute regularmente programas de detecção de rede para detectar endereços IP que não estão na lista de endereços IP conhecidos.
Inventário de TI
Mantenha um inventário atualizado de todos os recursos da infraestrutura de TI. No entanto, atualize-o regularmente usando tecnologia de inventário de rede ou outros aplicativos relevantes.
Informação
Certifique-se de que a equipe de liderança sênior do CIO esteja atenta a possíveis instalações de shadow IT. Então, inclua isso como um item periódico da agenda nas reuniões de equipe.
Revisão
Revise a atividade do firewall da rede para identificar qualquer tráfego suspeito para análise posterior. Contudo, deve fazer isso tanto na entrada quanto na saída. Além disso, também revise a atividade de detecção de intrusão e sistemas de prevenção de intrusão a fim de identificar anomalias para análise posterior.
Avisos
Envie mensagens periódicas aos funcionários avisando sobre possíveis atividades de TI paralelas. Então, peça-lhes que relatem qualquer atividade suspeita ao gerenciamento de TI.
Transparência
Informe a alta administração sobre qualquer atividade suspeita de TI e as medidas que estão sendo tomadas para remediá-la. Contudo, além disso, garanta que eles apoiem iniciativas para mitigar o custo da shadow IT.
Orientação
Aconselhe organizações de serviço em nuvem atualmente sob contrato sobre quaisquer preocupações sobre TI não autorizada. Além disso, oriente-as sobre como responder a qualquer atividade suspeita.
Atenção
Determine os recursos de análise de shadow IT de provedores de serviços gerenciados e baseados em nuvem.
Processos
Estabeleça políticas e protocolos para lidar com atividades de TI paralelas e revise-os com os departamentos de RH e jurídico.
Penalização
Estabeleça penalidades para funcionários identificados como condutores de atividades de shadow IT. No entanto, certifique-se de coordenar isso com o RH. Contudo, se houver uma política BYOD, considere atualizá-la para lidar com as atividades de shadow IT.
Preparação
Antes de uma auditoria de TI, esteja preparado para possíveis perguntas dos auditores sobre a existência de atividades de shadow IT. Afinal, elas apresentam riscos de segurança em potencial e problemas de controle de acesso.
Disponibilidade
Examine as ferramentas de detecção de shadow IT que podem estar disponíveis nos corretores de segurança de acesso à nuvem.
Investimento
Você também pode investir em uma empresa de TI especializada em inventário para identificar seus ativos de TI. Afinal, isso vai ajudar bastante o mapeamento e identificação de shadow IT e seus custos.
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