O gerenciamento de conteúdo corporativo, também conhecido como ECM, forneceu às empresas a capacidade de gerenciar conteúdo estruturado e não estruturado ao longo dos anos. Ele desempenhou um papel vital para enfrentar os desafios apresentados pelo enorme volume de informações criadas, sua variedade e novas fontes. Alguns analistas declararam recentemente a morte do ECM como consequência de vários fatores, mas ele está realmente morto?
De qualquer forma, vamos relembrar tudo o que o ECM possibilitou às empresas antes de desvendar seus próximos passos.
O que é gerenciamento de conteúdo empresarial, vulgo ECM?
O gerenciamento de conteúdo corporativo, ou ECM, é um conjunto de processos, estratégias e ferramentas definidos que permitem que uma empresa obtenha, organize, armazene e entregue informações críticas de maneira eficaz a seus funcionários, partes interessadas e clientes. O ECM evoluiu rapidamente à medida que diferentes formas de conteúdo foram introduzidas no ambiente de trabalho. No entanto, essas ferramentas continuam focadas em gerenciar digitalmente as informações de uma empresa em um repositório centralizado e usar o conteúdo digital para dar suporte aos processos de negócios e ajudar a atingir metas.
O gerenciamento de conteúdo corporativo não se refere a uma única tecnologia ou processo. É um termo abrangente que descreve a combinação de métodos, ferramentas e estratégias que suportam a captura e gerenciamento de conteúdo, bem como o armazenamento, preservação e entrega de informações ao longo de seu ciclo de vida.
Definição de conteúdo
A definição de conteúdo pode variar significativamente, mas geralmente se refere a qualquer informação que os funcionários usam para realizar seu trabalho. No contexto do ECM tradicional, o conteúdo geralmente assume a forma de documentos em papel, como faturas, currículos e contratos. Com o avanço da tecnologia, a definição de conteúdo foi ampliada para incluir arquivos de vídeo e áudio, publicações em redes sociais, e-mail, conteúdo da Web e muito mais. O ECM pode lidar com conteúdo não estruturado e estruturado:
- O conteúdo estruturado refere-se aos dados contidos e definidos, como bancos de dados e repositórios de código.
- O conteúdo não estruturado refere-se a informações que não possuem um formato predefinido e podem incluir conteúdo como documentos do Office, PDFs e e-mails.
O software ECM ajuda a simplificar o ciclo de vida das informações com o gerenciamento de documentos e a automação dos fluxos de trabalho do processo. É fundamental para qualquer organização com grandes volumes de conteúdo definir um plano de ECM para eliminar ineficiências operacionais, reduzir custos e aderir aos mandatos de conformidade regulatória.
Algumas áreas específicas de negócios que se beneficiam do uso do software ECM incluem o seguinte:
Gestão de contratos
O software ECM permite que os usuários colaborem digitalmente e garantam que os contratos sejam revisados, editados e aprovados no prazo, encaminhando automaticamente os documentos e notificando as pessoas apropriadas quando os contratos precisam de atenção.
Automação de RH
O software ECM pode eliminar a necessidade de arquivos de funcionários em papel, ao mesmo tempo em que melhora os novos processos de contratação, simplificando a organização de informações relacionadas a RH e garantindo a conformidade com os mandatos de integração de RH.
Automação de contas a pagar
O software ECM permite que os usuários correspondam, distribuam e aprovem com precisão ordens de compra, recibos de entrega e faturas, resultando em taxas de atraso reduzidas e maior eficiência.
Automação de contas a receber
O software ECM fornece aos usuários acesso imediato a ordens de compra, faturas e recibos assinados, reduzindo assim o tempo de dias de vendas pendentes (DSO) ao acelerar a velocidade dos pagamentos do cliente.
Como funciona o ECM?
O gerenciamento de conteúdo corporativo refere-se à coleção de estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e fornecer informações de processos organizacionais importantes ao longo de seu ciclo de vida.
As organizações podem usar o software ECM para identificar conteúdo duplicado e quase duplicado, permitindo que a organização mantenha algumas cópias de um conteúdo específico em vez de centenas. Essa variedade de informações será organizada em um local central com metadados de documentos armazenados em pastas, garantindo que o conteúdo esteja disponível para as pessoas certas no momento certo.
Os usuários aprovados podem localizar documentos específicos usando pesquisas de texto completo. A plataforma ECM recupera o documento e apresenta-o ao utilizador, permitindo-lhe ler, editar ou imprimir uma cópia da informação independentemente da sua localização ou do dispositivo que esteja a utilizar. O software ECM também permite que os usuários procurem palavras ou frases específicas nos documentos armazenados, diminuindo o tempo gasto na digitalização do conteúdo e aumentando a produtividade.
Por que o ECM é importante?
O ECM tornou-se cada vez mais importante e complexo nos últimos anos por vários motivos. Fraudes financeiras e violações de dados — e as regulamentações criadas para evitá-las — tornaram a governança de informações eficaz essencial não apenas por motivos de conformidade, mas também para ajudar a proteger a reputação da organização. As organizações também precisam gerenciar o conteúdo de forma eficaz para integração com aplicativos de business intelligence/análise de negócios (BI/BA) que os ajudem a usar as informações disponíveis para orientar as decisões de negócios.
Além disso, a produtividade e a eficiência dentro das empresas aumentam quando elas reduzem sua dependência de documentos em papel e criam um repositório organizado e seguro de informações não estruturadas que consideram as necessidades do negócio. As empresas que não implementam o ECM correm o risco de perder tempo e produtividade, bem como de não conformidade potencial com políticas e regulamentos corporativos. Se ocorrer um desastre, as empresas que não armazenam conteúdo com segurança podem perder essas informações, levando a interrupções significativas nos negócios.
Os avanços tecnológicos também estão tornando os sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo mais importantes do que nunca. A proliferação do trabalho remoto exigiu a continuidade dos negócios e os recursos de colaboração fornecidos pelo ECM. Avanços em aprendizado de máquina, tecnologia móvel e em nuvem estão criando novas oportunidades para as empresas. Novos tipos de conteúdo também estão surgindo na forma de mídia social, vídeo e áudio. O software ECM deve continuar a se adaptar a essas novas formas de informações não estruturadas para que possam continuar a organizar os dados e otimizar o desempenho dos negócios.
Componentes do ECM
O ECM pode ser dividido em cinco componentes principais: capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar. A finalidade de cada componente, conforme definido pela Association for Intelligent Information Management (AIIM), é a seguinte:
- O componente de captura envolve a criação de informações convertendo documentos em papel em formatos eletrônicos, obtendo e coletando arquivos eletrônicos em uma estrutura coesa e organizando as informações. As informações podem incluir conteúdo como faturas, contratos e relatórios de pesquisa.
- O componente de gerenciamento conecta, modifica e emprega informações por meio de meios como gerenciamento de documentos, software colaborativo, gerenciamento de conteúdo da web e gerenciamento de registros.
- O componente de armazenamento faz backup temporário de informações que mudam com frequência em curto prazo dentro de estruturas de pastas flexíveis para permitir que os usuários visualizem ou editem informações.
- O componente de preservação faz o backup de informações que mudam com pouca frequência a médio e longo prazo e geralmente é realizado por meio do gerenciamento de registros. É comumente usado para ajudar as organizações a cumprir regulamentos governamentais e outros.
- O componente de entrega fornece aos clientes e usuários finais as informações solicitadas.
Quais são os benefícios do ECM?
Um sistema eficaz de gerenciamento de conteúdo corporativo fornece a todos na organização acesso fácil a todas as informações necessárias para tomar decisões de negócios, concluir projetos, colaborar e realizar seus trabalhos com eficiência.
Além dos benefícios óbvios de organização e eficiência, o ECM oferece diversos outros benefícios:
- Minimiza a conformidade e o risco regulatório. O ECM fornece uma plataforma centralizada onde o conteúdo pode ser mantido e divulgado de maneira que atenda aos requisitos de conformidade regulatória e às diretrizes de gerenciamento de risco. Um ECM consegue isso eliminando processos ad hoc que podem expor uma empresa a riscos de conformidade regulatória e outros problemas potenciais.
- Fornece uma única fonte de verdade. O software ECM pode fornecer às organizações uma única fonte de verdade, estruturando as informações para que sejam armazenadas apenas uma vez — em um repositório de conteúdo digital seguro. Isso reduz o risco de duplicação e garante que toda a empresa tenha acesso a uma única informação aprovada e autorizada.
Um ECM também permite o gerenciamento eficaz do conhecimento devido à capacidade de uma organização de criar, compartilhar e otimizar o conhecimento total e o conteúdo mantido na plataforma ECM.
Reduz custo
O ECM reduz os custos em toda a organização automatizando processos anteriormente manuais, reduzindo as penalidades de conformidade, minimizando as necessidades de armazenamento e reduzindo os requisitos postais. Também reduz o custo da e-discovery no caso de um incidente legal ou de conformidade quando advogados ou responsáveis pela conformidade exigirem acesso ao conteúdo da organização.
Melhora a satisfação do cliente
Ao resolver os problemas do cliente, os representantes de atendimento ao cliente exigem acesso ao conteúdo certo no momento certo, que é um dos principais objetivos do ECM. Um ECM permite que os funcionários ajudem os clientes com mais rapidez e eficiência, melhorando assim a satisfação do cliente.
Fornece continuidade de negócios
Uma plataforma ECM adequadamente implementada permite que uma empresa tenha alta disponibilidade e tempo de atividade quando se trata de conteúdo. O ECM incorpora arquivos, recuperação de desastres e backups de contas.
Aumenta a produtividade
O ECM eficaz pode agilizar o acesso e os processos de negócios, eliminar gargalos reduzindo armazenamento, bem como as necessidades de papel e correspondência, otimizar a segurança, manter a integridade e minimizar a sobrecarga. Tudo isso pode levar ao aumento da produtividade.
Melhora a acessibilidade do conteúdo
O ECM fornece ferramentas de pesquisa e análise de dados, melhorando assim a mineração de dados. Os usuários podem definir intervalos e parâmetros de pesquisa que permitem restringir os resultados da pesquisa e encontrar informações com mais eficiência.
Software ECM
O software ECM fornece vários recursos, mas as empresas que desejam mais flexibilidade na escolha de ferramentas de gerenciamento de conteúdo ou não precisam de todos os componentes de um conjunto ECM podem adquirir aplicativos únicos de fornecedores de software para atender às suas necessidades. Essa abordagem de gerenciamento de conteúdo corporativo – que inclui aplicativos, plataformas e componentes de serviços de conteúdo – se enquadra na classificação de serviços de conteúdo que o Gartner criou em 2016.
Elementos do ECM
Em um alto nível, os principais elementos do ECM incorporam o seguinte:
- gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo
- gestão de fluxo de trabalho
- governança da informação
- sistemas de gerenciamento de conteúdo
- ferramentas de colaboração
- gerenciamento de documentos corporativos
- gerenciamento de ativos digitais
O software ECM robusto inclui estes recursos:
Fluxos de trabalho automatizados
Um mecanismo de fluxo de trabalho empurra o conteúdo por meio de um conjunto de etapas definidas que oferecem suporte aos processos de negócios e ao ciclo de vida do conteúdo.
Integração com outras aplicações
É útil que o ECM interopere com as plataformas existentes de uma organização, como aplicativos de CRM e ERP. Muitas plataformas ECM usam APIs RESTful para integração com outros serviços web. Geralmente, as ferramentas de ECM baseadas em nuvem se integram facilmente a outros serviços em nuvem.
Planejamento de recuperação de desastres
O software ECM incorpora o planejamento de recuperação de desastres, permitindo que as organizações assegurem e protejam digitalmente seu conteúdo contra roubo, incêndio ou desastre natural, além de garantir que as operações prossigam normalmente em caso de desastre.
Digitalização de documentos
O software ECM permite que os usuários convertam facilmente documentos em papel em informações digitais, armazenem esses documentos no sistema ECM e os compartilhem, gerenciem e extraiam com eficiência.
Recursos de pesquisa
Um dos principais objetivos do ECM é tornar o conteúdo mais acessível aos usuários. Os recursos de pesquisa avançada devem ser uma prioridade, permitindo que os usuários realizem uma pesquisa de texto completo e filtrem os resultados.
Suporte a metadados
As plataformas avançadas de ECM incluem suporte para metadados automatizados e marcação acionada por um mecanismo de IA. Eles também suportam várias taxonomias corporativas.
Versão
O ECM pode rastrear e armazenar várias versões de arquivos. Essas ferramentas também podem incorporar a capacidade de reverter para uma versão anterior de um documento.
Controles de acesso do usuário
Por motivos de segurança, uma plataforma ECM geralmente possui recursos para impedir que usuários não autorizados visualizem ou editem determinados documentos. Muitas plataformas ECM incorporam controles de acesso baseados em função para conseguir isso.
Comparação de software ECM
Alguns produtos de software ECM incluem Alfresco Software, Box Platform, Hyland OnBase, IBM Cloud Pak for Automation, iManage, Microsoft SharePoint, Nuxeo Content Services, OpenText, Newgen e SER Group’s Doxis4.
As organizações podem implantar o software ECM no local ou na nuvem. Os benefícios do ECM baseado em nuvem incluem modelos de licenciamento flexíveis, acesso remoto e móvel mais fácil e integração com outros serviços em nuvem.
Implementação de uma plataforma ECM
Uma implementação de ECM geralmente é um processo complexo que envolve uma variedade de partes interessadas e departamentos. Antes de implementar o ECM, é importante que as organizações desenvolvam um roteiro ou estratégia de ECM para identificar as prioridades da implementação do ECM e obter clareza sobre os procedimentos e tecnologias necessários que ela envolve.
A primeira etapa da criação de uma estratégia de ECM é realizar uma auditoria de conteúdo, documentando todos os tipos de conteúdo com os quais a organização lida, os processos de negócios dos quais faz parte e quem lida com o conteúdo.
Roteiro ECM
Depois que uma organização entende claramente a estratégia de ECM, a próxima etapa é a implementação. Outras etapas para implementar com sucesso um sistema ECM incluem o seguinte:
Envolva as principais partes interessadas
Um único funcionário – ou mesmo um único departamento – não deve tentar implementar um sistema ECM sozinho. Múltiplos departamentos devem estar envolvidos devido à natureza colaborativa do ECM. As empresas devem criar uma equipe centrada em vários grupos, incluindo equipes de implementação, governança e executivas.
Defina metas
As organizações devem ter uma compreensão clara do que uma implementação de ECM alcançará. Independentemente do setor ou departamento que implementa o ECM, os usuários provavelmente têm objetivos comuns:
- Elimine a dependência do papel.
- Simplifique todos os processos de negócios.
- Reduza o risco organizacional.
- Otimize a produtividade.
- Melhore o atendimento ao cliente.
Planeje como atingir esses objetivos
Em seguida, as empresas devem determinar como atingir as metas que definiram. Eles devem considerar se precisam migrar conteúdo, treinar usuários ou construir um novo sistema ECM. Durante esta etapa, o negócio deve avaliar quais processos são de alta prioridade.
Crie, teste e implante
Idealmente, as empresas devem conduzir uma implementação de ECM usando a metodologia Agile ou Scrum. Isso permite que as partes interessadas estejam totalmente envolvidas enquanto avaliam os lançamentos quinzenais ou mensais.
Iterar
Uma implementação de ECM nunca termina verdadeiramente. As empresas devem desenvolver a capacidade de refinar um ECM ao longo do tempo para maximizar o valor comercial.
Futuro do ECM
Em 2016, o Gartner declarou que o gerenciamento de conteúdo corporativo havia sido substituído por serviços de conteúdo – o conceito estratégico que envolve aplicativos, plataformas e componentes de serviços de conteúdo, mas está menos preocupado em centralizar todas as informações em uma plataforma corporativa. Como parte dessa iniciativa, o Gartner substituiu o Quadrante Mágico de ECM por um Quadrante Mágico de serviços de conteúdo em 2017. No entanto, as organizações ainda usam ECM com frequência para organizar suas informações e atingir metas mais rapidamente.
Plataformas de serviços de conteúdo (CSPs) e ECM não são termos equivalentes e provavelmente não substituirão um ao outro. Um CSP se concentra no gerenciamento de conteúdo transacional no contexto da solução de um problema específico. ECM é mais amplo; busca gerenciar todas as formas de conteúdo dentro da empresa, independentemente de seu tipo ou local de residência.
ECM também evoluiu para se tornar uma abordagem em vez de uma única tecnologia. No futuro, as estratégias e ferramentas de gerenciamento de conteúdo corporativo continuarão a mudar para se adaptar às demandas das organizações que buscam mais agilidade e integração. À medida que a tecnologia evolui, os fornecedores de ECM adicionam mais recursos.
Mais organizações estão incorporando ferramentas de colaboração em equipe em sua abordagem de ECM. Além disso, os avanços constantes na tecnologia de nuvem, mobilidade e análise continuam a aumentar as expectativas dos usuários em relação aos recursos de ECM. A automação e o aprendizado de máquina estão se tornando complementos importantes para o ECM, e é cada vez mais provável que a implantação da nuvem seja a chave para maximizar a eficácia de um sistema ECM.
Mas a quantas andam as previsões acerca do futuro do ECM hoje?
O futuro do gerenciamento de conteúdo corporativo ainda é brilhante e cheio de possibilidades. Novas fontes de dados surgem à medida que a tecnologia se desenvolve. Isso exigirá a evolução das estratégias e abordagens de ECM para enfrentar os crescentes desafios que as empresas enfrentam quando se trata de gerenciamento de informações.
O Gartner afirmou em 2017 que o ECM está morto e que os Serviços de Conteúdo haviam chegado! Os especialistas da indústria ficaram surpresos com esta declaração. Os serviços de conteúdo são simplesmente sobre tecnologia, falhando em realizar o enorme objetivo da estratégia e metodologias de ECM. O Enterprise Content Management permanecerá no centro do Gerenciamento de Informações.
Então, agora, veremos a história do gerenciamento de conteúdo corporativo e o que o futuro reserva para o ECM.
Futuro do gerenciamento de conteúdo
Antes da década de 1990, o gerenciamento de documentos era uma tarefa simples que exigia apenas alguns funcionários para armazenar, organizar e reter documentos comerciais. O volume de documentos em papel gerados ainda estava sob controle e as organizações enfrentavam poucos desafios naquela época.
Quando os computadores pessoais foram introduzidos no local de trabalho, as coisas começaram a ficar cada vez mais complexas. A geração de documentos e informações começou a aumentar e as corporações começaram a enfrentar a dificuldade de gerenciar vários canais de informação e armazenamento ao mesmo tempo em um período de tempo relativamente curto.
A noção de um escritório sem papel nasceu como resultado de melhorias tecnológicas, quando as organizações começaram a fazer a transição de documentos e atividades comerciais em papel para os digitais. Essa enorme transição do papel, bem como o volume de informações geradas, criaram uma série de desafios de gerenciamento de informações.
Foi quando o termo gerenciamento de conteúdo empresarial foi introduzido pela primeira vez pela AIIM no início de 2000. O papel principal era enfrentar os desafios enfrentados devido ao aumento de diferentes tipos de dados, o crescente volume de informações dentro das organizações e a preservação de todas as organizações ‘ dados em todas as formas.
A evolução do gerenciamento de conteúdo empresarial
O ECM surgiu da combinação de tecnologias que antes eram utilizadas para auxiliar as empresas na gestão de seus documentos. Ele evoluiu de um foco em tecnologia e ferramentas para estratégias e planos para auxiliar no gerenciamento de conteúdo.
O gerenciamento de conteúdo empresarial trata da visão, das estratégias e dos procedimentos que as empresas devem adotar e implementar hoje para obter o máximo de seu conteúdo. A maioria das pessoas fica confusa e se concentra apenas no aspecto tecnológico. Para esclarecer, o ECM evoluiu de uma plataforma técnica para estratégias e planos.
Na verdade, ECM é agora um termo genérico que inclui gerenciamento de documentos, registros e fluxo de trabalho, bem como colaboração, gerenciamento de conteúdo da web, DAM, geração de imagens e arquivamento. Sempre foi, e sempre será, sobre visão, estratégias e abordagens, não apenas ferramentas.
Gerenciamento de conteúdo empresarial: morte e renascimento
O Gartner declarou em 2017 que o ECM está morto e começou a oferecer serviços de conteúdo como o caminho a seguir para o gerenciamento de conteúdo.
Essa declaração significa que as abordagens anteriores adotadas pelos fornecedores para lidar com a complexidade do gerenciamento de conteúdo nas organizações não são mais viáveis, e os clientes agora procuram soluções modernas que atendam à necessidade de oferecer suporte a um local de trabalho totalmente digital e complexo da maneira mais eficiente.
As ofertas tradicionais da plataforma ECM centradas em um único repositório com uma arquitetura cliente-servidor difícil de crescer. A maioria desses fornecedores oferece um conjunto abrangente que inclui todos os recursos necessários para gerenciar conteúdo caro e difícil de implementar. Os clientes eram obrigados a comprar o pacote completo da solução, mesmo que nem todos os módulos fossem necessários.
Resumindo, a estratégia do ECM era consolidar todos os seus documentos e imagens em um único sistema e, então, fornecer um conjunto sofisticado, mas caro, de ferramentas para gerenciar seu conteúdo.
Os serviços de conteúdo devem abordar o gerenciamento de conteúdo de uma nova maneira. Agora percebemos que o conteúdo dentro das organizações reside em vários locais e devemos servir esse conteúdo sem exigir que ele seja armazenado em um único repositório central. Isso é possível ao permitir ampla conexão com vários sistemas e repositórios de conteúdo que as empresas já possuem.
Os serviços de conteúdo substituirão o ECM?
Serviços de conteúdo e gerenciamento de conteúdo corporativo não são o mesmo termo. O CS cobre apenas o conteúdo transacional, que é uma pequena parte dos desafios que o ECM evoluiu para enfrentar.
O Gartner merece crédito por chamar a atenção de muitos no setor com essa observação ousada em 2017. Claro, ECM continua sendo essencial em minha opinião, mas os serviços de conteúdo podem fornecer valor econômico significativo quando abordados não de uma perspectiva de ECM, como em “corporativo -wide”, mas sim de uma perspectiva específica do processo de negócios. Considere as excelentes alternativas de serviços de conteúdo (de fornecedores de software ECM/EIM) que melhoram RH, Vendas e Serviço Pós-Venda e assim por diante.
Para resumir, os serviços de conteúdo lidam com o conteúdo pertencente a um desafio de negócios específico, enquanto o ECM examina todo o conteúdo de uma empresa e busca o grau adequado de controle.
A realidade do gerenciamento de conteúdo empresarial
O gerenciamento de conteúdo empresarial é uma abordagem e não uma tecnologia única. Olhando para o futuro, ter vários repositórios de conteúdo fará parte da estratégia geral de ECM, pois o conteúdo precisa ser servido às pessoas, independentemente de onde esse conteúdo resida.
As soluções de gerenciamento de conteúdo corporativo continuarão evoluindo e ficando mais inteligentes com o uso de tecnologias cognitivas, como IA e aprendizado de máquina.
O futuro do gerenciamento de conteúdo corporativo é brilhante, mas não sem desafios. Novas fontes de dados estão sendo introduzidas à medida que a tecnologia avança. Os dados podem ser coletados de praticamente qualquer peça de hardware conectada à Internet usando a Internet das Coisas (IoT).
Isso impulsionará estratégias e soluções a serem desenvolvidas para solucionar os novos problemas que as empresas enfrentam quando se trata de gerenciamento de informações.
As empresas tradicionais do setor de ECM devem modernizar seus sistemas, fornecer recursos de ponta e modularizá-los para serem econômicos e ajudar as empresas a dimensionar suas implementações e obter um retorno mais rápido do investimento.
O sistema precisará alavancar novos avanços tecnológicos para atender a novas demandas. Para nomear alguns:
- A automação e o aprendizado de máquina fornecerão novos métodos para capturar (extração de metadados de documentos), classificação automática de documentos e informações de índice.
- A tecnologia Blockchain pode ajudar em contratos inteligentes, segurança avançada e processos de pagamento automatizados.
- A IoT fará parte de todos os aspectos do negócio. Os fornecedores devem ter integração com IoT para agregar maior valor às organizações.
Benefícios e desvantagens dos sistemas de gerenciamento de conteúdo da web
Mais e mais pessoas estão criando, gerenciando e publicando conteúdo do que nunca. De acordo com Statista, o mercado global de aplicativos de software de gerenciamento de conteúdo atingiu US$ 43,5 bilhões (USD) em 2020. E está projetado para ultrapassar US$ 44 bilhões até 2023.
O gerenciamento de conteúdo da Web representa apenas uma fração desses ganhos. Mas com milhões de blogs na internet, esse número está crescendo. Como resultado, muitos gerentes de conteúdo estão procurando maneiras de criar, editar, publicar e atualizar o conteúdo com mais eficiência.
Porém, a grande questão é: os sistemas de gerenciamento de conteúdo web são suficientes para todas as fases da produção de conteúdo? Ou existe uma maneira melhor e mais simples de criar conteúdo na web?
Primeiro, vamos considerar alguns tipos de sistema comuns dentro do domínio mais amplo do gerenciamento de conteúdo. Em seguida, abordaremos especificamente o propósito, os prós e os contras dos sistemas de gerenciamento de conteúdo da Web e como será o futuro deles. Sem mencionar como eles ajudam você a executar os aspectos específicos do conteúdo de sua estratégia de marketing digital de ponta a ponta.
5 tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo
Qualquer criador de conteúdo dirá que existem vários tipos de conteúdo. Da mesma forma, há uma variedade de sistemas de gerenciamento de conteúdo.
Aqui estão alguns tipos de sistemas de gerenciamento de conteúdo que você usa em sua vida pessoal e profissional:
Sistema de gerenciamento de conteúdo da Web (WCMS)
Os WCMSs ajudam os usuários a criar, editar, publicar e atualizar o conteúdo da página da Web sem a necessidade de habilidades de desenvolvimento da Web ou linguagens de marcação.
Sem eles, todos precisaríamos ser usuários proficientes de HTML para escrever e publicar o conteúdo do site. (Eu não poderia fazer isso. Você poderia?) Esses sistemas nos permitem criar conteúdo de front-end facilmente enquanto eles lidam com o código de back-end.
Provedores WCMS populares incluem WordPress.com, Joomla e Drupal.
Sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM)
Os sistemas de gerenciamento de ativos digitais permitem que os usuários carreguem, armazenem, organizem e compartilhem ativos digitais. As empresas os utilizam para armazenar logotipos, vídeos, arquivos de áudio, apresentações, documentos e até mesmo conteúdo digital para venda.
Esses sistemas DAM permitem atualização regular, backup e sincronização em toda a organização. Os usuários administradores também podem definir permissões, conceder, negar ou revogar o acesso a seus ativos ao longo do tempo.
Exemplos de sistemas DAM são Aprimo e Adobe Experience Manager Assets.
Sistema de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)
O gerenciamento de conteúdo corporativo é uma solução de gerenciamento para toda a empresa. Organização e distribuição de ativos e conteúdo estão no centro desse tipo de sistema.
Tecnicamente, DAM é um tipo de ECM. O ECM de uma organização é como ela gerencia todo o conteúdo, desde dados de produtos e inventário até ativos e documentos digitais.
Exemplos populares de sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial incluem Microsoft e IBM.
Sistema de Gerenciamento de Conteúdo de Componentes (CCM)
Essa forma de gerenciamento de conteúdo está entre os sistemas mais complexos. Um sistema CCM gerencia o conteúdo em nível de palavra, frase e parágrafo, em vez de registrar páginas e páginas de conteúdo.
Os sistemas CCM usam linguagem de marcação extensível (XML), que é um pouco como HTML, para gerenciar o conteúdo.
Um sistema CCM comum é o DITA CCMS da IXIASOFT.
Sistema de Gestão de Documentos (DMS)
Os sistemas de gerenciamento de documentos armazenam documentos digitais e outros arquivos na nuvem. (Você também pode armazenar imagens e vídeos aqui. Mas essas plataformas tendem a gerenciar melhor arquivos menores, como documentos.)
Muitos de nós usamos um DMS como Google Drive ou Sharepoint todos os dias.
Qual é o propósito do gerenciamento de conteúdo da web?
O gerenciamento de conteúdo, especialmente nos níveis organizacionais, facilita a vida de todos os envolvidos na produção e distribuição. Mas os sistemas de gerenciamento de conteúdo da web alcançam o mesmo feito?
A maioria não. O gerenciamento de conteúdo da Web e sistemas relacionados devem, idealmente, fornecer um sistema eficiente para:
Planejamento de conteúdo web: Os sistemas de gerenciamento de conteúdo devem incluir ou permitir a integração de um calendário editorial.
Criação de conteúdo para a Web: o uso de um guia de estilo estabelecido, especialmente para conteúdo escrito, permite uma qualidade consistente do conteúdo do site. Um bom CMS deve fornecer uma plataforma que hospede o guia de estilo e o rascunho do conteúdo para facilitar.
Edição ou colaboração no conteúdo: Muitas plataformas CMS permitem apenas um editor por vez; edições simultâneas são impossíveis. Você não deveria ter que entrar e sair de uma postagem para permitir que outro usuário a edite.
Publicação de conteúdo: nesta fase, a maioria dos criadores de conteúdo finaliza as tarefas de SEO e agenda ou publica.
Atualizar ou atualizar o conteúdo publicado: esta última etapa mantém o conteúdo atualizado e mantém a otimização para mecanismos de pesquisa e leitores.
Agora pense, quantas plataformas web CMS permitem todos os processos acima? É difícil inventar nomes, o que nos leva a algumas das desvantagens do uso de plataformas CMS.
Desvantagens de usar um WCMS
Onde muitos sistemas de gerenciamento de conteúdo da web ficam aquém? Há um punhado de áreas.
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A maioria das plataformas CMS não são para gerenciamento de conteúdo
Quando a maioria das principais plataformas de CMS mal inclui metade das funções acima, é hora de enfrentar uma dura verdade. A maioria das plataformas CMS não são realmente para gerenciamento de conteúdo. Eles são projetados para publicar conteúdo.
“A publicação de conteúdo é inestimável, sem dúvida. Sem a capacidade de publicar, todos os seus esforços de planejamento e criação de conteúdo são em vão. No entanto, é lamentável que haja muito pouco “gerenciamento” no que diz respeito ao CMS médio.”
Os gerentes de conteúdo normalmente criam planos de conteúdo e fazem um inventário com uma ferramenta como o Planilhas Google. Eles escrevem conteúdo e editam no Google Docs. Eles organizam as imagens no Google Drive. E, por fim, copiam e colam no CMS onde apenas agendam ou publicam.
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A adoção nem sempre é fácil
Muitas plataformas CMS também têm um pouco de curva de aprendizado. Às vezes, novos usuários precisam de treinamento para gerenciar plug-ins, carregar conteúdo e publicar. Alguns membros podem até precisar de conhecimento básico de HTML para configurar funcionalidades extras.
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Alguns sistemas apresentam desafios e limitações
Uma grande coisa sobre sistemas “o que você vê é o que você obtém” (WYSIWYG) como o WordPress é a ampla gama de plugins disponíveis. Apesar de estenderem a funcionalidade, os plug-ins também têm suas desvantagens.
Além disso, alguns sistemas de gerenciamento de conteúdo da web:
- Pode ser caro, dependendo dos temas, complementos e assinaturas de plugins que você deseja
- Exija atualizações contínuas para evitar que seu site quebre ou se torne um alvo fácil para hackers
- São tão padronizados que é difícil diferenciar a presença da sua marca de outras empresas ou organizações
Mas há benefícios significativos em usar um CMS robusto que limita intencionalmente esses problemas.
Vantagens de usar um WCMS
Quais são alguns dos prós para equilibrar os contras acima?
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Um WCMS pode aumentar a eficiência
Velocidade e facilidade de uso estão entre os principais benefícios que vêm à mente. Um bom CMS torna fácil colocar seu site em funcionamento, mesmo com algumas personalizações. Simplifica o processo de publicação e atualização de conteúdo de acordo com suas diretrizes editoriais. E isso não é tudo. Louise, mencionada anteriormente, acrescentou:
“Um WCMS separa o conteúdo do código e permite mais facilmente a colaboração e o controle de versão. As revisões podem ficar confusas se usar uma ferramenta de controle de versão como o Git, que é muito poderoso, mas projetado para desenvolvimento de software em vez de escrita.” – Louise Findlay, Desenvolvedora Web e Escritora Técnico, Spyrath Dev
Uma plataforma que simplifica o gerenciamento de conteúdo sozinho e a colaboração com outras pessoas é um grande trunfo.
É bom saber: o GatherContent apresenta modelos, fluxos de trabalho de conteúdo, diretrizes incorporadas e muito mais para aumentar sua eficiência.
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Você pode controlar as permissões
Nem todo mundo precisa de visibilidade em seu CMS. E, mesmo entre as pessoas que o fazem, nem todas precisam de acesso irrestrito. Por exemplo, o último pode ser verdadeiro para especialistas internos cujo forte não é escrever. Você pode querer que eles revisem e comentem uma parte do conteúdo para precisão, mas os impeça de fazer alterações diretamente.
A maioria dos sistemas de gerenciamento de conteúdo da web permite que você ajuste o acesso de uma pessoa. Você pode identificá-los como escritores, colaboradores, comentaristas, editores ou administradores.
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Há uma margem de erro reduzida
Os sistemas WCM são uma rede de segurança, especialmente do ponto de vista de otimização de mecanismo de busca. Cameron explicou o porquê:
“As várias otimizações e tags necessárias para manter os fatores técnicos de SEO sob controle geralmente são negligenciadas quando o código é publicado manualmente. Elas precisam ser consistentes e mantidas meticulosamente. Isso é algo em que os CMSs (bem implementados) se destacam.” – Cameron Lang, Diretor Administrativo, TBA Digital
Como você pode ver, existem boas razões para usar um WCMS, desde que seja para gerenciamento de conteúdo.
