Conforme as organizações trazem mais funcionários de volta ao local de trabalho, os líderes devem estar em sintonia com o RH sobre saúde e segurança. Por isso, fazer um checklist de retorno seguro ao trabalho é fundamental.
As taxas de infecção da pandemia de COVID-19 estão diminuindo. Com isso, mais organizações estão propondo um retorno seguro ao trabalho aos seus funcionários. Nesse quesito, as comunicações internas têm um papel crítico a desempenhar. Tudo em parceria com os recursos humanos para planejar e comunicar aos funcionários novas políticas e procedimentos de retorno seguro ao trabalho.
Foco no retorno seguro ao trabalho
“Coordenação é a chave”, diz Abigail Blair, Sr Specialist, Advisory, Gartner.
“Você precisa determinar se a equipe de comunicação ou de RH deve possuir mensagens específicas e atividades associadas. Contudo, em última análise, têm de checar se estão trabalhando juntos para garantir a segurança dos funcionários e apoiar as operações de negócios.”
Checklist
Aqui estão seis ações que os gestores devem realizar para apoiar os funcionários conforme eles retornam.
1. Determine o objetivo da comunicação
Ao planejar conversas com o RH, as comunicações internas devem definir especificamente o público-alvo para as informações que estão divulgando. Por exemplo, o resultado ou ação pretendido deve estar alinhado com os objetivos estratégicos de comunicação e com os do RH. Para isso, é necessário conversar e deixar claras as metas.
2. Reúna o feedback dos funcionários
Faça parceria com líderes de RH para coletar feedback dos funcionários. Estes irão informar as decisões sobre as políticas de retorno ao local de trabalho. Isso inclui quem retornará e quando ao local de trabalho. Além disso, também trata dos tipos de acomodações que estarão disponíveis no o e o que os funcionários precisam da organização para gerenciar o transição.
Portanto, os gestores de comunicação interna devem representar a perspectiva do funcionário antes, durante e depois do retorno seguro ao trabalho por parte do funcionário. Para isso, devem trabalhar com o RH para avaliar o sentimento dos funcionários por meio de:
- Pesquisas;
- Grupos de foco;
- Redes de funcionários, como grupos de recursos de funcionários (ERGs).
Além disso, é preciso se certificar de que o feedback seja projetado para fornecer percepções que realmente ajudem a impulsionar a tomada de decisões. Ou seja, deve-se evitar perguntas que resultarão em respostas e ações sobre as quais a organização não tem controle.
3. Comunique claramente quem retorna, quando e qual suporte está disponível
Certifique-se de comunicar pronta e claramente quais funcionários podem retornar ao escritório e quando. Essa diretriz geralmente conclui que os funcionários que precisam estar no escritório para realizar tarefas críticas para sua função de trabalho retornarão primeiro. Contudo, lembre-se de que haverá uma grande variedade de sentimentos dos funcionários em relação ao retorno ao escritório.
Portanto, comunique claramente quais recursos existem em torno da saúde mental, saúde preventiva e bem-estar financeiro dos funcionários e como acessá-los. É importante trabalhar com o RH para apoiar o bem-estar do funcionário durante todo o processo.
Considerando que prevenir é melhor do que remediar, avise os funcionários sobre a possibilidade de precisarem retornar ao trabalho remoto em um curto espaço de tempo. Portanto, prepare mensagens, juntamente com RH e TI, para serem compartilhadas com os funcionários se um futuro fechamento do local de trabalho se tornar necessário. O importante aqui é garantir que as informações sejam disseminadas rapidamente.
Entretanto, você deve continuar disponibilizando as melhores práticas de trabalho remoto. Isso, além de apoiar os funcionários locais na conexão e colaboração com seus colegas de trabalho remoto
4. Selecione os canais mais adequados para comunicações contínuas
Selecione canais para transmitir mensagens de retorno ao local de trabalho. Porém, estes devem ser facilmente acessíveis para garantir que os funcionários recebam as informações e entendam o que se espera deles durante a transição. Certifique-se também de que as informações cheguem aos funcionários que podem não ter acesso regular a determinados canais. É o caso da intranet da empresa, por exemplo. Você pode fazer isso ajudando o RH a determinar a melhor combinação de canais para apoiar todos os funcionários.
Portanto, utilize todos os canais apropriados para se comunicar regularmente e amplamente. Assim, vai garantir que os funcionários:
- Entendam por que as medidas estão sendo tomadas;
- Quais fontes informaram essas decisões;
- O que se espera que eles façam de forma diferente;
- Onde podem pedir ajuda, caso necessário.
Trabalhar lado a lado com o RH pode garantir que todas as mensagens reforcem as políticas e diretrizes regionais mais atualizadas.
Um bom conselho é aproveitar a multimídia, como vídeo, para:
- Esclarecer aos funcionários o que esperar: por exemplo, “um dia no local de trabalho”;
- Modelo de comportamentos desejados: uso de máscara, distanciamento físico, etc;
- Responder a perguntas comuns como: “Com que frequência o escritório é limpo? ” “Como as reuniões de equipe serão responsáveis pelos protocolos de distanciamento social?” e “Onde vou almoçar no escritório?”
Muitas organizações estão reabrindo escritórios em uma abordagem em fases. Isso exige que os comunicados internos e o RH trabalhem juntos para disseminar as decisões corporativas. Comunicadores regionais, parceiros de negócios de RH e líderes locais são escolhas comuns para fornecer contexto para mensagens de retorno ao local de trabalho para escritórios locais.
5. Apoie os líderes e gerentes com orientação de retorno seguro ao trabalho
Trabalhe com o RH para criar recursos específicos para líderes e gerentes a fim de ajudá-los a contextualizar as informações para suas equipes. Afinal, cabe aos líderes e gerentes locais que definir:
- As normas culturais para os funcionários que retornam ao local de trabalho;
- Responsabilização dos funcionários por seguir os procedimentos de saúde e segurança;
- Gerenciamento do estresse da equipe resultante das mudanças.
Portanto, comece desenvolvendo ferramentas de comunicação para uso por gerentes e líderes regionais. Trabalhe com o RH para desenvolver FAQs, modelos e recursos adicionais para promover a entrega consistente em toda a organização. Isso, além de ajudar os líderes a gerenciar as expectativas, dúvidas e respostas dos funcionários. Incentive também os líderes e gerentes a personalizar planos e mensagens em toda a organização. Isso ajudará os funcionários a entenderem “o que isso significa para mim”.
Trabalhe também com o RH para estabelecer um ponto de escalonamento para dúvidas que os líderes e gerentes regionais tenham (em nome dos funcionários). Esse ponto de escalonamento pode ser um indivíduo designado no comitê de retorno ao local de trabalho. Mas também pode ser um e-mail gerenciada pelo RH ou equipe de comunicações. O objetivo é aliviar os líderes locais em relação a decisões difíceis ou feedback negativo dos funcionários.
6. Planeje uma colaboração de longo prazo com o RH
Aproveite a oportunidade para criar uma parceria de longo prazo entre as áreas de comunicação e RH. Afinal, estratégias para comunicar os protocolos de retorno ao local de trabalho em parceria com o RH se traduzem em atividades que os líderes de comunicação podem sustentar a longo prazo.
Portanto, continue a identificando objetivos compartilhados com o RH para priorizar iniciativas de colaboração. Além de compartilhar a responsabilidade por coletar feedback dos funcionários, já que os dados podem favorecer tanto as comunicações quanto estratégias de RH. Também coordene o volume e o conteúdo da mensagem. Assim você evita informações incorretas ou duplicação de esforços.
