Um recente levantamento realizado pelo Gartner Institute apontou que, mundialmente, os custos com segurança da informação alcançarão a marca de US$ 114 bilhões em 2018. Esse aumento corresponde a 12,4% em relação ao ano passado. Ou seja, empresas que já gastam altos valores com a segurança da informação passarão a gastar ainda mais para garantir a integridade de seus dados.
Embora seja de extrema importância investir na segurança da informação, do ponto de vista do negócio, é igualmente importante reduzir gastos. Afinal, é criando o superávit que uma organização consegue crescer e se considerar bem sucedida.
O papel do gestor de TI na redução de custos
É importante ressaltar que a infraestrutura de TI é uma parte importante na cadeia operacional de qualquer empresa. Afinal, é por meio dos computadores e softwares que os funcionários conseguem otimizar seu trabalho. Apesar de mitigar os gastos relacionados à segurança da informação ser necessário, essa área não pode ser negligenciada. Pelo contrário. É preciso enxugar os custos sem comprometer a qualidade do serviço e da equipe.
Com isso em mente, é necessário que os gestores dessa área criem estratégias eficazes para reduzir os custos sem impactar negativamente na qualidade dos processos. Portanto, cabe ao gestor de TI buscar novas tecnologias que atendam a essas necessidades. Afinal, ao empregar novas tecnologias e estratégias de trabalho se torna viável reavaliar gastos sem colocar em risco a segurança da informação.
Estratégias para reduzir os custos com segurança da informação
Revisão de softwares
Em geral, embora necessárias, licenças de softwares custam caro. Portanto, o gestor deve avaliar quais programas são realmente utilizados a fim de excluir os demais. Dessa forma, o responsável pode revisar as licenças e negociar um acordo de concessão para diminuir seu custo.
Além disso, essa revisão pode trazer à tona a questão das tecnologias obsoletas. Elas não são problemáticas só porque exigem manutenção constante, a qual já gera um alto custo por si só. Elas também são menos seguras e contam com muitas vulnerabilidades e instabilidades. Ou seja, ao invés de preservar, elas ainda comprometem a segurança digital da companhia.
Também é possível investir em recursos paralelos para rever as licenças de software. Por meio da virtualização de servidores, por exemplo, profissionais administrativos também podem acessar ferramentas licenciadas via SaaS (Software as a Service). Com isso, os gastos com licenciamento de software a médio e longo prazo também são reduzidos. Isso porque a empresa paga pelo acesso a uma ferramenta baseada em nuvem conforme o número de usuários. Ou seja, os gastos relacionados à manutenção de licenças obsoletas são eliminados.
Otimização por meio de ferramentas
A transformação digital tornou mais fácil a competitividade entre empresas. Isso porque ela viabilizou a montagem de infraestruturas de TI com maior agilidade e economia.
Um bom exemplo disso são as ferramentas de SaaS. Atualmente, existem muitas alternativas no mercado com alta qualidade e custo baixo. Entre elas, destacam-se as suítes de ferramentas de software, como o G Suite e o Office 365.
Aos interessados em reduzir custos com TI, é interessante saber que a computação em nuvem também é uma possibilidade. Isso porque a ativação do servidor acontece em questão de minutos. Ou seja, a empresa tem a oportunidade de utilizar todos os seus recursos imediatamente.
Virtualização dos servidores
O investimento em servidores virtuais são menores que aquele empregado na montagem e manutenção de data centers. Além disso, a virtualização permite que os dados da empresa permaneçam em ambiente seguro e com a flexibilidade necessária para atender sua demanda real. Esse serviço pode ser contratado por meio de fees mensais.
De forma geral, a computação em nuvem é uma grande tendências do mercado. Afinal, ela não apenas reduz os custos com TI, mas também confere mobilidade operacional e recursos personalizáveis. Ou seja, equipes que trabalham com desenvolvimento de softwares podem utilizar máquinas virtuais na nuvem. Dessa forma, seu desenvolvimento ganha agilidade na manutenção e testes de sistema.
Mesmo empresas que não atuam com desenvolvimento de softwares podem se beneficiar com esse recurso. Afinal, a virtualização de servidores também pode ser empregada para executar aplicações corporativas. Esse recurso ajuda a aumentar a disponibilidade dos dados e, simultaneamente, reforça a segurança da informação.
Além de tudo isso, é possível ainda reduzir custos de armazenamento de dados por meio da implementação de um disco virtual. Ou seja, todos os arquivos importantes passam a ser sincronizados com um ambiente contratado sob demanda na nuvem. Com esse recurso, os dados podem, inclusive, ser enviados para parceiros com ainda mais segurança.
Promoção do BYOD
O BYOD, ou Bring Your Own Device, consiste em uma política de gestão na qual os funcionários são incentivados a usarem seus computadores pessoais no trabalho. Com isso a empresa mitiga os custos com equipamento e aumenta o nível de satisfação interna.
Vale lembrar que, nesse modelo de trabalho, a manutenção dos equipamentos ficam a encargo dos próprios funcionários. Ou seja, a empresa também se abstém dos custos com manutenção e atualização de TI.
Indicadores de desempenho
As métricas de desempenho, ou KPIs, são implementadas para que as empresas consigam avaliar o sucesso das suas estratégias de gestão. Afinal, com elas, é possível identificar problemas operacionais. Quando bem feitos, os KPIs também funcionam como uma ferramenta para rastrear com precisão gargalos operacionais e outras melhorias.
No entanto, para ser eficaz, um indicador deve ser planejado de acordo com o perfil de cada negócio e padrões definidos pelo mercado. Ou seja, caso um KPI seja fixado abaixo da capacidade real de uma equipe, ele pode impedir a empresa de otimizar os seus processos. Com isso, cria-se uma falsa noção de eficiência, o que é altamente prejudicial.
Em contrapartida, métricas muito elevadas podem aumentar o estresse no ambiente de trabalho. Isso porque os profissionais trabalharão continuamente acimas de sua capacidade, mas, mesmo assim, não atingirão as metas.
Portanto, se faz necessário monitorar continuamente o desempenho da empresa e da equipe. Afinal, assim o gestor conseguirá perceber quais áreas consomem mais, quais precisam de ajustes e assim por diante.
É importante ressaltar que, com a TI em nuvem, esse monitoramento é facilitado. Afinal, esse modelo de trabalho viabiliza a realização de consultas diárias dos indicadores, além de gerar alertas de consumos.
Adequação da metodologia de trabalho
Para que a equipe atinja seus objetivos, a gestão de projetos de TI é fundamental. Portanto, o gestor precisa adotar uma metodologia de trabalho eficaz e que se adapte a diferentes cenários. Dessa forma, ele conseguirá cumprir prazos e entregar projetos com alto nível de excelência.
Um bom exemplo de metodologia assertiva para TI é a DevOps. Isso porque ela une o time de desenvolvimento e operações da empresa. Ao integrar ambas as equipes, ela torna a comunicação mais fluida, agilizando o desenvolvimento de projetos. Além desta, a empresa pode optar por outras metodologias focadas em desenvolvimento modular de grandes sistemas. Estes tendem a ter um baixo nível de bugs e falhas de segurança.
Integração de equipes
Ao empregar políticas operacionais como o DevOps, um gestor pode manter uma rotina de trabalho com gastos e número de conflitos menor. No entanto, essa estratégia demanda bastante planejamento. Ainda assim, se bem implementada, as rotinas do negócio serão impactadas positivamente. e impacto.
Ou seja, projetos de desenvolvimento passarão a ser realizados com menos erros. Além disso, com menos retrabalho, a equipe terá mais facilidade em cumprir os prazos estabelecidos. Consequentemente, o tempo de resolução de problemas é drasticamente reduzido.
Capacitação profissional
Manter a qualificação da equipe diante de novas tecnologias é essencial. Afinal, quando atualizadas, as pessoas conseguem encontrar soluções mais facilmente. Portanto, é importante que o gestor invista em profissionais que se esforcem para acompanhar as novidades tecnológicas.
Ou seja, é importante estimular os colaboradores a participarem de cursos, seminários e treinamentos no segmento de TI. Ao promover a capacitação, uma empresa ganha em produtividade.
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Outra opção para manter a qualificação dos colaboradores é a terceirização de TI. Afinal, ao contar com uma equipe especializada em segurança da informação, entre outros aspectos, a equipe interna pode se dedicar a questões estratégicas.
Terceirização de TI
Contratar e manter atualizados profissionais internos de TI são investimentos onerosos. Uma opção mais econômica que também assegura a qualidade do serviço é a terceirização. Por meio do outsourcing de TI, o gestor delega funções operacionais, como atualização de sistemas, manutenção e bancos de dados a uma equipe capacitada e fica livre para focar em soluções estratégicas para o negócio.
Ou seja, é importante ressaltar que a terceirização não busca eliminar a equipe interna de TI. Pelo contrário. Ela serve para liberar esses profissionais para funções estratégicas ao assumir as tarefas operacionais.
Automatização de processos
Para manter a qualidade e reduzir custos, a automatização de processos continua sendo a melhor estratégia. Afinal, ao investir nisso a empresa consegue centralizar suas atividades em uma única plataforma, minimizar falhas, reduzir o tempo de realização dos processos e diminuir os gastos com infraestrutura e equipe.
Por exemplo, ao instalar ferramentas de automação para a realização periódica de backups, umas empresa não precisa se preocupar com a perda repentina de dados por mau funcionamento de algum processo.
