Se você é um gestor de TI, sabe que a infraestrutura tecnológica da sua empresa é o coração das operações. Servidores, softwares, licenças, dispositivos de rede, endpoints — cada item é um elo fundamental. Mas, convenhamos, gerenciar tudo isso pode ser um desafio e tanto. É aí que a gestão de ativos de TI entra como um pilar estratégico.
Não estamos falando apenas de ter uma lista do que você possui, mas de um controle inteligente e proativo que impacta diretamente a segurança, a eficiência e, claro, o bottom line da sua organização. É a diferença entre apagar incêndios e construir uma fortaleza digital robusta e otimizada. Veja como aprimorar sua gestão de maneira eficiente!
O que é gestão de ativos de TI (ITAM)?
A gestão de ativos de TI (ITAM – Information Technology Asset Management) é muito mais do que um simples inventário. Trata-se de um conjunto de práticas e processos desenhados para monitorar e gerenciar todos os ativos de hardware, software, rede e até mesmo licenças e contratos de uma empresa, desde a sua aquisição até o descarte.
Imagine o ecossistema de TI como um organismo vivo, complexo e em constante evolução. Cada componente — seja um servidor físico, uma licença de software na nuvem ou um switch gerenciado — tem um ciclo de vida. O ITAM atua justamente nesse ciclo, garantindo que você tenha visibilidade e controle sobre:
- Aquisição: o que está sendo comprado e por que, garantindo que se alinha às necessidades e ao orçamento.
- Implantação: onde o ativo será instalado, quem irá utilizá-lo e quais configurações são necessárias.
- Operação: monitoramento do desempenho, manutenção e aplicação de patches e atualizações.
- Otimização: avaliação contínua para garantir que o ativo está sendo utilizado de forma eficiente e se ainda é a melhor solução.
- Descarte: processos seguros para o fim da vida útil, garantindo a exclusão de dados sensíveis e o cumprimento de regulamentações ambientais.
O objetivo final é maximizar o valor dos ativos de TI para o negócio, reduzir riscos e custos, e otimizar a tomada de decisões estratégicas. Para um gestor, isso significa ter dados concretos para justificar investimentos, identificar gargalos e garantir a conformidade.
Leia também: Indicadores de TI: quais são e o que dizem sobre sua empresa?
Quais são os riscos de não gerenciar seus ativos?
A ausência ou ineficiência na gestão de ativos de TI pode abrir a porta para uma série de problemas que vão muito além de uma simples “desorganização”. Estamos falando de impactos reais na segurança, na conformidade e, em última instância, na saúde financeira e reputacional da sua empresa. Vamos detalhar alguns dos riscos mais críticos:
Shadow IT
O shadow IT acontece quando departamentos ou colaboradores adquirem e utilizam soluções tecnológicas sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI. Isso pode incluir softwares de produtividade, serviços de armazenamento em nuvem ou até mesmo dispositivos. A princípio, pode parecer inofensivo, mas o shadow IT é um pesadelo para a gestão de ativos de TI e para a segurança.
Ele cria pontos cegos na sua infraestrutura, onde:
- Não há controle sobre brechas de segurança, pois essas soluções não são monitoradas ou atualizadas pelo TI.
- Pode haver o vazamento de dados confidenciais através de serviços não aprovados.
- A conformidade regulatória, como a LGPD, é seriamente comprometida, já que você não sabe onde os dados estão sendo armazenados e processados.
Custos ocultos
A falta de um processo de gestão de ativos de TI robusto leva a uma série de custos que não aparecem no orçamento de forma clara, mas corroem o capital da empresa silenciosamente. Alguns exemplos são:
- Licenças não utilizadas;
- Duplicação de compras;
- Manutenção de ativos obsoletos;
- Multas por não conformidade.
Segundo o relatório “Market Guide for SaaS Management Platforms” da Gartner, organizações que não centralizam a gestão do ciclo de vida de SaaS podem desperdiçar pelo menos 25% do orçamento devido a licenças não utilizadas e ferramentas sobrepostas.
Brechas de segurança
Este é, talvez, o risco mais alarmante. Ativos não gerenciados são vetores perfeitos para ataques cibernéticos. Imagine um endpoint (laptop, celular) não atualizado ou um servidor esquecido que não recebe patches de segurança. Eles são alvos fáceis. A falta de controle sobre o que está conectado à sua rede pode levar a:
- Dispositivos de shadow IT sem proteção antivírus ou firewall adequado.
- Softwares desatualizados com vulnerabilidades conhecidas exploradas por hackers.
- Ausência de monitoramento sobre acesso a dados sensíveis.
De acordo com o relatório “Custo de uma Violação de Dados” de 2023 do Ponemon Institute e IBM Security, o custo médio global de uma violação de dados foi de US$ 4,45 milhões, sendo as credenciais comprometidas um dos vetores de ataque mais comuns, muitas vezes devido à falta de gestão de ativos de TI.
Fale com um especialista e descubra como evitar esse tipo de problema na sua empresa!
Vantagens de realizar o processo de gestão de ativos de TI
A implementação de um processo de gestão de ativos de TI bem estruturado não é apenas uma medida defensiva contra riscos, mas uma estratégia proativa que gera valor real para o negócio. Ela empodera o gestor técnico com dados, controle e previsibilidade, resultando em benefícios tangíveis.
Redução de custos
Uma estratégia de ITAM eficaz garante um impacto financeiro direto e mensurável na redução de custos, permitindo que sua organização:
- Otimizar licenças;
- Negociar melhor com fornecedores;
- Planejar compras de forma eficiente;
- Prolongar a vida útil de ativos.
Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados exige que as empresas saibam exatamente onde os dados pessoais são armazenados, processados e por quem. A gestão de ativos de TI é fundamental para isso, pois permite:
- Mapeamento de dados;
- Controle de acesso;
- Auditoria e rastreabilidade;
- Resposta a incidentes.
Leia também: O que é Gerenciamento de Identidade e Acesso (IAM)?
Otimização de performance
Quando você tem clareza sobre seus ativos, a performance da sua infraestrutura e, consequentemente, da sua equipe, melhora significativamente:
- Alocação eficiente de recursos;
- Resolução de problemas mais rápida;
- Planejamento estratégico;
- Melhoria contínua.
Ver essa foto no Instagram
Como fazer um inventário e gestão de ativos eficientes para TI?
Agora que você já entendeu a importância, a pergunta é: “Como colocar isso em prática de forma eficaz?” Implementar um processo de gestão de ativos de TI eficiente exige método e ferramentas adequadas. Não é um projeto de uma vez na vida, mas um ciclo contínuo de aprimoramento. Veja quais são as etapas:
- Defina seus objetivos: o que você quer alcançar? Reduzir custos? Melhorar a conformidade? Aumentar a segurança? Ter objetivos claros direciona todo o processo.
- Identifique todos os ativos: faça um inventário completo. Isso inclui hardware (servidores, desktops, laptops, dispositivos móveis, impressoras, equipamentos de rede), software (sistemas operacionais, aplicativos, licenças) e ativos intangíveis (dados, contratos de serviço, certificados digitais). Ferramentas de descoberta de rede podem automatizar boa parte deste processo.
- Escolha uma ferramenta de ITAM/CMDB: um sistema de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) ou um Configuration Management Database (CMDB) é fundamental. Ele centraliza informações como:
- ID do ativo;
- Localização;
- Usuário responsável;
- Data de aquisição;
- Informações de garantia e contrato;
- Histórico de manutenção;
- Versão do software e chaves de licença;
- Dependências entre ativos (fundamental para identificar o impacto de falhas).
- Padronize os dados e processos: crie uma taxonomia para categorizar seus ativos. Defina quem é responsável por cada etapa do ciclo de vida do ativo e documente todos os workflows. Isso garante consistência e facilita a automação.
- Monitore e audite continuamente: um inventário estático perde rapidamente sua utilidade. Implemente monitoramento constante para identificar novos ativos, mudanças na configuração e o status de uso. Auditorias regulares ajudam a garantir a precisão dos dados e a conformidade.
- Desenvolva políticas: crie políticas claras para a aquisição, uso, manutenção e descarte de ativos. Isso inclui políticas de software, hardware, segurança e BYOD (Bring Your Own Device).
- Integre com outras ferramentas de TI: para maximizar a eficiência, integre seu ITAM com seu sistema de Service Desk (para gestão de incidentes e requisições), seu sistema de segurança (para monitoramento de vulnerabilidades) e seu sistema de gerenciamento de patches.
A implementação eficaz deste processo de gestão de ativos de TI é um diferencial competitivo que permite à sua empresa operar com mais inteligência e segurança.
Sua gestão de ativos de TI mais estratégica e descomplicada com a Infonova
Entendemos que, para um gestor de TI, o tempo é ouro. Lidar com a complexidade da infraestrutura, garantir a segurança e otimizar os custos são desafios diários. A gestão de ativos de TI é uma necessidade estratégica para qualquer empresa que busca eficiência, segurança e conformidade.
Na Infonova, sabemos que o sucesso da sua TI impacta diretamente o crescimento e a lucratividade do seu negócio. Nossos profissionais são especialistas em transformar a complexidade da tecnologia em soluções claras e eficientes.
Quer otimizar a gestão dos seus ativos de TI e ter a tranquilidade de um parceiro técnico à sua altura? Entre em contato com a Infonova e descubra como podemos impulsionar a sua estratégia de tecnologia!
