A transformação digital, feita da maneira certa, é a chave para a sobrevivência dos negócios. Então, é importante saber como construir um roteiro de transformação digital assertivo. Aprenda a seguir como fazer isso em apenas 6 etapas.
As organizações que planejam lançar um programa de transformação digital devem estabelecer um plano de projeto detalhado e, mais importante, um roteiro do programa. Afinal, migrar para um ambiente de transformação digital, ou DX, geralmente significa mudanças no modelo de negócios da empresa, visão geral, processos de vendas e marketing e infraestrutura e operações de TI.
No entanto, a transição para um modelo de negócios digital é um processo muito mais complexo. Afinal, exige que as organizações mapeiem sua estratégia de transformação digital para as estratégias existentes e implementem as tecnologias DX habilitadoras. Felizmente, este artigo conduz as organizações pelo processo de construção de um roteiro de transformação digital, passo a passo.
O que é transformação digital?
Pense na transformação digital como a integração da tecnologia digital – por exemplo, sistemas, aplicativos e tecnologias especializadas, como IA – em todas as áreas de um negócio. Muitos, senão todos, os processos de negócios precisarão mudar e se adaptar às novas tecnologias.
Portanto, a cultura corporativa também provavelmente precisará mudar. Contudo, isso pode resultar na modificação – ou mesmo na eliminação – de procedimentos estabelecidos, experimentando e adotando novos e estando preparado para sucessos e fracassos. Resumindo, para que o negócio tenha sucesso com o DX e seus muitos elementos associados, novos manuais precisarão ser criados e adotados.
Por que a transformação digital é importante?
A resposta curta para “Por que a transformação digital é importante?” é simples: sobrevivência. Afinal, à medida que empresas de todos os tipos e tamanhos migram para tecnologias e recursos DX, elas têm o potencial de:
- Aumentar sua posição competitiva;
- Impulsionar sua reputação;
- Melhorar a experiência do cliente;
- Otimizar a eficiência operacional;
- Aumentar as receitas;
- Atrair novos clientes e reter os existentes.
Ou seja, as empresas que não adotam os benefícios de um programa DX o fazem por sua própria conta e risco.
Contudo, a pandemia COVID-19 é outro fator essencial para a implementação de um roteiro de transformação digital. Afinal, conforme mais funcionários trabalham remotamente e os clientes não compram pessoalmente como costumavam fazer, a forma como os negócios são realizados teve que mudar. Oportunidades de sucesso ainda existem, apesar da pandemia, no entanto, os meios para alcançá-lo precisam ser repensados, redesenhados e reaplicados.
Claramente, à medida que mais organizações ganham experiência e percebem os benefícios de uma migração DX, elas estarão bem posicionadas para se adaptar às novas oportunidades de mercado com mais rapidez e sucesso do que as empresas que evitam as novas tecnologias. Contudo, a equipe de liderança da empresa, os principais interessados e funcionários precisarão se ajustar ao novo padrão do negócio.
Começando
Como acontece com qualquer grande projeto corporativo, especialmente aquele que potencialmente impacta toda a organização, primeiro são necessárias muitas pesquisas e análises iniciais.
Uma vez que a pesquisa tenha sido concluída, a alta administração deve estar envolvida e abraçar o programa. Não apenas do ponto de vista financeiro, mas também do ponto de vista cultural e operacional.
Em seguida, é necessário estabelecer uma visão geral e estratégia para um programa de migração DX, junto com um plano de projeto detalhado que formará a base do roteiro de transformação digital descrito abaixo.
Construindo um roteiro de transformação digital em 6 etapas
Os programas de transformação digital bem-sucedidos capitalizam efetivamente a tecnologia e as pessoas para melhorar a experiência do cliente (CX), resultando em benefícios tangíveis para o desempenho dos negócios da empresa. Contudo, manter um esforço de transformação digital no caminho certo pode ser difícil.
Então, propomos um roteiro de transformação digital de seis etapas que ajudará a garantir que seu programa DX seja bem-sucedido. Listamos as atividades recomendadas e os prazos relativos, as principais iniciativas de linha de base e as principais atividades a serem executadas em cada marco principal. No entanto, lembre-se que cada etapa se baseia em ações concluídas na etapa anterior.
1. Realizar pesquisas e devidas diligências
Estabeleça a equipe do projeto neste momento. A equipe inicia o processo reunindo dados para entender como a empresa opera, incluindo os recursos usados pela empresa. Por exemplo, pessoas, processos, tecnologia e instalações.
A equipe deve revisar os planos estratégicos corporativos existentes, planos estratégicos de TI, documentos de políticas e procedimentos, organogramas e qualquer outra documentação que descreva como o negócio opera. Em seguida, deve entrevistar o pessoal-chave que possui alto conhecimento sobre o negócio e como ele opera. É o caso de executivos seniores, líderes de divisão, chefes de departamento e especialistas no assunto. Na etapa 2 esses dados serão utilizados.
2. Prepare a estratégia DX e informe a alta administração e os funcionários
Uma estratégia de transformação digital deve descrever o jogo final e como ele será alcançado. Isso inclui as tecnologias a serem empregadas, como a migração ocorrerá, atividades paralelas necessárias e outras atividades relevantes. As atividades paralelas dizem respeito ao treinamento de funcionários e modificações de infraestrutura de tecnologia.
Uma vez que isso tenha sido definido, o próximo passo é informar a alta administração e os funcionários sobre os principais atributos do programa de transformação digital. Então, modifique a estratégia e as atividades de suporte conforme necessário com base nas informações da alta administração e da equipe.
3. Identificar opções de tecnologia e garantir a aprovação e financiamento da alta administração
Como parte do desenvolvimento da estratégia, a equipe do projeto deve garantir a aprovação da alta administração para o projeto de transformação digital e a autorização para financiamento. Portanto, na preparação para aprovação, a equipe do projeto deve pesquisar e identificar os sistemas e tecnologias, recursos de rede e atividades de migração necessários para uma implementação bem-sucedida.
Ou seja, eles devem identificar todos os custos associados à migração DX, incluindo:
- Novas tecnologias;
- Atualizações de sistemas existentes;
- Novos aplicativos e sistemas especializados;
- Conhecimento interno e externo;
- Modificações nas instalações físicas para acomodar novos componentes e mais.
Uma vez que essas informações tenham sido coletadas, revisadas e aprovadas pelos gerentes apropriados, a equipe pode apresentar suas conclusões e recomendações à alta gerência para aprovação.
4. Aprovar o plano e lançar o projeto
Nesta etapa, aciona-se todos os recursos. Ou seja, os fornecedores são preparados para começar seu trabalho, as equipes de TI estão prontas para iniciar suas atividades e os funcionários são preparados para iniciar a transição de seus processos atuais para os novos possibilitados pelo programa DX . Esta etapa é uma das mais importantes no roteiro de transformação digital porque reúne todos os participantes e faz o programa avançar.
5. Executar atividades de migração e transição
Durante a implementação, várias atividades estarão ocorrendo, incluindo o seguinte:
- Instalação e teste de novo hardware e software, fazendo ajustes e refinamentos com base na experiência;
- Pilotos da nova tecnologia para familiarizar os funcionários com os sistemas e aplicativos e como usá-los corretamente. Afinal, isso ajudará a desenvolver as políticas, procedimentos e métricas de desempenho para o uso das novas tecnologias. Contudo, também pode ser usado para atualizar as políticas de RH conforme necessário;
- Programas de treinamento para todo o pessoal nos novos sistemas, especialmente os funcionários que os usarão;
- Revisões regulares das despesas do sistema versus orçamentos, com eventuais ajustes;
- Briefings regulares da alta administração sobre o progresso geral do programa;
- Testes piloto de tecnologias avançadas, como IA e aprendizado de máquina, para ver como seus recursos podem ser melhor utilizados para analisar dados criados pelos novos sistemas;
- Testes de saídas dos novos sistemas para garantir que os resultados sejam consistentes com os requisitos da empresa e fazer os ajustes necessários;
- Sessões com funcionários da linha de frente que irão interagir com os clientes, por exemplo, durante programas piloto, para garantir que eles se sintam confortáveis com a nova tecnologia e possam fornecer CX aprimorado;
- Medidas para proteger os novos sistemas e tecnologias, por exemplo, planos de recuperação de desastres, estão em vigor, documentadas e testadas;
- Os procedimentos para fazer backup dos dados e obter peças sobressalentes para os novos sistemas são documentados;
- Programas que garantem que os funcionários que usam a nova tecnologia tenham os dispositivos adequados e áreas de trabalho devidamente equipadas, quer trabalhem no local ou remotamente;
- Um plano de ativação, incluindo uma data de ativação com datas alternativas e como executar o processo de ativação;
- Marketing, website e outras atividades promocionais para divulgar e incentivar os clientes existentes e potenciais a usar o novo sistema.
6. Iniciar operações de negócios atualizadas e gestão de desempenho
Depois que os novos sistemas e aplicativos baseados em DX entram em operação, as atividades de gerenciamento do programa começam. Entre eles estão:
- Gestão de pessoal;
- Avaliações de desempenho em relação às novas métricas;
- Análises de gerenciamento;
- Atividades de gerenciamento de mudanças;
- Análises e atualizações de tecnologia, financeiras, e sobre como os novos sistemas impactaram as vendas e receitas, satisfação CX, retenção de clientes e impactos na concorrência posição e reputação.
Este roteiro de transformação digital visa auxiliar sua empresa a integrar a nova realidade corporativa que vivemos sem perder tempo e de forma assertiva. Contudo, se precisar de auxílio na seleção e implementação de novas tecnologias, entre em contato com a Infonova, que tem 20 anos de experiência em TI com foco total no cliente.
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Soluções da Infonova
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