O modelo de trabalho híbrido oferece uma experiência positiva ao funcionário e ganhos de produtividade. No entanto, isso só se concretiza se você estiver usando a tecnologia certa. Então, aprenda quais ferramentas são as mais importantes para aprimorar o trabalho híbrido.
Os trabalhadores de hoje querem um escritório híbrido, com toda a flexibilidade que isso promete. Mas o que é um escritório híbrido, afinal?
O que é trabalho híbrido?
Um local de trabalho híbrido ou o modelo de local de trabalho híbrido é um arranjo em que os funcionários vão ao escritório ocasionalmente e concluem o resto da tarefa trabalhando em casa, dependendo de sua conveniência. É comparativamente um novo conceito que as organizações adotam para implementar um fluxo de trabalho mais suave ao lidar com a pandemia.
No entanto, a ideia de criar um local de trabalho híbrido é o futuro de como as organizações funcionarão a longo prazo. Afinal, ele veio para ficar, portanto, as empresas terão que fazer a mudança e lidar com a transição. A questão está em como fazer isso mantendo a produtividade e aumentando os níveis de engajamento.
Uma vez esclarecido em que consiste o modelo de trabalho híbrido, podemos tratar de uma grande condição para seu sucesso. É claro que estamos falando de adotar a tecnologia certa para dar suporte a essa nova realidade.
Uma escolha cuidadosa
As tecnologias híbridas certas de local de trabalho podem:
- Oferecer suporte à experiência do funcionário;
- Aumentar a retenção;
- Apoiar o recrutamento;
- Ajudar as organizações a manter – ou obter – uma vantagem competitiva.
A pandemia gerou mudanças exponenciais sobre o trabalho remoto e demonstrou como ele pode ser produtivo. Contudo, agora que algumas empresas estão optando por abandonar o trabalho remoto em direção a modelos híbridos, os problemas de tecnologia vêm se tornando mais complicados. Portanto, como líder de RH ou CIO, você precisa entender quais ferramentas são importantes para o futuro do trabalho híbrido.
O papel do CIO ou líder de RH
Como visto, o modelo de local de trabalho híbrido é uma mistura de funcionários presenciais e remotos. Neste modelo, em qualquer semana, os funcionários podem dividir seu tempo entre ir ao trabalho no local e trabalhar em casa.
Então, como líder de RH ou CIO, você precisa fazer parceria com outros líderes da organização para decidir quais estratégias apoiarão a força de trabalho combinada. No entanto, antes é importante conhecer as tecnologias de local de trabalho híbrido que não só ajudarão os funcionários a permanecerem produtivos em seu local de trabalho preferido. Mas que também garantirão que os dados da organização estejam seguros, permitindo que os funcionários acessem os dados de que precisam.
Sistema de rastreamento de candidatos
Dois componentes devem ser os principais quando você considera o recrutamento para um modelo de trabalho híbrido. A primeira é a necessidade de um software que ofereça suporte a uma força de trabalho remota. Ou seja, seu sistema de rastreamento de candidatos deve permitir que recrutadores, gerentes, candidatos, entrevistadores e aprovadores executem todas as suas ações remotamente.
A segunda consideração é seu pool de talentos. Afinal, com uma força de trabalho híbrida, você não está mais confinado a contratar funcionários em uma cidade, estado ou país específico. Portanto, como organização, você pode querer atualizar sua estratégia de recrutamento para determinar a melhor forma de aproveitar esta nova oportunidade.
Ferramentas de colaboração
Softwares de colaboração de equipe referem-se aos inúmeros tipos de software e serviços online que as empresas e seus funcionários podem usar para rastrear o progresso em projetos comuns, independentemente da localização física. As ferramentas de colaboração de equipe incluem:
- Armazenamento em nuvem;
- Sincronização de documentos;
- Ferramentas de compartilhamento de arquivos;
- Mensagens instantâneas;
- Quadros brancos online, e mais alguns recursos importantes.
Plataforma de comunicação
Esta é a parte mais ampla de ferramentas de colaboração. Afinal, vários aplicativos podem ajudar a oferecer suporte à comunicação ad hoc entre funcionários. Contudo, esses aplicativos também podem ser usados para compartilhar informações com todos os funcionários ou apoiar grupos de funcionários que trabalham em um projeto comum. Slack e Microsoft Teams são exemplos bem conhecidos dessas ferramentas.
Gerenciamento de documento
Para oferecer suporte ao trabalhador remoto em um modelo de trabalho híbrido, a organização precisará de um aplicativo para armazenar e compartilhar arquivos eletrônicos, ao invés de depender de arquivos em papel. Felizmente, as ferramentas de compartilhamento de arquivos permitem que as equipes distribuam e transfiram arquivos rapidamente e forneçam acesso a outros membros.
Esses aplicativos, inclusive, removem o processo de transferência do e-mail, livrando as caixas de entrada da inundação perturbadora de arquivos e notificações. Portanto, os arquivos compartilhados podem ser qualquer coisa, desde documentos a vídeos ou até mesmo softwares.
Além disso, com um sistema de gerenciamento de documentos instalado, você pode controlar quem pode ver, editar e excluir arquivos em sua organização. No entanto, para garantir que todos os funcionários tenham o mesmo acesso às informações de que precisam, pode ser necessário digitalizar os arquivos existentes e aqueles que continuam a exigir uma assinatura, como os de agências governamentais.
Gerenciamento de capital humano
O software de gerenciamento de capital humano (HCM) é fundamental para qualquer organização moderna. Geralmente, ele inclui RH básico, gestão de talentos, gestão de força de trabalho, entrega de serviços e outras tecnologias, como análise. Contudo, embora esteja disponível no local, um HCM baseado em nuvem é uma tecnologia de local de trabalho híbrido fundamental.
Afinal, ter um sistema de HCM disponível remotamente para todos os funcionários é fundamental para garantir que os dados sejam acessíveis e mantidos por funcionários, gerentes e RH.
Ferramentas de gerenciamento de capacidade de escritório
Recomendações de distância social e restrições de capacidade continuam existindo em muitas partes do mundo. Isso afeta naturalmente os locais de trabalho, portanto, você deve estar ciente das diretrizes de segurança aplicáveis, incluindo possíveis limitações de capacidade no local de trabalho da sua organização.
Então, para garantir que a organização permaneça dentro dos limites aceitáveis, você precisa encontrar uma maneira de contar os funcionários à medida que eles entram e saem do seu escritório. Para isso, procure ferramentas de gerenciamento de capacidade, como aquelas que empregam ferramentas de registro ou sensores de ocupação para forças de trabalho maiores.
Automação de limpeza de escritório
À medida que mais funcionários voltam ao escritório permanentemente ou como parte de um modelo de trabalho híbrido, você precisa repensar sua abordagem em relação à limpeza do escritório. Afinal, manter os trabalhadores seguros requer protocolos de limpeza mais rigorosos. Portanto, além de enfocar o distanciamento social e os limites de capacidade, sua organização pode precisar recorrer a IA, alertas de automação, tecnologia inteligente e robôs para ajudar no suporte às necessidades de limpeza do escritório.
Por exemplo, existem aplicativos que podem notificar a equipe de limpeza do escritório quando uma reunião terminou ou quando um funcionário não está mais usando um balcão de hotel. Além disso, mais organizações estão recorrendo a tecnologias e robôs inteligentes para suporte de limpeza de escritório. E, além disso, tecnologias como a de luz ultravioleta podem ajudar a desinfetar espaços de escritórios.
Aplicativos de aprendizagem de funcionários
De acordo com uma série de pesquisas, os trabalhadores de hoje estão tentando deixar seu emprego atual para trás. 40%, na verdade, segundo algumas estimativas. Muitas organizações, por outro lado, estão ansiosas para contratar e achando difícil fazê-lo. Portanto, apoiar a experiência do funcionário, as necessidades de conformidade e cultivar as habilidades dos funcionários por meio de aplicativos de aprendizagem é a chave para qualquer organização hoje, incluindo locais de trabalho híbridos.
Então, os sistemas de gerenciamento de aprendizagem e as plataformas de experiência de aprendizagem podem facilitar o treinamento a qualquer hora e em qualquer lugar e capturar informações de conclusão. Contudo, você também deve investigar outras tecnologias de aprendizagem para apoiar a experiência do funcionário no local de trabalho híbrido.
Ferramentas móveis
Mesmo antes da pandemia de COVID-19, o uso de dispositivos móveis estava crescendo exponencialmente. Então, não foi surpresa que, quando a pandemia chegou, ferramentas móveis tornaram-se linhas de vida para manter os funcionários conectados, executando a implementação de tecnologia e voltando a um novo normal. Estejam os funcionários trabalhando no escritório ou remotamente em um determinado dia, eles precisam de recursos específicos para realizar seu trabalho. Isso inclui conectividade, a capacidade de pesquisar informações da organização e a capacidade de fornecer aprovações. Portanto, o software e as ferramentas móveis são essenciais para garantir essa produtividade.
Aplicativos de integração
Com o potencial de novos funcionários ocuparem cargos 100% remotos, você precisa repensar sua abordagem de integração. Portanto, pode precisar de um aplicativo de integração baseado em nuvem que forneça flexibilidade e segurança. Por exemplo, um aplicativo de integração pode ajudá-lo a compartilhar informações com os novos contratados, tal como políticas, material de treinamento e informações sobre sua organização. Contudo, ele também pode fornecer uma maneira independente da localização e como apresentar novos funcionários às suas equipes e inseri-los na cultura da empresa.
Ferramentas de gestão de desempenho
Em um ambiente onde a relação funcionário-gerente é remota ou apenas ocasionalmente em pessoa, os funcionários precisam de metas claras e check-ins regulares para garantir que estão recebendo feedback oportuno. Afinal, os gerentes podem facilmente entrar no “longe da vista, longe da mente”, deixando o funcionário por conta própria e inseguro se seu desempenho está atendendo às expectativas.
Portanto, essa tecnologia é crítica no suporte a este aspecto do local de trabalho híbrido. No entanto, o gerenciamento de desempenho contínuo é uma abordagem estratégica em primeiro lugar. Isso significa que a alta liderança e suas equipes de RH devem ter mensagens claras sobre as melhores práticas e metodologias para apoiar o treinamento dos gerentes em dar feedback.
Sistema de reserva
Se a sua organização planeja oferecer hotelaria, ou seja, um sistema em que os funcionários reservam uma mesa para os dias em que estão no escritório, você precisará encontrar uma forma deles de fato reservarem o espaço de trabalho. Portanto, você pode usar o mesmo aplicativo usado para reservar salas de reuniões. No entanto, se sua organização oferece várias opções de hotelaria, pode ser melhor encontrar aplicativos mais direcionados ou intuitivos para facilitar o processo de reserva.
Software de segurança
Ambientes de trabalho flexíveis exigem uma abordagem sofisticada de segurança. Muitas organizações confiaram em VPNs, no entanto, alguns especialistas em segurança acreditam que isso deixa as organizações vulneráveis a malfeitores. Afinal, em muitos casos, a autenticação VPN dá ao usuário acesso irrestrito à rede corporativa. Então, em resposta, muitas organizações estão procurando métodos alternativos de acesso remoto, como acesso à rede de confiança zero.
Software de videoconferência
O uso de videoconferência cresceu exponencialmente na esteira da pandemia de COVID-19. Também porque, essas ferramentas de colaboração oferecem flexibilidade e conexão inigualáveis por outras ferramentas. Portanto, até esse ponto, a videoconferência também será fundamental para permitir que os membros da equipe remotos e no escritório se conectem. Isso é especialmente importante para conectar membros da equipe durante reuniões híbridas.
Fornecedores estão trabalhando em recursos que visam especificamente locais de trabalho híbridos. Por exemplo, fornecedores de videoconferência disseram que o enquadramento individual será fundamental em locais de trabalho híbridos. Esse recurso trata os participantes da reunião da mesma forma e tem como objetivo ajudar os funcionários a ler as expressões faciais e a linguagem corporal dos participantes da sala de conferências.
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