Diante do cenário de inflação, inúmeras organizações se veem sob a pressão de descobrir como reduzir custos de TI no curto prazo. Paradoxalmente, muitas delas também têm planos ambiciosos de adotar tecnologias de longo prazo, focando em como reduzir custos de TI de forma sustentável e criando uma vantagem competitiva duradoura. Nesse contexto desafiador, a gestão eficaz dos custos de Tecnologia da Informação (TI) torna-se crucial para assegurar a resiliência da organização a médio e longo prazo.
Chris Ganly, VP Analyst do Gartner, destaca a importância de uma abordagem estruturada e programática no gerenciamento de custos. Ele ressalta que, embora pesquisas revelem que organizações que continuam a investir estrategicamente em momentos difíceis têm mais chances de emergir como líderes, é imperativo reconhecer que, em tempos desafiadores, medidas enérgicas se fazem necessárias.
A pesquisa do Gartner revela uma dinâmica interessante entre os CFOs, indicando que, embora a maioria tenha confiado em estratégias baseadas em preços para enfrentar a inflação, 39% estão considerando cortes de custos caso a inflação mantenha-se persistentemente alta no último trimestre. Essa inclinação para reduções rápidas de custos é uma resposta direta às pressões externas.
É essencial exercer cautela diante da urgência e da pressão para cortar custos. Ganly adverte sobre a pouca utilidade em interromper projetos ou serviços nos quais os custos já foram incorridos. Cortar áreas em que já houve investimento significativo ou em iniciativas estratégicas pode comprometer a capacidade da organização de acelerar e inovar quando as condições de mercado melhorarem.
Dessa forma, a questão crucial para os Chief Information Officers (CIOs) reside em como reduzir os custos de TI de maneira eficiente, alinhando-se às demandas de curto prazo sem sacrificar a saúde organizacional a médio e longo prazo. A recomendação é adotar uma abordagem cuidadosa e estratégica, reconhecendo a importância de investimentos contínuos em tecnologia para sustentar a competitividade e a inovação futuras. Em meio à complexidade econômica, a habilidade de equilibrar a eficácia imediata com uma visão a longo prazo torna-se crucial para o sucesso duradouro das organizações em um ambiente empresarial dinâmico e desafiador.
Estratégias sobre como reduzir custos de TI
Descubra estratégias eficazes sobre como reduzir custos de TI rapidamente ao avaliar suas opções com base em 10 regras essenciais.
- Impacto imediato: Elimine, reduza ou suspenda itens que causem impacto em semanas ou meses, não em anos. Direcione despesas mensais ou trimestrais com base no pagamento conforme o uso, em vez de anualmente.
- Reduza, não congele: Concentre-se em custos que podem verdadeiramente ser reduzidos ou eliminados. Evite simplesmente congelar os custos do período atual, pois isso pode resultar em ressurgimento futuro.
- O dinheiro é rei: Alveje itens que terão impacto real de caixa na demonstração de lucros e perdas. Por exemplo, economizar em serviços em nuvem impacta diretamente o caixa, ao contrário de reduzir licenças de software ou ativos próprios.
- Planeje fazer isso uma vez: Evite cortes superficiais na primeira vez. Foque em cortes para evitar ciclos de incerteza, esforço e perda de produtividade, especialmente em cortes de pessoal.
- Inspecione cuidadosamente as contas: Trabalhe em conjunto com seu parceiro financeiro para obter uma visão detalhada das contas, incluindo despesas e contas-chave do balanço. Use essa visualização para identificar reduções de caixa específicas.
- Meta de despesas não gastas e não comprometidas: Avalie contratos para renegociação e cláusulas de rescisão, priorizando pagamentos não gastos ou não comprometidos.
- Endereço de capital: Enfoque em reduzir despesas operacionais, mas não negligencie as despesas de capital. Considere a gama completa de gastos de TI para garantir reduções rápidas e eficazes.
- Custos irrecuperáveis são irrelevantes: Embora se diga que “custos irrecuperáveis são irrelevantes” ao economizar dinheiro, avalie se a continuidade trará benefícios maiores do que a economia imediata.
- Aborde custos discricionários e não discricionários: Enfrente gastos discricionários, como novos projetos, recursos ou serviços adicionais, mas não subestime a redução de despesas não discricionárias, como infraestrutura e operações de TI.
- Enfrente os custos variáveis e fixos: Concentre-se na eliminação de custos fixos, como aluguel e assinaturas. Para custos variáveis, busque tanto redução quanto eliminação, abordando telecomunicações, empreiteiros e consumíveis.
Essas regras proporcionam uma abordagem abrangente sobre como reduzir custos de TI de maneira rápida e estratégica, garantindo uma gestão eficaz e sustentável dos recursos.
Como reduzir custos de TI usando a otimização?
Explore estratégias fundamentais sobre como reduzir custos de TI, priorizando iniciativas de otimização para fortalecer a função de Tecnologia da Informação em sua organização.
As organizações que adotam um programa estruturado de otimização de custos não apenas aumentam suas chances de acesso a financiamentos adicionais, mas também conseguem demonstrar de maneira mais eficaz o valor de seus investimentos. Considerar cuidadosamente como reduzir custos de TI é uma abordagem segura e inteligente para otimizar recursos.
Aqui estão algumas diretrizes para utilizar essa estrutura:
- Lista priorizada de oportunidades de otimização: Compile uma lista ordenada das oportunidades de otimização de custos mais promissoras, identificando áreas específicas que oferecem potencial significativo para eficiência.
- Avaliação do impacto nos fatores de decisão: Analise o nível de impacto de seus planos de custo nos principais fatores e critérios de decisão, garantindo que as iniciativas escolhidas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da organização.
- Trade-offs entre benefícios, custos, riscos e viabilidade: Avalie cuidadosamente os trade-offs entre os benefícios obtidos, os custos envolvidos, os riscos associados e a viabilidade de implementar diferentes iniciativas de controle de custos.
- Mapeamento de reduções de custos em uma grade: Utilize uma grade simples para mapear as reduções de custos, destacando as compensações entre diferentes áreas. Isso ajudará a construir a adesão à estratégia de redução de custos e a visualizar o impacto global.
Além disso, é crucial compreender a distinção entre investimento e despesa para orientar decisões financeiras mais sólidas. Visualizar todos os gastos como investimentos em vez de despesas pode levar a escolhas mais informadas. Questionamentos sobre a real necessidade de determinados investimentos, como na compra de equipamentos ou na escolha de serviços, são fundamentais.
A diferença entre investir em tecnologia eficiente e incorrer em despesas desnecessárias deve ser clara. Seus principais stakeholders, os jogadores A, desafiarão as suposições, garantindo que cada desembolso seja eliminação de despesas diretas, mas também a realocação eficaz de recursos para investimentos mais significativos. Esteja atento às oportunidades de maximizar o valor, garantindo que cada gasto contribua para os objetivos estratégicos da organização.
Como distinguir investimento de custo?
Descubra a distinção crucial entre investimento e despesa, e como essa compreensão pode ser instrumental ao decidir como reduzir custos de TI de maneira inteligente e estratégica.
Visualizar todos os gastos como investimentos, em vez de despesas, é um princípio orientador para tomar decisões mais informadas. Considere o exemplo de adquirir uma nova copiadora: é necessário o modelo top de linha de mais de $8.000? A forma de aquisição, seja à vista, parcelada ou por meio de leasing, exige uma análise cuidadosa dos custos iniciais e contínuos em relação ao retorno esperado. Este processo de questionamento estende-se a diversas áreas, incluindo móveis de escritório, escolha entre computação em nuvem e servidores internos, seleção de equipamentos de informática e contratação de pessoal.
Os stakeholders proeminentes, os jogadores A, desempenham um papel crucial nesse contexto, desafiando suposições e fornecendo insights valiosos. Sua capacidade de questionar se os gastos estão sendo alocados eficientemente ou se recursos estão sendo desperdiçados é fundamental para a tomada de decisões financeiras sólidas.
É essencial reconhecer que apenas alguns itens se enquadram como despesas diretas, e é crucial questionar por que determinados recursos estão sendo alocados nessa categoria. Por exemplo, se uma estratégia de mala direta está gerando apenas 1% dos leads, ela deixa de ser um investimento e se torna uma despesa a ser reconsiderada e retirada dos livros contábeis. Esses recursos podem ser redirecionados para investimentos mais eficazes que realmente impulsionem a empresa.
Qual é o melhor investimento, afinal?
O investimento mais significativo ao considerar como reduzir custos de TI reside nas pessoas. Quando se compromete pouco com os recursos humanos, o impacto negativo nos negócios é iminente. A abordagem adequada é considerar os funcionários como um investimento valioso, perguntando não apenas quanto custa contratar alguém, mas qual é o valor que essa pessoa agrega à organização. O desenvolvimento contínuo da liderança também é destacado como um investimento essencial no sucesso a longo prazo.
A vantagem desse enfoque é clara: ao investir em A-players, conselhos consultivos, treinamentos e ativos estratégicos, as empresas não apenas economizam dinheiro, mas também impulsionam o crescimento, tomam decisões mais acertadas e administram negócios mais bem-sucedidos. Em tempos econômicos desafiadores, a pergunta crítica a ser feita não é apenas onde cortar despesas, mas sim como realocar eficientemente os recursos para investimentos que impulsionarão os negócios e garantirão o alcance dos principais objetivos estratégicos.
Exemplo:
Os CEOs muitas vezes cometem o equívoco de considerar um novo colaborador apenas como uma despesa, avaliando o custo de sua contratação sem ponderar o verdadeiro valor que essa pessoa pode agregar à organização. A abordagem mais acertada, no entanto, é questionar não apenas quanto custará ter esse profissional, mas sim qual será o valor que ele trará para a empresa. Nesse contexto, é crucial refletir sobre o próprio valor e considerar que tipo de investimento pode ser feito em liderança e desenvolvimento, beneficiando tanto as carreiras individuais quanto as organizações como um todo.
A vantagem intrínseca desse investimento é a obtenção de retornos mais substanciais, a tomada de decisões mais informadas e a administração eficaz de um negócio bem-sucedido. Um exemplo concreto dessa abordagem é a alocação de recursos para um conselho consultivo, um investimento de US$ 20.000 anuais que, apesar de representar uma despesa significativa, pode evitar erros muito mais onerosos, como um prejuízo de US$ 200.000.
A mensagem central reside na necessidade de reduzir despesas, mas direcionar os recursos para áreas e pessoas que impulsionem efetivamente os negócios. Investir em A-players, conselhos consultivos, grupos de pares ou implementar um sistema eficiente de computação em nuvem são estratégias que não apenas reembolsam os negócios, mas também contribuem para alcançar os principais objetivos empresariais. Caso contrário, despesas que não agregam valor tangível à empresa podem ser dispensadas.
Em tempos econômicos desafiadores, como os que enfrentamos atualmente, a ênfase em economizar dinheiro, reduzir despesas e sobreviver até a recuperação econômica torna-se um mantra prudente. Entretanto, a questão crucial é: onde cortar despesas e, especialmente, como reduzir custos de TI? A resposta a essas perguntas exige uma compreensão cuidadosa das diferenças entre custos, despesas e investimentos.
O que levar em conta ao tentar reduzir custos de TI?
No contexto específico sobre como reduzir custos de TI, é crucial considerar diversos aspectos. Por exemplo, ao participar de eventos ou investir em tecnologia, é essencial distinguir entre custos e despesas. O entendimento semântico desses termos orienta as decisões sobre onde economizar e onde investir. Ao ponderar sobre aquisições de produtos e eventos, como no exemplo mencionado, fica claro que a parcela não utilizada das amostras pode ser considerada um ativo para uso futuro, enquanto os custos associados ao evento são despesas diretas.
Portanto, ao avaliar como reduzir custos de TI, é crucial ter uma compreensão clara desses conceitos, permitindo decisões financeiras mais estratégicas e alinhadas aos objetivos de longo prazo da organização.
Vamos ilustrar isso com um exemplo simples:
Imagine que sua empresa decide participar de um evento de um dia, adquirindo 500 amostras do seu produto por R$ 5. No entanto, apenas 400 amostras são entregues, pois somente 400 clientes comparecem. Isso resulta em 100 amostras remanescentes, que podem ser reservadas para outro evento no próximo mês. Os custos totais incorridos pela sua empresa são, portanto, de R$ 5, dos quais R$ 4 representam as despesas relacionadas ao evento, enquanto as 100 amostras não utilizadas, avaliadas em R$ 1, são consideradas ativos.
Despesas, nesse contexto, referem-se a custos incorridos durante a realização de atividades que geram receita. Vale ressaltar que nem todo custo se transforma em despesa, como é o caso de um terreno adquirido pela empresa, que, por não ser utilizado e depreciado, não é classificado como despesa. Por outro lado, os computadores adquiridos pela empresa são inicialmente registrados como ativos no balanço patrimonial, enquanto os custos associados à sua depreciação ao longo dos anos são refletidos nas despesas da demonstração de lucros e perdas, à medida que são utilizados na geração de receitas.
Gestão de custos tecnológicos
A decisão de tratar os custos de tecnologia como ativos capitalizados ou despesas incorridas depende da expectativa de que esses custos resultem em receitas ao longo de um período futuro. Essa abordagem varia de acordo com a natureza do negócio e a importância do desenvolvimento tecnológico para as receitas futuras. Em setores como o desenvolvimento de software, onde a propriedade intelectual é crucial, os custos de tecnologia são frequentemente capitalizados. Em contrapartida, os custos de vendas geralmente são tratados como despesas, uma vez que seu impacto na receita é imediato.
No entanto, a distinção entre investimento e despesa torna-se mais desafiadora no caso de como reduzir custos de marketing. A natureza específica do negócio desempenha um papel crucial nesse cenário. Por exemplo, empresas especializadas em desenvolvimento e criação de marcas podem capitalizar uma parte significativa dos custos de marketing, enquanto para outras empresas, esses custos podem ser considerados despesas, dado que os resultados são esperados no curto prazo. Em setores como consultoria de gestão, onde o maior custo reside nas pessoas, a propriedade intelectual, como patentes e know-how, é vista como ativo, e as decisões de investimento nesses ativos dependem da avaliação de sua capacidade de gerar receitas ao longo do tempo.
Trabalhando de maneira estratégica
Em períodos desafiadores, como os atuais, as startups precisam tomar medidas para reduzir custos, especialmente sobre como reduzir custos de TI. O foco inicial deve ser economizar caixa, priorizando custos que podem ser contabilizados como despesas contra receitas. Se a empresa possui ativos existentes, é apropriado reavaliar e otimizar esses ativos para maximizar a geração de receitas.
Enquanto muitas empresas consideram seus funcionários como ativos valiosos, é imperativo otimizar esses ativos para aumentar sua produtividade, prolongar seu tempo de contribuição e melhorar sua eficiência na geração de receitas. Contudo, em situações em que não há visibilidade de receitas no futuro previsível, as empresas podem se ver obrigadas a tomar medidas mais drásticas, como vender ativos físicos ou liberar recursos humanos.
A classificação precisa dos custos como investimentos ou despesas, juntamente com a estimativa cuidadosa do momento e do modo como as receitas serão realizadas, é fundamental. Deturpações ou classificações equivocadas podem resultar em demonstrações financeiras imprecisas e sérios problemas, como evidenciado pelo caso Satyam.
Outra estratégia inteligente para reduzir custos em TI sem comprometer a qualidade é a terceirização de serviços de TI. Essa abordagem permite que as empresas alcancem eficiência operacional, controle de custos e acesso a especialistas, contribuindo para uma gestão financeira mais equilibrada.
O que envolve a terceirização de TI?
A Terceirização de Tecnologia da Informação, também conhecida como outsourcing, refere-se à prática de contratar fornecedores externos para desempenhar diversas funções de TI. Essas funções abrangem desde o suporte aos usuários, gestão de servidores, segurança da informação, operações de data center, manutenção e desenvolvimento de aplicativos, até a recuperação de desastres, além do gerenciamento e operações de rede. Em essência, a Terceirização de TI visa transferir tarefas específicas e impulsionar melhorias tecnológicas para a empresa contratante, envolvendo a contratação de profissionais qualificados e assegurando uma solução integral para problemas em tempo integral. Os fornecedores podem ser profissionais individuais de TI, empresas de consultoria, agências de alocação de profissionais, provedores de serviços completos e empresas especializadas em processamento contábil (CPA).
Quais são as vantagens da terceirização a respeito de como reduzir custos em TI?
A Terceirização de TI proporciona às empresas a capacidade de focalizar suas competências centrais, acessar tecnologia de última geração e incrementar a flexibilidade e economia de custos. Por essa razão, a Terceirização em TI é uma das principais estratégias adotadas por aqueles que buscam reduzir os custos associados à gestão de TI e ampliar a capacidade operacional da empresa como um todo. Isso se deve ao fato de que a infraestrutura de TI representa um dos aspectos mais cruciais da cadeia operacional, e seu desempenho adequado impacta diretamente na habilidade da empresa:
- Atender às demandas dos clientes;
- Desenvolver serviços inovadores;
- Alcançar níveis mais elevados de eficiência.
É fundamental que o gestor de TI saiba otimizar todos os recursos disponíveis e explorar alternativas economicamente viáveis para manter equipamentos de alta performance no ambiente corporativo.
Ao terceirizar o investimento em novos equipamentos por meio do Outsourcing, a empresa também consegue:
- Flexibilizar suas rotinas operacionais;
- Ampliar a capacidade de resposta às exigências do mercado;
- Tornar seus serviços mais escaláveis.
- Alcançar benefícios financeiros diretos.
- Aproveitar a tecnologia de ponta e manter-se atualizada tecnicamente.
Diferenciais da Infonova em Serviços de Tecnologia
Com duas décadas de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI e gestão de pessoas, a Infonova orgulha-se de atender clientes internacionais de renome, como HBO, Airbnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Essa vasta experiência nos coloca em posição privilegiada para atender com excelência empresas de todos os portes e segmentos.
Backup garantido
Na Infonova, cada função desempenhada por nossos profissionais conta com um backup dedicado. Seguimos o princípio interno de que “quem tem um… não tem nenhum”. Assim, nosso compromisso com a continuidade operacional visa permitir que nós e nossos clientes foquemos no que realmente importa: explorar oportunidades e impulsionar o crescimento.
Valor financeiro estratégico
O valor oferecido pela Infonova é deliberadamente competitivo em comparação com empresas de maturidade semelhante. Optamos por essa abordagem para possibilitar a escolha seletiva de nossos clientes, construindo uma base de clientes satisfeitos e duradouros.
Liberação estratégica do setor de recursos humanos
Reconhecendo a importância do departamento de Recursos Humanos em qualquer organização, a terceirização de TI proporciona a liberação do RH para se concentrar em aspectos cruciais, como gestão de cultura, desenvolvimento de colaboradores e atração de talentos, em vez de focar exclusivamente na reposição de profissionais.
Flexibilidade – Hub de Tecnologia
A Infonova não se limita à infraestrutura; expandimos nossas operações para atuar como um Hub de Tecnologia. Quando necessário, exploramos o mercado, identificamos parceiros e fornecedores, e interagimos com eles para fornecer soluções abrangentes. Isso inclui serviços em áreas diversas como ar condicionado, outsourcing de impressão, links de internet, compra de materiais, e mais.
Alocação estratégica de desenvolvedores
Apesar de nossa transição de uma fábrica de software para focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança em 2012, a expertise em desenvolvimento de software permanece em nosso time. Oferecemos consultorias de DevOps, atuamos como intermediários entre clientes e desenvolvedores, e alocamos desenvolvedores conforme a necessidade de nossos clientes.
Retenção de colaboradores
Após mais de 10 anos, construímos ferramentas e estratégias para atrair e manter profissionais de tecnologia em nosso time. Essa experiência, aplicada tanto aos profissionais alocados quanto à equipe interna, nos permite reter, desenvolver e satisfazer colaboradores e clientes, sendo crucial para o sucesso da empresa.
Liberar o potencial da organização para explorar oportunidades
É impossível fazer tudo. Portanto, faz sentido concentrar esforços no que impulsiona o crescimento da empresa. Terceirizar a TI permite a recuperação de recursos valiosos, como tempo e atenção, embora a um custo superior ao da contratação direta. No entanto, essa estratégia torna-se viável quando o foco na atenção e no tempo resulta em criação de valor, inclusive financeiro.
Sem multas contratuais
Há muitos anos, a Infonova eliminou multas de seus contratos, reconhecendo que mudanças podem representar uma situação nova para o cliente. Assumimos esse risco para oferecer maior flexibilidade e transferir a preocupação do cliente para o nosso lado.
Pode parar quando quiser
Nos primeiros 90 dias de contrato com a Infonova, não há multa nem aviso prévio. Após esse período, embora ainda não haja multa, solicitamos um aviso prévio de 30 dias.
Relação além dos contratos
Na Infonova, mantemos relacionamentos mesmo após o término dos contratos. Continuamos a apoiar, trocar experiências e auxiliar nossos clientes, independente da existência de um documento formal. Nosso comprometimento está na construção de parcerias duradouras.
Sono tranquilo
O estresse faz parte do processo de crescimento empresarial, mas você pode escolher o tipo de estresse que enfrentará. Opte entre o estresse de “fazer a empresa funcionar” ou o de focar em aproveitar oportunidades enquanto dorme tranquilo, confiante de que o dia a dia está seguro.
