Os orçamentos de TI têm tido altos e baixos nos últimos anos. Isso é um reflexo da pandemia de COVID-19, que mudou a forma de trabalho de praticamente todas as organizações, grandes ou pequenas, em todo o mundo. Afinal, por mais diferentes que sejam entre si, uma coisa elas têm em comum: o trabalho se tornou majoritariamente remoto às pressas. Essa nova realidade fez com que os custos com a área de TI aumentassem bastante. No entanto, agora que as coisas estão se acalmando, já é possível buscar formas de economizar no departamento de TI sem abrir mão das conquistas já feitas.
Infelizmente, muitas vezes a importância do funcionamento adequado dos sistemas de TI é subestimada pela alta administração. Afinal, alguns gerentes ainda vêem a TI como uma despesa, resultando em cortes de custos de TI às vezes míopes que podem resultar em desastres.
Idealmente, as empresas alocariam dinheiro suficiente para garantir que as máquinas sejam substituídas, o software esteja atualizado e seguro e os sistemas de TI estejam totalmente operacionais. No entanto, infelizmente, não vivemos em um mundo ideal. Portanto, muitos departamentos de TI precisam encontrar maneiras criativas de cortar custos ou economizar dinheiro para que possam fazer seu trabalho corretamente. Mas isso não significa que cortes drásticos devam ser feitos para economizar com o departamento de TI.
A boa notícia é que muitas vezes há frutos fáceis quando se quer economizar dinheiro em TI. Então, confira a seguir três maneiras pelas quais é possível economizar no departamento de TI sem comprometer o nível de serviço que ele presta.
3 dicas para economizar com o departamento de TI
1) Revise os contratos e contas de serviço atuais
É tentador manter as coisas simples tendo um único fornecedor por anos. Entretanto, vale literalmente a pena avaliar se você pode ou não conseguir um negócio melhor.
Portanto, revisar os contratos atuais dos fornecedores regularmente é uma ótima ideia (a cada 6 meses é uma boa regra geral). Afinal, a tecnologia avança rapidamente e, com isso, os preços dos serviços caem com o tempo. Claro, você pode ter que perguntar primeiro antes de obter um desconto. Contudo, os concorrentes também introduzem novos serviços que são mais baratos e mais eficientes do que as soluções mais antigas. Então, mesmo que você não mude para um novo provedor, muitas vezes você pode renegociar preços mais econômicos.
Os contratos de impressoras e telecomunicações são duas áreas principais para economizar muito dinheiro no departamento de TI. Além disso, os contratos de telecomunicações podem ser caros, e uma simples comparação de fornecedores ou atualização de plano pode ajudá-lo a economizar muito. Um profissional de TI relatou que uma simples mudança de plano com tarifas de longa distância mais favoráveis economizou para sua empresa centenas de dólares por mês. Contudo, nem toda provedora de TI incorpora esse tipo de serviço de gestão em seu escopo. Felizmente, outras, como a Infonova, o faz com maestria, tendo economizado milhares de reais para seus clientes com esse serviço.
Esse mesmo profissional também relatou ter economizado centenas a mais mudando os planos de celular e internet que não eram atualizados há anos. Outros profissionais de TI relataram que mudar para VoIP também pode ajudar a economizar muito em tarifas de longa distância.
Preste atenção às questões rotineiras
As impressoras podem se tornar poços de dinheiro graças ao custo de papel, tinta e manutenção cara. Portanto, reduzir o uso de papel e toner é uma ótima maneira de reduzir custos. Dito isso, vários profissionais de TI da Spiceworks relataram economizar milhares de dólares por ano negociando contratos de serviços de impressão gerenciados que incluem reparos, toner, tambores e outros consumíveis a um preço competitivo.
Então, certifique-se de revisar todas as suas contas relacionadas à tecnologia para ver se você está realmente usando tudo o que está pagando. Alguns profissionais de TI relataram grandes economias ao se livrar de hospedagem na Web desnecessária, linhas telefônicas ou linhas T1 excessivamente caras.
2) Software de auditoria para licenças desnecessárias
A maioria dos softwares não é gratuita e você pode estar pagando por licenças que não precisa. Um software subutilizado ou não utilizado (ainda que drenando dinheiro) às vezes é chamado de shelfware. Uma pesquisa da Flexera descobriu que mais de 90% dos entrevistados estavam desperdiçando dinheiro em software que não usavam.
Como evitar softwares de prateleira, então? Um bom lugar para começar é com uma auditoria de software. Com a parceira de TI certa, você pode levantar facilmente quais computadores estão em sua rede e quais softwares estão instalados neles. A partir daí você pode ver se as licenças são realmente necessárias. Essas auditorias de software podem ser reveladoras e determinantes na hora de economizar no departamento de TI.
Entretanto, se você realmente precisa do software, a compra de licenças de volume em massa pode ser mais econômica. Além disso, você sempre pode procurar alternativas de software mais baratas ou gratuitas.
3) Economize nas compras de hardware
Hardware de computador é uma grande despesa de TI. De acordo com o relatório Spiceworks State of IT, cerca de 40% da alocação do orçamento de TI vai para projetos de hardware. E entre os investimentos em hardware, cerca de 20% dos gastos vão para desktops, 20% adicionais para servidores e cerca de 15% para laptops.
Com tanto dinheiro sendo gasto em equipamentos, cortar um pouco pode economizar muito dinheiro. No entanto, como cortar custos em hardware de computador?
Pesquise as lojas ao redor
Você tem muitas opções! Você pode comprar diretamente do fornecedor, através de um revendedor certificado ou até mesmo no varejo. Dependendo das vendas ou descontos obtidos por meio de relacionamentos com parceiros, você poderá economizar muito.
Compre apenas o que você realmente precisa
Considere comprar hardware a granel para obter um melhor negócio, uma boa garantia. Afinal, assim você terá um ambiente operacional padrão (com imagens de software semelhantes e peças de reposição).
Programe suas compras em torno de promoções
Alguns profissionais de TI relatam que o final do ano fiscal é o melhor momento para comprar de determinados fornecedores.
Procure equipamentos recondicionados, dependendo da sua situação
Certos fabricantes e fornecedores oferecem garantias em equipamentos usados. E essa é uma boa forma de economizar no departamento de TI.
Considere seu custo total de propriedade
Se você precisa de algo que vai durar, gastar um pouco mais adiantado pode ser menos caro a longo prazo. Especialmente quando você pode evitar reparos caros e se beneficiar da economia de energia ao longo do tempo.
Agora que você já sabe alguns truques para economizar dinheiro no departamento de TI, confira mais dicas práticas.
25 maneiras de economizar dinheiro em seu departamento de TI
Os CIOs podem se deparar com um pedido para economizar dinheiro a qualquer momento, então aqui estão 25 sugestões de economia de dinheiro do Gartner.
Reduza custos por meio de métodos de gerenciamento de TI mais eficazes
1 – Faça algumas redundâncias, congele o número de funcionários, reduza/elimine bônus especiais, reduza o suporte regional. Kitzis disse que 37% de um orçamento médio é gasto em custos com pessoal, incluindo dinheiro pago a empreiteiros. Segundo o Gartner, as empresas planejavam gastar US$ 13.454 por funcionário, o que já representa uma queda de US$ 200, ou 1,7% por pessoa. É doloroso admitir, mas essa área é um grande alvo. No entanto, seja sempre cirúrgico. Ou seja, mantenha pessoas que garantem a maior transmissão do conhecimento do negócio.
Planeje sua estrutura e crie novas equipes virtuais.
2 – Mais pessoas estão trabalhando em equipes virtuais, e o modelo está reduzindo os custos administrativos gerais, disse Kitzis. Então, não é incomum que gerentes que supervisionavam sete pessoas agora gerenciem entre 15 e 20 pessoas.
3 – Acelere o progresso de serviços centralizados e compartilhados. Ou seja, aproveite as competências de toda a empresa e reduza a equipe incorporada nas unidades de negócios.
4 – As organizações estão vendo uma redução de 15% a 20% nos custos migrando para serviços compartilhados. Contudo, prossiga com cautela. Comece comparando seus custos atuais e mapeando suas operações, para saber quem você deve manter e quais pessoas podem ir.
5 – Contrate um especialista em contabilidade para ajudá-lo a cortar custos, talvez por empréstimo ou contrato temporário. Afinal, os CIOs dão uma facada em seus orçamentos, apenas para descobrir que as economias de custos foram transferidas para outras unidades de negócios. Portanto, certifique-se de que esses custos sejam realmente retirados usando um especialista em contabilidade. Além disso, use o conhecimento jurídico para revisar os contratos quanto a cláusulas de penalidade e outros termos à medida que você faz cortes.
6 – Mantenha ou fortaleça as funções de gerenciamento de relacionamento. Ou seja, analistas de negócios, especialistas em processos de negócios e do setor, executivos de contas, gerentes de relacionamento.
7 – Assuma o controle dos custos “não gerenciados” que você pode medir e cortar facilmente, como consumo de energia do data center ou impressão.
8 – Seja esperto sobre os custos gerenciados. Portanto, reeduque os negócios sobre acordos de níveis de serviço (SLAs) e informe-os sobre o que acontece quando os SLAs são reduzidos em 5% ou 10% antes de fazer uma mudança.
Reduza os custos em software empresarial
9 – Use a verificação de fatura. Afinal, a indústria tem visto uma série de aquisições. Grandes fornecedores compraram batatas fritas pequenas com 1.000 clientes cada. É mais fácil para eles aplicar suas políticas padrão a clientes herdados e esperar pelas reclamações do que revisar contratos individualmente. No entanto, você pode economizar de 5% a 10% corrigindo essas faturas ou jogando duro quando concordar com um novo contrato.
10 – Elimine as prateleiras. Ou seja, entenda quem está usando o software pelo qual você pagou e o software que não está sendo usado. Então, elimine o último.
11 – Aplique negociações mais sofisticadas. Afinal, você não pode colocar alguém que comprou lápis em uma negociação com um grande fornecedor de software, disse Bill Snyder, do Gartner. “Eles serão comidos vivos.”
12 – Use produtos alternativos incluídos em ofertas anteriores. Quando os orçamentos são abundantes, a TI exige ferramentas que talvez não sejam necessárias. Então, você pode ter que decidir entre usar uma ferramenta e manter um membro da equipe. Talvez, nestes tempos, você decida que pode passar sem a ferramenta.
13 – Introduza concorrência para produtos existentes. Ou seja, você deve promover a concorrência de fornecedores se espera reduzir custos. No entanto, se você decidir mudar, certifique-se de calcular o custo de tirar o titular de antemão.
14 – Use produtos “melhores para a necessidade” em vez de produtos “melhores da categoria”. Afinal, você pode pagar até 50% de prêmio pelo melhor da raça, disse Snyder.
Corte custos em infraestrutura e operações corporativas: Redes e telecomunicações
15 – Use serviços de gerenciamento de despesas de telecomunicações (economize de 10% a 35%). No entanto, ninguém pode acompanhar essas coisas. Portanto, contrate um profissional para buscar, avaliar, negociar os contratos, etc., e auditar as contas. Esse pode ser uma empresa de TI que ofereça gestão de toda a tecnologia da empresa, como a Infonova.
16 – Mude a responsabilidade corporativa para serviços sem fio (economize de 15% a 30%). Quem é responsável pelas contas dos indivíduos, quais dispositivos eles usam? A empresa deve assumir o controle e estabelecer padrões, disse Phil Redman, analista do Gartner.
17 – Reduza a meta de confiabilidade para um local em “um 9” (economize 30%). Ou seja, reduza a conferência de mídia avançada em uma unidade de ponto de controle múltiplo com base no local para economizar até 60% no departamento de TI.
18 – À medida que os custos de hardware diminuem, construir seu próprio centro de videoconferência pode economizar muito dinheiro a longo prazo, supondo que você faça muito disso. Então, implemente telefonia IP e Voice over Internet Protocol (economize de 50% a 80% de manutenção).
19 – Use a Internet como transporte corporativo (economize de 10% a 80%).
Reduza os custos em infraestrutura corporativa, hardware e operações de TI
20 – Adie as substituições de PCs com Windows até o melhor momento do mercado. Afinal, PCs de três anos e laptops de dois anos podem durar mais um ano. Contudo, você deve estar atento aos custos de manutenção, disse Michael Silver, analista do Gartner.
21 – Explore a comoditização: o argumento melhor para a necessidade em vez do melhor argumento, redux. Ou seja, faça melhor uso das ferramentas existentes, melhorando o processo e a política. Afinal, nem sempre é culpa da ferramenta.
22 – Adie projetos piloto/avaliação de arquitetura do cliente.
23 – Implemente thin provisioning e deduplicação de dados para redução de armazenamento.
24 – Consolide e virtualize servidores.
Tendências emergentes para economizar no departamento de TI
25 – Comece esse processo o quanto antes. Afinal, tempo é dinheiro. Mas se você não sabe por onde começar, mesmo com essas dicas, contrate uma empresa de suporte de TI habilitada em gestão e foque no seu core business enquanto ela economiza seu dinheiro por você.
Perfil Infonova
A expertise da Infonova permite fornecer atendimento técnico local com escalas flexíveis definidas pelo cliente. Estas incluem:
- Atendimento por demanda;
- Disponibilização de equipes com 1 técnico local e retaguarda especializada;
- Equipes completas com até 200 profissionais qualificados para assumir parte ou toda a operação de TI.
Colaboradores
O trabalho executado pela equipe da Infonova é primoroso. Afinal, essa empresa de TI se preocupa com seus funcionários. Ou seja, a Infonova oferece participação nos lucros aos seus colaboradores a fim de mantê-los sempre motivados. Além disso, a contratação dos analistas é CLT Full, o que reduz o turnover e aumenta a confiança.
Soluções
A Infonova tem soluções voltadas para PMEs, Governo e Corporate. Contudo, todas essas soluções compreendem modelos flexíveis com início rápido e transição sem dor.
Para saber mais sobre os serviços da Infonova e sinais de alerta sobre seu treinamento de TI, entre em contato pelo (11) 2246-2875 ou clique aqui.
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