Exclua dados desnecessários para reduzir o desperdício de armazenamento de dados. Dessa forma, você não economiza apenas tempo, mas também dinheiro. Contudo, é importante usar políticas de retenção, repositórios de dados e conformidade como guias para começar.
O mundo gera dados a uma taxa impressionante. Pelo menos 30% dos dados não estruturados de uma organização são redundantes, obsoletos ou triviais (ROT). Entretanto, algumas estimativas estão elevando-os muito mais, de acordo com a ManageEngine. E a ascensão dos dispositivos 5G e IoT alimenta ainda mais essa tendência.
Contudo, junto com a enorme quantidade de informações vem uma enorme quantidade de desperdício de dados, sobrecarregando o armazenamento e os sistemas de rede mais do que nunca. Vale lembrar que o desperdício de dados vem em uma variedade de formas, como:
- E-mails duplicados;
- Documentos desatualizados;
- Conteúdo da Web inchado;
- Comunicações desnecessárias;
- Gerenciamento de dados deficiente.
Afinal, todos esses dados exigem mais capacidade de armazenamento, aumentam a complexidade do gerenciamento de dados e se traduzem em custos mais altos.
Não obstante, a retenção de dados ROT também pode aumentar a segurança, a conformidade e os riscos legais e também pode afetar a produtividade e a tomada de decisão eficaz. Afinal, quanto mais dados houver para gerenciar e classificar, maiores serão os desafios para todos.
Portanto, mais do que nunca, as organizações devem controlar seus dados ROT. Entretanto, isso não é uma tarefa fácil, já que todos os principais interessados devem participar. Então, as organizações devem encontrar uma maneira de eliminar dados ROT e minimizar o desperdício de armazenamento de dados daqui para frente, o que exige uma mudança de pensamento em toda a organização. As equipes de TI que estão prontas para lidar com dados ROT devem considerar as diretrizes a seguir ao planejar estratégias de redução de desperdício de dados.
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Investir o tempo e os recursos necessários
A eliminação de dados ROT requer o tempo e os recursos necessários para garantir que uma boa porcentagem do desperdício de dados seja eliminada. Contudo, isso deve ser feito sem excluir os dados que a organização ainda precisa. Portanto, as equipes de TI que apressam o processo podem remover os dados errados, o que os coloca em risco de conformidade ou violações legais. Não obstante, eles podem falhar ao remover uma grande parte dos dados ROT e desperdiçar tempo e recursos.
Então, uma organização deve estar disposta a dedicar o pessoal necessário para tornar isso um esforço eficaz. Entretanto, também deve investir em ferramentas que agilizem e simplifiquem as operações de gerenciamento de dados. Por exemplo, as equipes de TI geralmente se beneficiam de ferramentas que as ajudam a descobrir e catalogar seus dados, bem como determinar como os funcionários acessam e usam os dados. As ferramentas certas permitem que as equipes de TI automatizem muitas de suas operações de gerenciamento de dados para facilitar a identificação e a exclusão de dados ROT. Além disso, a automação também pode impedir que os dados ROT voltem aos sistemas de armazenamento.
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Inventariar e catalogar dados existentes
Para começar a gerenciar dados ROT, faça um inventário dos dados existentes. Assim, você poderá determinar:
- A quantidade de dados que a organização possui;
- Onde estão localizados;
- Quem é o proprietário;
- Quais pessoas podem acessá-los;
- Há quanto tempo está lá.
Contudo, considere outros fatores importantes sobre os dados. É o caso de determinar se são necessários para fins comerciais ou de conformidade, e quaisquer políticas de retenção que possam ser relevantes para decidir se devem retê-los. O inventário deve considerar dados em ambientes de nuvem e de borda,. Entretanto, devem incluir dados em servidores, desktops e sistemas de armazenamento local, como NAS ou SAN.
Então, em conjunto com o processo de descoberta, catalogue os dados e use uma taxonomia para defini-los, rotulá-los e agrupá-los. Determine quais dados são ROT. Considere se os dados são necessários, ainda relevantes, desatualizados, duplicados em outro lugar, necessários por motivos legais ou de conformidade ou de qualquer outra forma valiosa para sua organização. No entanto, não presuma que um documento antigo não oferece mais valor.
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Excluir dados ROT existentes
Após identificar os dados desatualizados, inicie o processo de exclusão. Ou seja, remova dados duplicados, que podem representar uma boa parte dos dados ROT. É aqui que uma ferramenta de desduplicação de dados é útil, desde que possa atender às necessidades da organização. Embora muitos sistemas de armazenamento agora incluam recursos de desduplicação, eles podem não ser suficientes para organizações maiores. Afinal, seus dados costumam ser distribuídos em várias plataformas de armazenamento. Portanto, nesse caso, elas precisam de uma ferramenta de desduplicação global.
No entanto, dados duplicados são apenas um tipo de desperdício de armazenamento de dados. Então, lembre-se de eliminar todos os dados ROT acumulados nos sistemas de armazenamento. Contudo, saiba que isso requer uma abordagem cuidadosa e sistemática que garanta a exclusão apenas dos dados corretos, sem colocar os dados em risco e sem violar obrigações legais ou requisitos regulatórios. Portanto, se houver alguma dúvida sobre a exclusão de determinados dados, considere copiá-los em uma plataforma de armazenamento mais barata e excluí-los dos sistemas de armazenamento primário.
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Implementar políticas de retenção de dados
Uma das maiores razões para o acúmulo de dados ROT é que as organizações mantêm seus arquivos muito depois de serem necessários. Esse é, inclusive, o melhor exemplo de desperdício de dados. Uma organização deve implementar uma extensa política de retenção de dados que determine quais dados reter, por quanto tempo reter e quando excluí-los. Contudo, uma política de retenção também pode especificar como organizar os dados para que a organização possa pesquisá-los e acessá-los posteriormente. Portanto, o objetivo da política é garantir que os dados sejam retidos apenas pelo tempo necessário, seja oito semanas, oito meses ou oito anos.
Então, uma política de retenção abrangente pode ajudar as organizações a automatizar a conformidade, reduzir os riscos legais e regulatórios e diminuir os custos de armazenamento. Não obstante, também pode aumentar a relevância dos dados para análises avançadas e tomadas de decisão eficientes. No entanto, para ser eficaz, a política de retenção deve considerar os requisitos de negócios, bem como questões legais e de conformidade. Além disso, deve atender às necessidades de diferentes tipos de dados, reconhecendo que alguns tipos são mais valiosos do que outros.
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Criar uma única fonte de verdade, como um repositório centralizado
Uma das estratégias mais recomendadas para lidar com desperdício de dados ROT – e gerenciar dados em geral – é consolidar os dados em um repositório centralizado. Isso, é claro, parece contradizer tendências como nuvem híbrida e computação de borda. Entretanto, um repositório central pode ajudar a reduzir a redundância de dados, simplificar o gerenciamento de dados e facilitar a segurança dos dados. Não obstante, também reduz a necessidade de os usuários armazenarem dados em seus próprios sistemas.
No entanto, mover todos os dados para um repositório central não funcionará para todas as organizações. O mais importante é criar uma única fonte de verdade para cada categoria de dados. Afinal, uma única fonte de verdade elimina a incerteza de versão e ajuda a padronizar as operações, ao mesmo tempo em que melhora a qualidade dos dados. Também torna mais fácil para os usuários trabalharem com os dados. Eles sabem onde encontrar a versão correta e todos contam com o mesmo conteúdo.
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Implementar planos para lidar com o desperdício de dados
Crie cuidadosamente um plano que detalhe como lidar com dados ROT de forma contínua. Contudo, esse plano deve acompanhar as políticas de retenção e desduplicação de dados, bem como as estratégias gerais de governança e gerenciamento de dados. Ou seja, o plano ROT deve definir quais dados manter, com o objetivo de reduzir a quantidade de armazenamento de dados.
Além disso, procure maneiras de diminuir a criação de dados desnecessários, como desencorajar o inchaço da web ou o acúmulo de dados. Então, atribua proprietários de conteúdo aos dados para garantir a qualidade e reduzir o potencial de dados ROT. Não obstante, analise os fluxos de trabalho de dados atuais para identificar onde os funcionários geram dados ROT e quais etapas a organização pode tomar para eliminá-los. O planejamento de redução de desperdício de armazenamento de dados também deve incluir documentação adequada que descreva cuidadosamente os mecanismos e processos que lidam com dados ROT.
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Educar e treinar pessoal
Quando se trata de combater o desperdício de dados, uma organização depende muito das pessoas que trabalham com os dados diariamente. Afinal, elas que, de fato, são fundamentais para reduzir a quantidade de dados ROT que a organização gera e armazena. Por esse motivo, elas devem estar envolvidas no processo de planejamento sempre que possível e prático. Contudo, além disso, devem ser totalmente informadas sobre quaisquer mudanças nas políticas e estratégias de redução de resíduos que possam afetar o modo como trabalham com os dados.
Então, eduque seu pessoal sobre os problemas que envolvem os dados ROT e treine-o nas maneiras como podem reduzir o desperdício de dados, com ênfase nas práticas recomendadas de redução de dados. Além disso, comunique cuidadosamente quaisquer alterações feitas no armazenamento de dados e processos de acesso, como mover dados para um repositório centralizado, para que ninguém seja pego de surpresa ou incapaz de fazer seu trabalho. Em alguns casos, os funcionários podem precisar de treinamento específico em uma área específica, como fornecer aos desenvolvedores detalhes sobre como reduzir o inchaço da web. No entanto, todos que trabalham com dados devem ser instruídos sobre como eliminar o desperdício de armazenamento de dados.
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