O departamento administrativo de uma empresa pode ser considerado o coração organizacional ou até mesmo o cérebro da máquina empreendedora. Essa é a área que detém a visão geral do negócio e o faz funcionar. Ou seja, ela representa a base da empresa e garante o ritmo e a sustentabilidade para o dia-a-dia da operação.
Esse setor estratégico está presente nas obras e aquisições da empresa. Ele cuida dos relacionamentos com os diversos públicos, como comunidades, autoridades municipais, sindicatos, capital humano, entre outros. Além disso, o departamento administrativo zela pelos aspectos fiscais e tributários, controlando custos e acompanhando o nível de satisfação dos funcionários.
Como organizá-lo?
Para que tudo esteja em pleno funcionamento e questões simples não ocupem o tempo da gerência, é necessário que o departamento administrativo tenha uma equipe preparada. Com papéis bem definidos, cada funcionário sabe exatamente o que fazer. Não há espaços em branco e toda demanda passa a ter um responsável. Dessa forma, a questão da organização administrativa se mostra essencial para qualquer empresa, seja ela grande ou pequena.
Dessa forma, pode-se afirmar que o departamento administrativo é capaz de fornecer aos seus dirigentes um panorama real de como está a empresa em determinado momento. Inclusive, são os dados fornecidos por essa área que vão assegurar que a liderança tenha insumos necessários para a tomada de decisões acertadas. São esses fatores que contribuem diretamente para o crescimento da companhia como um todo.
Como funciona o departamento administrativo de uma empresa?
Uma das principais funções em um departamento administrativo é a liderança. O responsável escolhido deve coordenar toda a empresa utilizando as informações levantadas diariamente para definir as próximas estratégias da companhia. Ou seja, dentro do departamento administrativo deverá haver um líder que tenha conhecimento e capacidade profissional para distribuir tarefas e observar o bom andamento das atividades. Dessa forma, ele cuidará da administração de forma geral e sempre decidirá de acordo com os valores e metas da organização.
Vale ressaltar que estar em uma posição de liderança não significa necessariamente “mandar”. É necessário que esta pessoa conheça muito bem as rotinas que fazem parte do cotidiano da empresa. Além disso, entender a importância de cada segmento e antecipar seus impactos no negócio, auxiliam no desenvolvimento da companhia.
Antes de entender como funciona o departamento administrativo de uma empresa efetivamente, deve-se observar alguns fatores. Compreender quais são os diversos setores de uma organização, tal como seus objetivos e competências, ainda é algo complicado para alguns gestores. Isso acontece porque muitas atividades são codependentes e acabam misturando-se entre si.
O problema real acontece quando essas informações da estrutura não são passadas com clareza para os funcionários. Nessas ocasiões, muitas demandas acabam ficando sem um responsável ao mesmo tempo em que ocorre acúmulo de funções para outros colaboradores.
Quais são os departamentos essenciais?
Independentemente de seu porte, toda empresa possui pelo menos quatro departamentos essenciais:
- Administrativo;
- Financeiro;
- Contábil;
- Comercial.
Cada uma dessas áreas tem atribuições diferentes. Elas atendem a públicos internos, como funcionários e diretoria, e externos, que é o caso de clientes, investidores e parceiros. Geralmente, o departamento administrativo absorve as atribuições das áreas financeiras e contábeis. Mesmo assim, é necessário deixar claro que a razão pela qual esses departamentos funcionam juntos é por serem áreas interdependentes. Ou seja, de qualquer forma, cabe à área administrativa coordenar todas elas, que, por sua vez, também precisam ter responsáveis capacitados e dedicados.
Contabilidade e finanças
Um dos pontos fortes da equipe e que mostra a saúde da empresa, inclusive, é a contabilidade. Essa parte do departamento administrativo, muitas vezes ignorada, é de vital importância para o bom andamento e crescimento da companhia. Para atuar nessa frente, é necessário cautela e perfil analítico para a melhor tomada de decisão. Afinal, as oportunidades de crescimento são verificadas através dos dados gerados por essa atividade.
Se a empresa não dispor de estrutura para abrigar a contabilidade ou não contar com profissionais capacitados, uma opção é terceirizar este serviço. Já ao setor financeiro cabem as decisões sobre investimentos. Entre elas, destacam-se aquisição de maquinário, contratação e gerenciamento de empréstimos, entre outras funções correlatas. Geralmente, essas atividades são assumidas pelo dono do negócio, investidores ou executivos principais.
Comunicação e comercial
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Inclusos no departamento administrativo estão também os profissionais de comunicação. É nas ações de marketing que clientes em potencial são alcançados, tal como os clientes efetivos são mantidos. Ou seja, com um trabalho eficaz, é possível ampliar consideravelmente os lucros e o domínio de mercado. Isso além de consolidar o relacionamento com clientes e estreitar mais os laços e parcerias.
Uma empresa precisa estar sempre em contato direto com seu público-alvo. Isso porque a evolução da comunicação via internet possibilitou uma ligação quase instantânea com os consumidores. Essa facilidade e proximidade permitem à empresa harmonizar o trato pessoal, que vai muito além de uma simples formalidade profissional.
Com isso, caso a empresa deseje receber um retorno sobre o índice de satisfação das pessoas e a qualidade do serviço que oferece, é preciso pensar num canal de serviços de atendimento ao cliente. O encarregado precisa operar de forma eficaz as licitações, no caso de empresas públicas, realizar as atividades de controle patrimonial e lidar com os trâmites financeiros, juntamente ao almoxarifado, formando uma equipe de trabalho conjunto. Ou seja, essa função mistura-se às competências do responsável pelo controle financeiro, que movimenta o dinheiro da empresa diretamente. Por conta disso, o departamento administrativo acaba englobando tantas áreas.
Recursos Humanos
Outra função essencial de um corpo gestor corporativo é a coordenação de pessoas, comumente realizada pelos profissionais de recursos humanos. Eles não são responsáveis apenas por recrutar e desligar pessoas, mas sim por alocar o indivíduo certo em cada função. Para isso, eles precisam conhecer não apenas as atividades e rotinas operacionais da empresa, mas também sua força de trabalho. Um profissional de RH atento é capaz de identificar potenciais mudanças de função entre colaboradores e avaliar seus rendimentos.
Por exemplo, se determinado funcionário do setor de logística realiza um curso de oratória e vendas, é trabalho do RH identificar esse talento e sugerir a realocação dessa pessoa para uma área na qual seus conhecimentos serão melhor aproveitados. Dessa forma, o departamento não só estará ajudando a empresa ao aproveitar talentos internamente, mas estará também incentivando os demais funcionários a investirem em si mesmos.
Paralelo a tudo isso, o setor também precisa se manter atento à infraestrutura da empresa. Isso pode ser feito recebendo feedback dos colaboradores acerca da performance dos computadores, iluminação, ar condicionado, telefonia, links de internet, rede e servidores. Afinal, estar ciente sobre o funcionamento dessa infraestrutura possibilita à área acionar profissionais para realizarem manutenções pontuais em tempo hábil. Dessa forma, o ambiente de trabalho se torna mais produtivo. Infelizmente, esse tipo de cuidado tende a tomar bastante tempo da área administrativa, que poderia destinar seus esforços ao desenvolvimento do negócio. Por conta disso, organizações que buscam focar em seu core business, acabam terceirizando a Gestão de TI junto a empresas especializadas.
Estratégia é a resposta
Essas atividades trazem uma visão geral de como funciona um departamento administrativo assertivo. No entanto, o real intuito deste artigo é fornecer ao empreendedor a possibilidade de absorver informações relevantes e aplicá-las ao seu negócio. Afinal, é importante ressaltar que cada corporação vai exigir suas próprias adaptações de acordo com as necessidades. Isso acontece porque cada negócio tem suas particularidades. Com isso, um planejamento estratégico é primordial para um perfeito funcionamento do departamento administrativo, no qual todos devem estar bem integrados e trabalhando para um mesmo propósito.
