A redução de custos e a melhoria na performance dos colaboradores integram a gama de objetivos de um bom gestor de TI. Isso, somado, é claro, à atualização contínua de processos da equipe de tecnologia da informação. Porém, esses objetivos não são tão fáceis de serem atingidos. Afinal, eles demandam a otimização da gestão de rotina dos profissionais além da busca por ferramentas essenciais de TI para sua empresa funcionar.
Entretanto, o passo inicial consiste no mapeamento das principais necessidades do setor. Além disso, avaliar os recursos passíveis de serem investidos nessas ferramentas essenciais de TI também é importante. Dessa forma fica mais fácil identificar as soluções que podem agregar valor ao departamento. Afinal, adquirir softwares com funcionalidades desnecessárias é o mesmo que jogar dinheiro e tempo fora.
Funções essenciais em ferramentas de TI
São consideradas essenciais funções que viabilizam maior nível de organização, planejamento, monitoramento e readequação de processos e recursos. Além disso, elas devem favorecer a divisão de tarefas e facilitar o controle de rotinas.
Portanto, é essencial que as ferramentas de TI pleiteadas garantam ao gestor e sua equipe a possibilidade de executar atividades com mais eficiência. Outro ponto a se considerar é se as ferramentas viabilizam à equipe focar no core business da empresa.
Existem diversas soluções no mercado, mas as ferramentas essenciais de TI para sua empresa devem consistir basicamente em:
- Gestão de processos e projetos;
- Gestão de tempo;
- Armazenamento e backup;
- Desenvolvimento de colaboradores;
- Comunicação.
Confira a seguir seis ferramentas essenciais de TI para sua empresa:
1) Gestão de projetos, tarefas e organização da equipe
Em teoria, parece fácil organizar uma equipe de TI. Contudo, essa tarefa é muito mais difícil na prática. Afinal, uma equipe de TI executa diversas funções e tarefas. Essas, por sua vez, precisam ser devidamente acompanhadas uma a uma.
Contudo, por meio de uma ferramenta de organização de atividades fica mais fácil uni-las em um só lugar. Ou seja, sua administração passa a ocorrer através de uma interface geralmente amigável.
Conheça algumas das ferramentas essenciais de TI para sua empresa no quesito gestão de projetos e organização de equipes:
Evernote
Esta ferramenta tem como objetivo organizar atividades por meio de notas. Estas passam a integrar uma espécie de banco de notas. O Evernote conta com recursos de pesquisa e catalogação muito bons. Eles, inclusive, auxiliam o usuário a encontrar e organizar suas anotações. Além disso, ele viabiliza o armazenamento de artigos, textos e demais conteúdos da web para leitura posterior.
Trello
Essa ferramenta já é considerada antiga no mercado. Ela serve para organizar tarefas, projetos e iniciativas de forma cooperativa. Inclusive, permite a utilização por equipes múltiplas. Além disso, a ferramenta viabiliza a organização de prazos de entrega, o controle de atividades rotineiras, o gerenciamento de listas, a adição de comentários em posts individuais, e outras funcionalidades.
Asana
A Asana permite gerenciar projetos dentro das equipes por meio de listas ou quadros de cartões. Nela, o gestor ainda pode distribuir tarefas específicas para colaboradores além de acompanhar a evolução do trabalho da equipe. Essa função específica se dá por meio de gráficos. Existe também chats e fóruns que facilitam a comunicação entre os mebros da equipe.
2) Gestão de processos, recursos e tarefas
Contar com uma plataforma específica de gestão de processos e recursos de TI é fundamental. Afinal, por meio dela é que o gestor poderá gerenciar corretamente os procedimentos e rotinas da equipe. Além disso, esse tipo de ferramenta permite administrar melhor recursos já existentes no departamento. Isso inclui recursos econômicos, de tempo e materiais.
Geralmente, as empresas contam com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) para esse tipo de gestão. Afinal, eles já contam com um módulo específico para a área de TI. Contudo, existem programas independentes que também viabilizam essa tarefa. Confira-os a seguir:
Artia
Esse aplicativo permite compartilhar tarefas, visualizar atividades e gerenciar projetos de TI. Além disso, a ferramenta gera gráficos de apoio às decisões do gestor da área.
Pipefy
O Pipefy consiste em uma plataforma de gestão de processos voltada para pequenas e médias empresas. Ele permite gerenciar tarefas recorrentes e fluxos de processos, tal como requisições de serviços, chamados, product roadmap e solicitações de mudanças, entre outras funções.
Runrun.it
Essa aplicação é focada no gerenciamento de tarefas, fluxos de trabalho e projetos de TI. Ela também emite indicadores de performance, permitindo ao gestor da área analisar o desempenho dos processos adotados.
3) Gestão de produtividade e tempo
Esse tipo de solução é vital em uma equipe organizada. Afinal, ela evita a perda de preciosas horas em atividades desnecessárias. Além disso, uma gestão do tempo assertiva ajuda a aumentar a produtividade da equipe de TI.
Confira algumas ferramentas essenciais de TI para sua empresa gerenciar melhor seu tempo e produtividade:
Remember the Milk
Essa ferramenta viabiliza a criação de lembretes, cronogramas e eventos, além de outros itens. Estes, por sua vez, auxiliam a programar atividades de forma assertiva, além de classificá-las como realizadas ou atrasadas. Isso permite uma visão macro do planejamento da equipe de TI ao gestor.
Rescue Time
O Rescue Time ajuda a monitorar acessos a páginas da internet e a aplicações. Ele emite um relatório com o tempo gasto por cada usuário nesses acessos, auxiliando o gestor de TI a prover feedbacks assertivos à sua equipe.
Timely
Essa ferramenta permite planejar a semana de trabalho com antecedência. Além disso, ela monitora o tempo e acompanha a duração de projetos de TI.
Clara
Essa aplicação atua como uma agenda que coordena reuniões combinando o tempo livre do usuário ao de outras pessoas.
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4) Armazenamento e backup na nuvem
Uma das tendências que vem dominando o mercado de tecnologia é o cloud computer. Afinal, a computação em nuvem abre uma vasta gama de possibilidades de aplicações e ferramentas essenciais de TI para sua empresa.
Dentro do cloud computer, temos o backup e armazenamento em nuvem. Essa prática protege os dados contra problemas físicos nos dispositivos. Mas também age como proteção contra ataques cibernéticos. Além disso, ela facilita o acesso aos dados de qualquer lugar via conexão com a internet.
Confira ferramentas essenciais de TI para sua empresa para sua empresa realizar backup ou armazenar dados críticos:
Telium Backup Online
Esse serviço de backup visa manter os dados seguros e garantir fácil acesso através de senha. Ele também viabiliza a implantação de políticas de uso. Ou seja, a inclusão automática e controlada de novos usuários é facilitada.
Dropbox
Ótima opção para o armazenamento de dados, o Dropox é um dos mais conhecidos do mercado. Afinal, ele é de fácil usabilidade e conta com uma interface amigável.
Soluções como essas ajudam a evitar dor de cabeça decorrente da perda de dado. Afinal, elas permitem recuperar as informações e oferecem suporte às empresas.
5) Desenvolvimento e capacitação de funcionários
Capacitar profissionais de TI é fundamental. Afinal, eles precisam estar sempre alinhados às mudanças da área. Esta, por sua vez, é uma das mais voláteis do mercado. Portanto, contar com ferramentas de EaD (Ensino a Distância), como e-learning (aprendizagem eletrônica) e m-learning (aprendizagem mobile) pode ser uma boa solução.
Diversas instituições de ensino já contam com esse tipo de aplicação. Portanto, basta pesquisar cursos que se adequem às necessidades de TI de sua empresa e matricular os profissionais desejados. Dessa forma, o setor de TI poderá potencializar sua produção por meio da inovação.
Confira abaixo alguns exemplos de cursos que constam no site EAD. Nele, basta pesquisar pela disciplina desejada para saber em quais universidades pode matricular seus profissionais:
Internet das Coisas
Também conhecida como IoT, consiste em uma rede de elementos com tecnologia embarcada, circuitos eletrônicos e sensores, conectada à internet. Uma vez ligada entre si, essa rede pode coletar, transmitir e trocar dados.
Análise e Desenvolvimento de Sistemas
Essa disciplina possibilita ao profissional de TI a criar sistemas informatizados, para a empresa. É o caso de novos softwares voltados para melhorar o desempenho dos equipamentos e da programação. O desenvolvimento e implantação de banco de dados, tal como a administração de redes de computadores também são competências do profissional dessa especialidade.
Banco de Dados
Especialistas em banco de dados detém o conhecimento necessário para projetar, modelar, implementar, testar e gerenciar bancos de dados. Além disso, eles conseguem ler esses dados e transformá-los em informações inteligíveis para os decisores. Vale lembrar que essa qualificação está diretamente ligada ao big data e business intelligence. Ou seja, essas tendências exigem a manipulação de grande volumes de dados.
6) Soluções de comunicação
As soluções de comunicação são essenciais dentro de uma equipe de TI. Afinal, é por meio delas que se realiza o atendimento de chamado, além da comunicação com outros setores da empresa.
Felizmente, existem diversas ferramentas de comunicação no mercado. É o caso do Whatsapp, Telegram, chats, fóruns etc. Entretanto, o ideal é investir em uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management). Afinal, ela pode facilitar a gestão de mensagens e atendimentos realizados pela equipe de TI.
Existem ainda módulos CRMs que podem ser integrados ao ERP da empresa, já que ambos contam com altos níveis de integração. Porém, para utilizar esse tipo de ferramenta, é necessário que haja um bom planejamento e comprometimento entre os membros da equipe.
