Confira uma lista de sete estratégias de otimização de custos de TI que os CIOs podem aplicar a qualquer framework. Seu intuito é ajudar a reduzir os custos em suas organizações e, ao mesmo tempo, habilitar as operações de negócios.
Desde o crash das pontocom em 2001, os líderes de negócios passaram a considerar os departamentos de TI como centros de custo. Então, como resultado, a principal função do CIO se tornou reduzir custos. Ou seja, “fazer mais com menos” tornou-se essencialmente o mantra para os executivos de TI. No entanto, 2001 foi uma geração atrás.
Felizmente, mais recentemente, eventos como a pandemia COVID-19 destacaram as maneiras pelas quais a TI pode servir como um facilitador de negócios. Afinal, sem tecnologia, teria sido impossível para as empresas migrar tão rapidamente para uma força de trabalho remota. Então, qual é a verdade? A TI é um custo ou um facilitador de negócios? Na verdade, a TI se encaixa em ambos. Portanto, a otimização de custos de TI é a arte e a ciência de reduzir custos e, ao mesmo tempo, habilitar as operações de negócios.
Gartner: Otimização de custos de TI
O Gartner fornece uma estrutura de quatro camadas para otimização de custos de TI:
- O primeiro e mais básico é o nível de aquisição de TI, ou seja, obter os melhores e mais eficazes preços e termos para compras.
- O segundo nível consiste em isolar e executar em áreas para redução de custos dentro da TI. Ou seja, formas de minimizar gastos reduzindo o número de licenças, mudando para ofertas de tecnologia diferentes ou cortando laços com tecnologias obsoletas.
- O terceiro nível trata de identificar e implementar economias de custos conjuntas entre negócios e TI.
- O quarto nível é a reestruturação e inovação empresarial. Ou seja, empreender a melhoria de processos e implantar novos métodos para minimizar a dependência de tecnologia obsoleta ou tirar proveito de nova tecnologia.
Contudo, embora essa abordagem faça sentido, como os CIOs podem aplicar essa estrutura a uma iniciativa contínua de otimização de custos de TI? Aqui estão sete estratégias de otimização de custos de TI para aplicar ao seu framework:
Estratégia # 1: Re-imaginar a aquisição de tecnologia
Gerações anteriores de profissionais de TI tinham um conjunto limitado de opções quando se tratava de aquisição de tecnologia. Portanto, eles poderiam comprar software, escrevê-lo eles próprios ou comprar hardware.
Contudo, no ambiente atual, esse conjunto limitado se expandiu em um espectro completo de opções, dependendo do grau de personalização e propriedade necessários. Em uma extremidade está o trabalho humano dedicado, seja equivalente em tempo integral (FTE), consultores ou projetos de consultoria; no meio estão os serviços gerenciados seguidos por SaaS e IaaS / PaaS; e, finalmente, hardware ou software dedicado.
Espectro de compras de TI
O conceito de que serviços e SaaS podem substituir o esforço humano, bem como hardware e software dedicados, está começando a se estabelecer na consciência dos CIOs. Portanto, a primeira pergunta que os CIOs devem se fazer ao avaliar uma tecnologia ou capacidade nova ou existente é: “Qual formato eu preciso e por quê?”
Especificamente, é provável que o SaaS, um serviço gerenciado ou uma combinação de ambos, possa substituir um ou mais funcionários ou consultores. Além disso, SaaS, IaaS, PaaS e alguns serviços gerenciados também podem oferecer maior flexibilidade.
Então, é fundamental aplicar essa abordagem ao ciclo de vida completo da tecnologia, desde a implantação inicial, passando pela manutenção e suporte, até o fim da vida útil. Ou seja, as respostas podem ser diferentes dependendo da fase do ciclo de vida. Afinal, os CIOs podem descobrir que desenvolver software internamente é mais barato e mais eficaz do que terceirizar o desenvolvimento. Contudo, também podem notar que um serviço gerenciado ou contrato de consultoria é mais barato quando se trata de manutenção e suporte.
Estratégia # 2: implantar DevOps
Até agora, a maioria dos CIOs já ouviu falar sobre DevOps. Afinal, trata-se de uma excelente maneira de reduzir o tempo de desenvolvimento de software e melhorar a aceitação do usuário. No entanto, também é importante considerar dois fatores adicionais:
Primeiro, o DevOps geralmente reduz o custo operacional ao envolver a equipe de operações no início do processo. Portanto, a quantidade exata de economia depende do projeto, contudo, uma redução de custo de 20% ou mais não é atípica. Inclusive, ao longo de uma vida útil de cinco anos, a economia pode aumentar.
Em segundo lugar, os processos DevOps e Agile podem se aplicar a mais do que apenas desenvolvimento de software. Praticamente todas as formas de serviço de TI – de segurança cibernética a serviços de colaboração a serviços de rede e infraestrutura – podem usar um modelo DevOps / Agile durante o desenvolvimento. Embora as economias de custo possam não ser tão dramáticas fora do domínio do software, elas ainda são consideráveis.
Estratégia # 3: Envolva-se na reengenharia de processos de negócios
Processos obsoletos são caros, e surpreendentemente comuns, por um bom motivo. Os processos de negócios estão intimamente relacionados ao estado atual da tecnologia. Por exemplo, quando caneta e papel são o estado atual, o processo de obtenção de aprovação é projetado em torno do uso de caneta e papel para obter a permissão de um gerente.
No entanto, na maioria das vezes, os líderes empresariais deixam de aproveitar todas as vantagens das ondas sucessivas de inovação tecnológica. Por exemplo, à medida que os faxes passaram a ser amplamente usados, depois substituídos por PDFs por e-mail e depois substituídos por serviços de assinatura online como o DocuSign, os processos não evoluíram junto com eles.
Então, um CIO faria bem em questionar os próprios fundamentos de tal processo perguntando “Por que estamos fazendo isso?” Ou seja, eles podem perguntar por que a aprovação com base em assinatura é necessária se houver um processo de fluxo de trabalho eletrônico auditável em funcionamento.
Atualize-se
Este é um exemplo simples, entretanto, a maioria das organizações está repleta de processos desenvolvidos em torno das limitações da tecnologia mais antiga. O Gartner coloca a “reestruturação de negócios” na camada superior – o que significa que é mais difícil – contudo, esse tipo de reengenharia de processos de negócios é algo que os CIOs podem fazer de forma eficaz em todo o processo de otimização de custos.
Então, não espere até que todo o resto seja feito. Em outras palavras, inclua a reengenharia de processos de negócios em cada projeto de TI. Inclusive, observe que a reengenharia de processos de negócios é um excelente momento para aproveitar as vantagens da abordagem dos “cinco por que” originalmente desenvolvida pela Toyota na década de 1980 para otimizar seu processo de fabricação. Afinal, ao perguntar repetidamente “por quê”, o CIO pode chegar à raiz do motivo da existência de um processo de negócios e, consequentemente, abordar as mudanças que podem alinhá-lo mais com a tecnologia moderna. Dessa forma, também pode gerar economia de custos.
Estratégia # 4: implantar código aberto de forma adequada
O software de código-fonte aberto pode ser uma excelente maneira de otimizar custos de TI, assumindo que a indústria vertical do CIO possa oferecer suporte para seu uso. Existem alguns setores rigidamente regulamentados que são incapazes de aceitar o risco associado ao desenvolvimento de software que ocorre fora de uma estrutura de controle específica.
Contudo, é importante notar que o código aberto pode ser aplicado não apenas ao software, mas também à personalização e ao desenvolvimento de modelos. Por exemplo, muitos pacotes de software pagos geraram uma comunidade de usuários entusiasmados que personalizam o software e desenvolvem modelos para uma variedade de recursos. Normalmente, essas personalizações e modelos estão disponíveis gratuitamente ou por um custo nominal e podem economizar incontáveis horas de desenvolvimento da equipe.
No entanto, o principal desafio ao usar software de código-fonte aberto – seja código-fonte, modelos ou personalizações – é garantir que ele não tenha sido infectado por ataques de segurança cibernética, incluindo ameaças persistentes avançadas. Portanto, os CIOs com confiança estratégica no código aberto precisam de processos eficazes de segurança de aplicativos.
Estratégia # 5: Utilize crowdsourcing
Falando em comunidades de usuários entusiasmados, esses mesmos usuários podem implantar para reduzir os custos das funções de TI. Então, ao invés de investir em um contact center ou help desk, alguns CIOs descobriram que é mais eficaz configurar e monitorar uma plataforma de chat da comunidade onde os usuários podem ajudar outros usuários a solucionar problemas e implantar tecnologia de forma eficaz.
A maioria das pessoas gosta de mostrar competência e ajudar os outros. Portanto, tudo o que a TI precisa fazer é fornecer uma plataforma que lhes permita fazer isso e ficar de olho nela para limitar a desinformação e fornecer suporte de terceiro nível quando um problema for maior do que os usuários podem lidar.
Os CIOs podem não perceber que é possível economizar milhões de dólares dessa maneira e não apenas internamente. Algumas empresas mudaram para um modelo de suporte ao usuário para seus próprios produtos e serviços, permitindo-lhes encerrar centros de contato caros.
Estratégia # 6: Envolva-se em relacionamentos de compartilhamento de risco
A maioria dos fornecedores de tecnologia dirá que deseja fornecer “soluções” ao invés de simplesmente hardware, software ou serviços. Permita que o façam. Especificamente, estabeleça relacionamentos que recompensem os fornecedores de tecnologia com base no resultado de seus esforços.
Por exemplo, um CIO pode pagar a um provedor de software uma modesta taxa inicial na implantação, com o restante devido apenas quando os benefícios de negócios prometidos se concretizarem. Essas relações de compartilhamento de risco exigem uma estruturação cuidadosa, no entanto, podem garantir que qualquer investimento atinja ou ultrapasse o objetivo desejado.
Contudo, uma palavra de cautela sobre o compartilhamento de riscos é estar ciente dos relacionamentos que pagam aos fornecedores para negociar com base em uma porcentagem das economias incorridas. Muitos CIOs contratam consultores de telecomunicações cujo trabalho é negociar com os provedores de telecomunicações e cuja remuneração é uma porcentagem da economia do contrato.
Tiro no pé
Isso é considerado uma má ideia porque tal arranjo deixa de fora a possibilidade de uma mudança de tecnologia. Ou seja, de Multiprotocol Label Switching (MPLS) para uma alternativa significativamente menos cara, como SD-WAN, por exemplo. Na verdade o ideal é que sua parceira de TI saiba identificar e propor formas de reduzir custos ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade.
Então, pagar aos negociadores para travar taxas favoráveis para os serviços existentes exclui a possibilidade de substituir esses serviços por outros mais inovadores e menos caros. Portanto, é melhor focar na divisão de riscos em áreas de inovação explícita. Ou seja, incentivar os fornecedores de tecnologias inovadoras, ao invés de negociadores, a entregarem o valor prometido pela inovação.
Estratégia # 7: Reestruture sua WAN
Em 2019, antes da pandemia de COVID-19, a Nemertes Research documentou em seu “Next-Generation Networking 2020-21 Research Study” que, entre os 389 participantes da pesquisa, pouco menos de 40% de todo o tráfego de rede corporativa percorreu o caminho WAN “tradicional” de um escritório local para um data center local. Os 60% restantes iniciaram ou encerraram atividades fora das instalações.
Um funcionário remoto acessando um data center local é um exemplo de tráfego começando fora do local e terminando no local; um funcionário no escritório acessando recursos de nuvem é um exemplo de tráfego que começa nas instalações e termina fora das instalações. E, claro, um funcionário remoto acessando recursos de nuvem pode gerar tráfego que inicia e termina fora das instalações.
Muitas empresas de médio a grande porte investiram milhões de dólares em tecnologias WAN corporativas, como MPLS. Contudo, agora é um excelente momento para considerar a substituição dessas tecnologias legadas por alternativas de custo mais baixo, como SD-WAN habilitado para wireless, que pode suportar os fluxos de tráfego emergentes “offnet-para-offnet”.
O SD-WAN pode reduzir os custos de rede em até 90% e, separadamente, melhorar ou substituir WANs por WANs sem fio pode reduzir os custos de largura de banda em até 52%, enquanto melhora a agilidade e a capacidade de trabalhar em qualquer lugar. Contudo, cada caso é um caso, então confie em sua parceira de TI para orientá-lo sobre o que é melhor para a sua empresa em especial.
Alternativa
Você pode otimizar seus custos de TI com o apoio de uma empresa de TI especializada. Afinal, ela pode implementar uma padronização operacional em seu ambiente de TI, além de identificar oportunidades de economia e melhorias.
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