O tempo é um bem precioso e, no mundo dos negócios, tempo equivale a dinheiro. Ou seja, quanto mais rápido você corre, mais você ganha. E vale lembrar que, hoje em dia, nascem cada vez mais empresas a cada ano. A razão para isso é o contínuo investimento em TI. Afinal, uma boa TI reduz custos empresariais por meio de uma maior produtividade.
Como a TI reduz custos?
Hoje, as empresas podem armazenar toneladas de dados na nuvem. Mas isso não é tudo. Elas também podem:
- Gerar e-mails automatizados;
- Realizar operações de negócios com a ajuda de software personalizado;
- Lidar com transações financeiras via internet.
Contudo, esses luxos não estavam disponíveis há alguns anos. Por isso, o custo de funcionamento de uma empresa era muito alto. Felizmente, isso tudo mudou com a ajuda da tecnologia.
Tecnologias para redução de custos
Software de CRM
A melhor forma de ter sucesso nos negócios é fazer seu cliente feliz. Simples assim. Contudo, para isso, você deve ter uma boa relação com seus clientes. Porém, isso é mais fácil falar do que fazer. Afinal, hoje em dia, o consumidor tem muitas opções e procura o melhor. Felizmente, a TI pode te ajudar com isso.
O software CRM pode guardar todos os tipos de dados do cliente. Além disso, permite que você atenda a cada um de forma específica. Assim, você satisfaz suas expectativas sem dor de cabeça. Afinal, a maior parte do trabalho é automatizada. Isso inclui gerar faturas e e-mails de marketing.
Além disso, algumas ferramentas de CRM enviam até cartões de aniversário automaticamente. Isso já é uma forma de se conectar com seus clientes. Ou seja, é uma situação em que todos ganham.
Armazenamento na nuvem
Toda empresa tem que manter seus dados organizados. Não importa se é grande ou pequena. Dados são ouro. Com isso em mente, o armazenamento na nuvem vem ganhando adeptos desde 2006.
Afinal, essa tecnologia mudou o curso de como os dados eram gerenciados. Um exemplo foi a eliminação da necessidade de salvar dados em discos rígidos. Isso, por si só, já aumentava os custos para a empresa. Porém, com a computação em nuvem, você pode armazenar e acessar dados pela Internet, não importa onde estejam.
Outro benefício dessa tecnologia é que nenhuma manutenção é necessária. Ou seja, esqueça a necessidade de reparar componentes de hardware onde os dados foram armazenados. Afinal, você pode comprar uma assinatura e usar um pacote de dados. Tudo de acordo com suas necessidades e, assim, reduzir custos.
Videoconferências
Outra forma da TI reduzir custos empresariais está nas videoconferências. Você sabia que os custos de viagem, acomodação e alimentação podem quebrar uma empresa? No entanto, não há outro jeito quando você tem uma reunião para participar.
Mas, graças a uma boa tecnologia de videoconferência, a necessidade de deslocamentos sumiu. Afinal, praticamente tudo em uma reunião pode ser feito por meio de videochamadas. O segredo aqui é contar com equipamentos, softwares e banda de qualidade.
Além disso, por diminuir as emissões de carbono, ajuda a salvar o meio ambiente. Ou seja, você estará retribuindo à comunidade também.
Digitalização
A digitalização ajudou muito as empresas. Hoje, por exemplo, não precisamos mais de papel para enviar cartas. Afinal, o correio eletrônico está disponível para todos. Também não há necessidade de pagar muito dinheiro para veicular anúncios na TV ou alugar outdoors para marketing. Isso porque as mídias sociais estão à disposição para isso.
Em alguns casos, você nem precisa de funcionários em tempo integral ou de um escritório. Isso ficou ainda mais claro durante a pandemia. Afinal, a maior parte da força de trabalho está em home office há meses.
Mobilidade
A maior mobilidade de seus funcionários pode ser responsável por tempos de resposta mais rápidos. À medida que mais clientes procuram soluções rápidas, ser capaz de terminar um projeto com eficiência significa mais dinheiro no bolso no futuro.
É assim que a TI reduz custos de forma massiva. Afinal, ela assegura a escolha de bons provedores de e-mail. Além disso, faz com que servidores e conexões se mantenham para apoiar o trabalho remoto.
Além disso, há várias empresas que usam software de contabilidade, relatórios analíticos e muito mais. Uma vez que o programa está online, seus funcionários podem estar em qualquer lugar. Ainda assim, serão capazes de encontrar os dados de que precisam de forma ágil.
Automação
Hoje em dia tudo é automatizado. Quer um exemplo? Você não tem apenas software para automatizar processos. Mas também robôs colaborativos que são usados em mais de 23.500 ambientes de produção todos os dias. E sabe o que eles fazem? Ajudam a reduzir a carga de trabalho.
Ou seja, os funcionários gastam menos tempo em tarefas que antes exigiam horas. Isso é importante não só pela redução de tempo. Mas também porque reduz as chances de erro humano.
Afinal, é natural um funcionário com pressa por conta do grande volume de trabalho cometer erros simples. Contudo, um erro ao inserir dados pode ser fatal para uma negociação. Portanto, uma boa TI reduz custos e melhora a segurança do trabalho.
A automação é o futuro. Embora o investimento possa ser caro, o ROI é ótimo graças aos seus benefícios de longo prazo.
A TI reduz custos? Ressalvas e soluções
Mesmo por meio da automação, podem ocorrer erros. Com isso, as empresas podem perder o controle das metas se não forem cuidadosas. Felizmente, existem três formas de evitar erros quando se trata de automação total em seu escritório.
Busque recursos de relatório integrados
Existem muitos sistemas em produção que possuem recursos de relatório integrados ao processo automatizado. Ou seja, em intervalos diferentes, você pode fazer com que o programa crie relatórios. Estes permitem controlar os cronogramas, a contabilidade ou qualquer número de informações necessárias.
Crie sinalizadores
A maioria dos sistemas automatizados terá sinalizadores integrados. Ou seja, se você passar do tempo em um projeto ou se os números não corresponderem ao que eram antes, você será notificado. Isso é útil para evitar o problema de o sistema acreditar que há um problema quando não há. Ou seja, a TI reduz custos não só evitando erros humanos. Ela também evita erros do sistema.
Aposte na capacidade de revisão
Se você estiver automatizando tudo, pode ser fácil perder o controle de onde está em um projeto ou como chegou lá. Portanto, revisões integradas em cada ponto de verificação ou período de faturamento são essenciais. Assim, você dá ao seu negócio uma chance melhor de sucesso. Afinal, estará mais bem equipado para encontrar pequenas falhas e corrigi-las no futuro.
Se informe sobre portais de cliente embutidos
Um aumento de sistemas automatizados começou a incorporar portais de clientes. Estes permitem que seu cliente efetue login diretamente e adicione dados por meio de painéis de discussão. Também permite que adicione arquivos necessários para a conclusão de um projeto.
Sim, a TI reduz custos
A TI e seus processos automatizados dão às empresas mais flexibilidade ao trabalhar diretamente com os clientes. Mais precisamente, abriram a porta para um maior envolvimento do cliente e uma comunicação mais clara.
Entretanto, você deve usar a tecnologia da maneira certa. Assim, poderá aproveitar todos os seus benefícios. Afinal, a TI reduz custos empresariais, mas precisa de investimento. Uma forma mais econômica de contar com uma TI especializada é a terceirização. Saiba mais sobre isso e se vale a pena para o seu negócio.
