Os CIOs dos setores público e privado devem explorar as seguintes técnicas de otimização de custos de TI. Especialmente para conseguirem navegar pelas restrições de orçamento em um ambiente de negócios volátil.
Afinal, quando um executivo de negócios pede ao CIO que reduza os custos operacionais, eles avaliam os gastos com TI e os direcionadores de custos. Ou seja, eles calculam como os custos de TI impactam a entrega de serviços de TI, bem como seu efeito nos custos e receitas de negócios. No entanto, eles se esquecem de avaliar seu impacto em outras unidades de negócios (BUs) da organização.
“Os CIOs que fizeram uma otimização de custos de TI de sucesso se uniram a outros executivos C-suite, especialmente ao CFO. Tudo a fim de colaborar nas iniciativas de otimização de custos corporativos”, disse Irma Fabular, analista diretora sênior do Gartner.
Felizmente, os CIOs podem obter economia de custos dentro de TI e em toda a organização. Basta que concentrem as suas iniciativas nessas 10 técnicas de otimização de custos de TI.
Técnica nº 1: Implementar serviços compartilhados
Alguns CIOs aproveitam os serviços compartilhados de TI nas unidades de negócios para gerar economias de escala. Isso é interessante porque a maioria das economias e reduções de custos pode variar de 15% a 20% dos custos do serviço em 18 a 36 meses. Contudo, a maior economia pode chegar a mais de 25%.
Técnica nº 2: Adote uma política que priorize a nuvem, quando apropriado
A opção por uma política que priorize a nuvem e ofereça um espectro de recursos que vão desde infraestrutura como serviço (IaaS) até software como serviço (SaaS). Afinal, muitas organizações dos setores público e privado escolhem serviços em nuvem para aumentar a agilidade, flexibilidade e escalabilidade. No entanto, ao mesmo tempo, elas também experimentam eficiências de custo ao longo do tempo. Portanto, para obter economia de custos, execute uma governança de nuvem estrita ou arrisque ver aumentos nos custos de infraestrutura e aplicativos se a sua governança for fraca.
Técnica nº 3: Consolidar data centers corporativos
Conforme as organizações expandem suas operações, o custo de manutenção de um data center tradicional aumentará. Isso leva algumas organizações de TI a mudar seus data centers para a arquitetura de comutação de data centers. Por meio dos esforços de modernização e consolidação do data center, a economia de custos pode variar entre 10% e 20% do orçamento de um data center.
Técnica nº 4: Racionalizar e padronizar aplicativos corporativos
O portfólio de aplicativos representa uma grande parte do orçamento de TI. Então, os CIOs que padronizam e racionalizam seus portfólios de aplicativos podem reduzir e controlar os custos. Essa prática de otimização de custos de TI pode gerar uma economia entre 15% e 25% do orçamento do aplicativo.
Técnica nº 5: Melhorar as práticas de transparência financeira de TI
Entenda como os serviços de TI estão sendo fornecidos e quais são os custos associados às operações de TI. O Gartner se refere a isso como transparência financeira de TI. Então, trabalhe com os CFOs e o pessoal de finanças para associar as entradas do razão geral (visão baseada em ativos) aos custos técnicos e custos relacionados para serviços de negócios. Afinal, essa transparência nos gastos corporativos de TI permite que você agregue valor aos negócios e consiga a otimização de custos de TI por meio de serviços.
Técnica nº 6: Concentre-se nos gastos do lado da demanda de TI para maior otimização de custos de negócios
Aproximadamente 96% das despesas operacionais da empresa ocorrem fora da TI. Felizmente, isso apresenta oportunidades significativas para reduzir os gastos com TI. Ou seja, em parceria com seus colegas de BU em toda a organização, você pode avaliar os processos de negócios, recursos e capacidade para determinar onde a TI pode melhorar a produtividade, eficiência e eficácia.
Técnica nº 7: Implementar automação de processos robóticos
Aproveite tecnologias como automação de processos robóticos (RPA) e inteligência artificial (AI) para analisar e identificar padrões que podem ser usados para tomar decisões de negócios estratégicas. Afinal, essas tecnologias podem identificar novos insights de dados e automatizar ou aumentar processos que são ineficientes para serem executados por humanos.
Técnica nº 8: Avalie as práticas de gerenciamento de ativos de TI
Os CIOs costumam ignorar os recursos de gerenciamento de ativos. No entanto, esse tipo de supervisão leva ao aumento dos custos operacionais de TI. Então, mude a responsabilidade do gerenciamento de ativos de TI (ITAM) do “rastreamento” de ativos individuais para a governança corporativa de ativos de TI e tecnologia. Afinal, a avaliação das práticas do ITAM pode gerar economia de custos de 10% a 20%.
Técnica nº 9: Avaliar ideias de transformação de negócios digitais
Convide as partes interessadas da empresa a contribuir com otimização de custos ou idéias de aplicação de tecnologia. Portanto, compartilhe todas as economias geradas por essas sessões de geração de ideias com a BU. Então, em seguida, potencialmente inicie um ciclo de reinvestimento contínuo. Afinal, essa parceria pode aumentar a visibilidade dentro dos gastos de TI da BU e mitigar despesas redundantes de TI.
Técnica nº 10: Otimize a força de trabalho
Use os recursos do aplicativo de gerenciamento da força de trabalho, como automação da experiência do gerente ou assistentes virtuais para tarefas rotineiras e comuns para reduzir os custos de pessoal. Ou seja, implemente bots para aumentar as capacidades dos trabalhadores humanos e permitir um ambiente de trabalho mais produtivo.
“Ao determinar qual das 10 principais sugestões você pode iniciar ou continuar a obter economia de custos de curto prazo, considere como você também desejará institucionalizar a otimização de custos de TI como uma disciplina contínua”, diz Fabular.
Como planejar um budget de TI?
O budget de TI visa manter uma empresa tecnologicamente competitiva e capaz de atender o volume de demandas comerciais, além do atendimento aos usuários. Portanto, determiná-lo com base em estimativas sem embasamento nada mais é do que jogar dinheiro fora. Além disso, com um budget bem planejado, a otimização de custos de TI fica ainda mais fácil.
Com isso, existem alguns pontos estratégicos a se considerar ao estabelecer um budget de TI assertivo.
1. Em empresas já estabelecidas e estáveis, o ideal é basear o budget de TI no faturamento do último ano. Dessa forma, o orçamento conseguirá atender a trocar de equipamentos, manutenção e execução de projetos de melhorias.
2. Em empresas que buscam um crescimento anual mais agressivo, o budget de TI precisa ser igualmente agressivo. Afinal, a demanda por novos projetos costuma ser maior.
Ainda assim, planejar o budget de TI pode ser estressante para a maioria dos gestores. Afinal, é preciso equilibrar a pressão entre cortar despesas em algumas áreas e reservar capital para investir em outras.
Com isso em mente, é importante que gestores de TI detenham conhecimentos financeiros, sobre análise de riscos e gestão de pessoas. Isso além de possuir um profundo conhecimento do core business da empresa.
Budget de TI: o que deve ser considerado?
1. Indicadores de desempenho
Independentemente do segmento de atuação, todas as áreas de uma empresa devem ter KPIs estabelecidos. Afinal, esses indicadores de desempenho servem para avaliar a eficiência operacional e estratégica do negócio.
Na área de TI, o gesto pode implementar indicadores mais específicos. Ou seja, KPIs para mensurar o desempenho financeiro e avaliar o custo-benefício da infraestrutura empregada. Entre os pontos dignos de atenção, destacam-se:
- Relação entre investimento e retorno das campanhas de marketing e publicidade;
- Retorno obtido com as novas aplicações;
- Taxas de virtualização e licenças de uso;
- Investimentos em tecnologias e outros recursos similares;
- Custos gerados x custos ideais (estimativa de mercado);
- Receitas e despesas da infraestrutura;
- Receita por usuário e serviço utilizado.
2. Benchmarking
Ao realizar pesquisas de mercado periódicas, um gestor consegue encontrar boas oportunidades de negócio. Por meio da matriz SWOT, por exemplo, é possível identificar o nível de competitividade da empresa, além de definir prioridades, encontrar e eliminar desperdícios.
S – Strengths (Forças)
W – Weaknesses (Fraquezas)
O – Opportunities (Oportunidades)
T – Threats (Ameaças)
Uma vez munido dessas informações, o gestor pode comparar custos e despesas operacionais de TI com outras organizações de mesmo porte.
3. Avaliação do capital humano
Para que o budget de TI definido seja cumprido, é importante contar com os profissionais certos. Afinal, só assim você obterá o nível de otimização de custos de TI desejado. Portanto, o gestor deve garantir que sua equipe tenha as habilidades e conhecimentos necessários para atender às necessidades da função.
Para isso, basta comparar as exigências do cargo com a especialização do colaborador. Se for o caso, o gestor também não deve temer remanejamentos estratégicos. Afinal, dessa forma conseguirá extrair o máximo de potencial possível de cada membro da equipe.
Eventualmente, o gestor poderá identificar a necessidade de investir na formação de algum profissional. No entanto, isso deve ser visto como uma oportunidade e nunca como perda de dinheiro. Essa etapa, inclusive, é essencial na definição de um budget de TI assertivo. Afinal, ela demonstrará o quanto de investimento será necessário para alcançar melhorias na produtividade da empresa.
4. Treinamentos de pessoal
Mesmo que a equipe de TI esteja alinhada às necessidades do negócio, treinamentos periódicos são essenciais. Isso porque é através deles que os profissionais desenvolvem suas competências e se mantém atualizados.
Além disso, treinar pode ser mais barato do que contratar novos profissionais. Essa estratégia também ajuda a reduzir o índice de turnover, já que os funcionários passam a se sentir estimados pela empresa.
5. Equipes com autonomia
Quando a equipe de TI estiver no ponto certo, o gestor pode e deve lhe conferir mais autonomia operacional. Além disso resultar em processos mais fluidos, acontece uma redução dos custos por conta da economia de recursos destinados a cada atividade.
A diminuição dos prazos para a conclusão de tarefas também é um ponto positivo em equipes com mais autonomia.
6. Espaço físico e telecomunicações
Empresas que usam infraestrutura de TI local, como Data Centers, precisam considerar o espaço físico disponível. Afinal, conforme a organização cresce, mais equipamentos serão necessários, incluindo novos servidores.
Contas altas de telefone também costumam ser um problema financeiro nas empresas empresa. Para contornar esse infortúnio, é possível investir em serviços de VoiP. Eles costumam ser gratuitos e ainda funcionam em rede.
No que diz respeito à troca de mensagens internas, é interessante implementar o uso de ferramentas de mensagens instantâneas, a fim de não onerar o servidor de e-mail da empresa. Além disso, essa estratégia traz consigo um ganho significativo no tempo de visualização e resposta de mensagens.
Videoconferências também são ótimas alternativas à reuniões presenciais entre colaboradores de sedes diferentes. Afinal, elas eliminam os custos e tempo com deslocamento de pessoal.
8. Foco em tecnologias
Renovar hardwares e softwares ultrapassados pode refletir em ganhos na produtividade e lucratividade da empresa. Por conta disso, essa prática deve ser incluída no budget de TI. Vale ressaltar que o Software Asset Management (SAM) vem ganhando visibilidade nas organizações. Isso vem acontecendo porque os funcionários das empresas têm ganhado cada vez mais autonomia. Ou seja, eles acabam instalando nos computadores softwares aleatórios que não são contabilizados dentro da TI.
Tanto a infraestrutura de software quanto a de hardware precisam de atenção. Por meio do ROI é possível traçar uma estimativa sobre o impacto provocado por equipamentos desatualizados em médio ou longo prazo.
Vale lembrar que o hardware não precisa ser o mais caro do mercado. Afinal, a necessidade por tecnologia de ponta depende muito da função para a qual cada hardware é destinado.
Em relação aos softwares, cabe ao gestor lidar com os altos custos das licenças de uso. Através de um monitoramento contínuo é possível concluir quais softwares podem ser desabilitados. Dessa forma, dependendo do modelo de licenciamento, o gestor pode economizar com a eliminação de programas obsoletos do seu pacote de serviços.
9. Infraestrutura na nuvem
É fato que uma infraestrutura baseada na nuvem custa menos e traz mais resultados à uma empresa. Ainda assim, empresas que operam na nuvem entendem que a escalabilidade é importante para o desenvolvimento sustentável. Portanto, o budget de TI deve contemplar a necessidade de investimentos em novos recursos e ferramentas.
A cloud computing consiste em um modelo adaptável a qualquer tecnologia e conta com uma série de benefícios. Ela pode maximizar o potencial de sistemas e aplicações. Isso os torna mais flexíveis no atendimento a demandas em crescimento, tal como múltiplos segmentos de mercado.
Para garantir o total controle sobre os gastos com nuvem, basta seguir os passos a seguir:
- Avalie a estratégia de nuvem vigente e se ela atende aos requisitos da empresa;
- Confira a visibilidade de todos os recursos da nuvem por unidades de negócios;
- Conheça as pessoas envolvidas na utilização da nuvem;
- Determine, junto a elas, o processo e soluções que serão utilizados para gerenciar o orçamento da nuvem;
- Estipule responsáveis para cada recurso da nuvem;
- Embora distintos, deve-se agrupar os responsáveis em uma unidade de negócios para que o acompanhamento orçamentário seja facilitado.
10. Invista na terceirização de TI
Além de passar a trabalhar na nuvem, investir na terceirização de TI é uma tendência em ascensão. Isso porque essa estratégia permite à empresa transferir processos operacionais para especialistas. Com isso, obtém-se resultados melhores com investimentos mais baixos, além de um bom nível de otimização de custos de TI.
Afinal, tarefas como monitoramento, planejamento, controle e melhorias podem ser facilmente realizados por uma empresa de TI terceirizada. Ao delegar essas funções, além de qualidade e economia, a empresa libera seu próprio pessoal para exercer funções de cunho estratégico para o negócio.
Embora esses aspectos sejam relevantes na hora de determinar o budget de TI, é importante lembrar que cada caso é um caso. Ou seja, cada empresa deve tomar decisões baseadas na realidade de seu negócio, mesmo que isso vá na contracorrente do mercado.
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