Siga estas etapas para garantir que seu processo de planejamento estratégico seja funcional, produtivo, adaptável e vinculado aos objetivos da empresa. Afinal, os pivôs nos planos estratégicos agora acontecem com frequência cada vez maior, e os líderes funcionais devem acompanhar. Portanto, é fundamental criar e comunicar um plano de ação claro que declare onde a função está atualmente, onde precisa estar, como chegar lá e como você medirá o progresso.
No entanto, mesmo depois que o plano estratégico for adotado, revise-o regularmente para garantir que ele permaneça válido. Então, adapte-se conforme necessário para mudar os cenários e as condições de negócios.
76% dos líderes de estratégia corporativa dizem que pivôs significativos nos planos estratégicos agora acontecem com frequência cada vez maior. Embora os líderes funcionais nunca devam desenvolver planos estratégicos no vácuo, as disrupções de hoje – da inflação de preços e salários aos riscos relacionados à invasão da Ucrânia pela Rússia – tornam especialmente crítico que o planejamento estratégico funcional leve em conta uma variedade de cenários e sejam capazes de mudar com pivôs na estratégia empresarial.
“A chave é seguir alguns princípios-chave de qualquer processo de planejamento estratégico – seja nos níveis corporativo, de unidade de negócios ou funcional”, diz Marc Kelly, vice-presidente do Gartner. “Elimine tudo o que não é necessário e suficiente para comunicar uma estratégia eficaz.”
Comprometa-se a ter uma visão estratégica
Antes mesmo de iniciar seu processo de planejamento estratégico funcional, comprometa-se a manter uma mentalidade estratégica. Portanto, não se deixe seduzir pelo curto prazo, planos de execução tática e outras atividades de check-the-box. Afinal, com demasiada frequência, as preocupações com o cumprimento de metas de curto prazo, o medo do fracasso e a preocupação com questões operacionais superam a aspiração.
Esse princípio se aplica à sua mentalidade sobre gerenciamento de custos e orçamento. Então, comprometa-se com uma abordagem estratégica onde e quando você decidir quais iniciativas seguir e financiar.
Visualize a arquitetura de custos de sua função através da lente do valor comercial e veja a otimização de custos como uma disciplina contínua focada em direcionar recursos (tempo, recursos e orçamento) para iniciativas de crescimento diferenciadas, como a digitalização. Seja claro sobre as melhores abordagens orçamentárias para as necessidades de sua função, considerando que tipo de orçamento orientado a propósitos melhor suporta a execução de sua estratégia.
Adote uma abordagem metódica passo-a-passo
Os melhores planos funcionais identificam iniciativas selecionadas que impulsionarão as ambições da empresa e comprometerão a capacidade (tempo, orçamento, talento e tecnologia) necessária para executar com sucesso. Essas nove etapas fornecem um guia pelo qual os líderes funcionais podem garantir uma abordagem rigorosa ao planejamento, por mais adaptável que seja a estratégia de sua empresa.
Etapa 1: descreva as expectativas
Defina claramente o contexto empresarial e de negócios com antecedência para todas as partes interessadas para evitar que gerentes e executivos se entendam mal e atrapalhem o processo.
Descreva para sua função as responsabilidades, cronogramas de processos e resultados esperados para cada participante. Especialmente nos casos em que os processos de planejamento estratégico funcional e orçamento cruzam as funções. Então, identifique quais partes interessadas irão aprovar sua estratégia e planos de orçamento.
Etapa 2: verificar o contexto comercial
Confirme:
Missão empresarial, que define a razão de ser da sua organização e os objetivos que ela buscará continuamente.
Exemplo 1: A missão de um fabricante de carros elétricos “acelerar a transição do mundo para a energia sustentável” reflete seu compromisso absoluto em avançar para práticas sustentáveis e lembra aos funcionários o propósito mais amplo da empresa.
Visão empresarial, que incorpora as aspirações abstratas, mas realistas da organização, incluindo valores, princípios e crenças subjacentes que apoiam seus processos de tomada de decisão.
Exemplo 2: A visão de uma empresa aeroespacial de “ser a principal empresa internacional de defesa, aeroespacial e segurança” é realista e mais atraente do que o status quo. É direcional e focado.
Então, certifique-se de que os funcionários de sua função saibam como a missão e a visão se aplicam ao seu trabalho específico. Seja claro qual impacto as prioridades, desafios e pivôs de negócios terão nos imperativos, oportunidades, riscos e prioridades de sua função.
Passo 3: Defina metas e objetivos para um planejamento estratégico funcional
A estratégia empresarial traduz as aspirações de negócios em:
Objetivos: Empreendimentos individuais ou combinados que, quando alcançados, geram valor diferenciado no longo prazo.
Exemplo: Tornar-se o maior fornecedor de eletricidade renovável da Europa.
Objetivos: Etapas discretas e mensuráveis que descrevem como você alcançará uma meta específica (consulte a etapa 4 para as ações necessárias para isso).
Exemplo: Aumentar a capacidade eólica em 200% em três anos com 10 novos parques eólicos em cinco regiões da Europa.
Uma vez claro sobre o plano empresarial, você pode avaliar o estado atual de suas atividades funcionais, identificar o estado futuro e definir metas e objetivos de acordo.
Passo 4: Desenvolva um plano de ação
Este é o estágio em que você faz sua avaliação geral de metas e objetivos e os traduz em etapas de ação detalhadas com responsabilidades atribuídas. Esse plano de ação para planejamento estratégico funcional deve ser um documento formal que resume a sequência de etapas ou iniciativas necessárias para atingir um objetivo. Esta é a principal fonte de informação sobre como você executará, monitorará, controlará e fechará os objetivos.
No entanto, os planos de ação estão sujeitos a alterações à medida que ocorrem eventos surpresa. Portanto, esteja preparado para responder com uma estratégia adaptativa.
Etapa 5: avalie suas capacidades
Identifique os principais recursos funcionais necessários para executar seu plano de ação. Peça aos parceiros de negócios para avaliar como eles percebem os pontos fortes e fracos de sua função. Sua avaliação e a de seus parceiros de negócios devem estar amplamente alinhadas. Independentemente disso, gere uma lista priorizada de recursos funcionais para reforçar ou lacunas a serem preenchidas como resultado de suas descobertas.
Etapa 6: definir medidas e métricas
Os termos medida e métrica são frequentemente usados de forma intercambiável, mas são diferentes.
Uma medida é um resultado comercial observável (por exemplo, o envolvimento dos funcionários). As medidas permitem que você avalie a eficácia de seus planos de ação. Concorde com eles com antecedência para evitar vieses de denúncia.
Uma métrica descreve os dados reais coletados para quantificar a medida (digamos, porcentagem de funcionários “satisfeitos” de acordo com uma pesquisa anual).
Portanto, certifique-se de que as medidas e métricas sejam completas o suficiente para levar em conta uma série de variáveis. Por exemplo, não use apenas a satisfação do cliente para medir o engajamento. Acompanhe também fatores críticos, como esforço discricionário e intenção de permanecer.
Passo 7: Coloque sua estratégia em uma – sim, uma – página
Declare de forma simples e clara os elementos-chave do seu planejamento estratégico funcional: onde está a organização funcional, para onde está indo e como chegará ao estado futuro.
Capture uma visão geral em uma única página que comunique como você está agregando valor hoje e demonstre como você planeja impactar os negócios no próximo ano. Inclua uma declaração de estratégia, uma descrição antes e depois do estado de sua função, uma ou duas premissas críticas que sustentam a estratégia e cinco a sete iniciativas necessárias para atender aos objetivos funcionais estabelecidos para apoiar as metas de negócios.
Etapa 8: conduzir o plano para casa
Faça isso evangelizando os objetivos e a estratégia em toda a sua função e empresa. O modelo de estratégia de uma página é uma ferramenta útil, pois facilita o consumo do plano para outras pessoas. Contudo, você ainda precisará de um processo deliberado para comunicar o plano – e garantir que os principais públicos entendam e concordem com ele.
Você deve desenvolver uma mensagem clara e consistente. Afinal, a intenção é que ela impulsione a adesão e o comprometimento entre a liderança funcional e o engajamento e a motivação da força de trabalho, com todas as partes interessadas claras sobre como suas prioridades estão mudando e por quê.
Passo 9: Prepare-se para responder à mudança
Uma vez que o planejamento estratégico funcional é adotado e compartilhado, é fundamental medir o progresso em relação aos objetivos. Ou seja, revisitar e monitorar o plano para garantir que ele permaneça válido e adaptar a estratégia à medida que as condições de negócios mudam.
Para fazer isso:
- Monitore os gatilhos para acompanhar a eficácia do plano estratégico.
- Cancele projetos com baixo desempenho rapidamente.
- Acompanhe e valide suposições periodicamente.
Por fim, certifique-se de ter um plano de ação acordado para etapas específicas a serem tomadas ou decisões a serem tomadas para aumentar as chances de sucesso quando o monitoramento acionar um alarme.
