Veja como gerenciar a pressão para reduzir os custos de TI no curto prazo sem prejudicar sua organização no médio e longo prazo.
Em meio à inflação e à ameaça de recessão, muitas organizações enfrentam demandas por reduções de custos de curto prazo, mesmo que planejem implantar tecnologia em longo prazo para reduzir de forma sustentável o custo de fazer negócios e criar uma vantagem competitiva. A questão para os CIOs é como cortar custos e, ao mesmo tempo, causar o menor dano à saúde de médio e longo prazo dos negócios.
“O Gartner recomenda que as organizações adotem uma abordagem estruturada e programática para o gerenciamento de custos”, diz Chris Ganly, VP Analyst do Gartner. “Afinal, as pesquisas mostram que as organizações que continuam a investir estrategicamente em tempos difíceis têm maior probabilidade de emergir como líderes. Mas às vezes, tempos difíceis exigem ações difíceis.”
A pesquisa do Gartner mostra que, embora a maioria dos CFOs tenha confiado em estratégias focadas em preços para compensar a inflação, 39% se concentrarão no corte de custos se a inflação permanecer persistentemente alta no 4T22. Isso logo se transformará em demandas explícitas de corte rápido de custos.
“Apesar da urgência e da pressão, pare e lembre-se de que há pouco valor em cortar ou interromper projetos ou serviços onde os custos já foram gastos ou incorridos”, diz Ganly. “Além disso, você prejudicará a capacidade da organização de acelerar quando as condições melhorarem se você cortar áreas em que já investiu ou está pronto para entregar – e em iniciativas importantes que não podem ser facilmente reiniciadas.”
10 regras para uma reduzir os custos de TI rapidamente
Avalie suas opções de redução de custos de TI com essas regras em mente.
Nº 1: Impacto imediato alvo
Elimine, reduza ou suspenda itens que causarão impacto em semanas ou meses, não em anos. Por exemplo, direcione as despesas que são incorridas e pagas mensalmente ou trimestralmente com base no pagamento conforme o uso, em vez de anualmente.
Nº 2: Reduza, não congele
Concentre-se em custos que podem realmente ser reduzidos ou eliminados. Você não quer simplesmente congelar os custos do período atual apenas para que eles reapareçam mais tarde.
Nº 3: O dinheiro é rei
Itens de destino que terão um impacto real de caixa na demonstração de lucros e perdas, em vez de itens não monetários, como depreciação ou amortização. Por exemplo, a economia de custos em serviços em nuvem tem um impacto real no caixa, em vez de reduzir licenças de software no local ou ativos próprios, como hardware. A venda e o leasing de ativos também podem proporcionar economias reais de dinheiro.
Nº 4: Planeje fazer isso uma vez
A maioria das organizações não corta profundamente o suficiente na primeira vez, o que significa que muitas vezes precisam revisar os custos e fazê-lo novamente. Isso cria um ciclo destrutivo e improdutivo de incerteza, esforço e perda de produtividade. Isso é particularmente relevante para cortes de pessoal, onde os ciclos de reduções contínuas podem ser especialmente perigosos.
Nº 5: Inspecione cuidadosamente as contas
Trabalhe com seu parceiro financeiro para obter uma visão sólida dos detalhes no nível das despesas, como contas de despesas e contas-chave do balanço patrimonial, incluindo provisões de despesas e pagamentos antecipados. Use essa visualização para identificar reduções de caixa específicas que terão impacto imediato.
Nº 6: Meta de despesas não gastas e não comprometidas
A menos que os pagamentos (ou compromissos) possam ser recuperados ou os pagamentos antecipados devolvidos, o impacto mais imediato será nos pagamentos não gastos ou não comprometidos. Avaliar contratos para renegociação e cláusulas de rescisão.
Nº 7: Endereço de capital
Normalmente, as despesas operacionais (opex) são as mais fáceis de impactar, mas as despesas de capital (capex) também podem ser reduzidas. Os dados de métricas chave de TI do Gartner mostram que 25% do orçamento médio de TI é gasto em capital, portanto, certifique-se de que toda a gama de gastos de TI seja considerada para reduções rápidas.
Nº 8: Os custos irrecuperáveis são irrelevantes
Quando se trata de economizar dinheiro, costuma-se dizer que “custos irrecuperáveis são irrelevantes”, o que significa que os gastos futuros devem ser considerados sem relação com gastos passados ou “custos irrecuperáveis”. Do ponto de vista da rápida redução de custos, isso é verdade, mas ainda vale a pena considerar se a economia será maior do que os benefícios que podem e serão entregues com a continuidade.
Nº 9: Aborde custos discricionários e não discricionários
Gastos discricionários, como para novos projetos, recursos ou serviços adicionais, geralmente são um lugar aparentemente mais fácil de cortar. No entanto, mesmo despesas não discricionárias de “administrar os negócios”, como infraestrutura e operações de TI, podem ser cortadas reduzindo o uso ou os níveis de serviço.
Nº 10: Enfrente os custos variáveis e fixos
Os custos fixos são despesas que permanecem constantes, independentemente da atividade ou volume, como aluguel de escritório, assinaturas e folha de pagamento. Para custos fixos, concentre-se na eliminação. Os custos variáveis mudam com a atividade ou volume, por exemplo, telecomunicações, empreiteiros e consumíveis. Para custos variáveis, concentre-se tanto na redução quanto na eliminação.
Resumidamente:
39% dos CFOs entrevistados em maio disseram que iriam reduzir os custos com TI se a inflação alta persistisse. A ameaça contínua de recessão só aumentará a pressão para reduzir os gastos.
As demandas para reduzir os custos de TI podem parecer urgentes, no entanto, faça uma pausa longa o suficiente para identificar o que causará impacto no curto prazo e o que pode prejudicar o negócio no longo prazo.
Seguir estas 10 regras ajudará você a reduzir os custos de TI de forma rápida e produtiva.
Priorize as principais iniciativas de otimização de custos para sua função de TI
As organizações que seguem um programa estruturado de otimização de custos são mais propensas a acessar mais financiamento e demonstrar o valor de seus investimentos. Essa é uma forma segura e inteligente de reduzir os custos com a TI.
Então, use esta estrutura para:
- Crie uma lista priorizada de suas oportunidades de otimização de custos mais promissoras
- Avalie o nível de impacto de seus planos de custo nos principais fatores/critérios de decisão
- Avaliar os trade-offs entre os benefícios, custos, riscos e viabilidade de diferentes iniciativas de controle de custos
- Mapeie as reduções de custos em uma grade simples para mostrar as compensações e ajudar a construir a adesão à sua estratégia de redução de custos
Entendendo a diferença entre um investimento e uma despesa
Qual é a diferença entre um investimento e uma despesa? A diferença é simples: um começará a pagar de volta e o outro será um dreno de seus recursos.
Ver todos os gastos como investimentos em vez de despesas ajudará a orientar melhores decisões. Digamos que você precise de uma nova copiadora. Você precisa que seja o modelo top de linha de $ 8.000+? Deseja comprá-lo à vista, fazer pagamentos ou arrendar? Você tem que equilibrar os custos iniciais e contínuos com o retorno. Quanto você tem que gastar para obter a funcionalidade que você precisa? E qual a melhor forma de obtê-lo? Você está fazendo um investimento na máquina de que precisa ou está incorrendo em despesas adicionando recursos supérfluos ou condições de propriedade ou leasing desvantajosas?
Essa mesma linha de questionamento se aplica a móveis de escritório, computação em nuvem versus servidores internos, computadores, pessoas. Seus jogadores A não têm medo de desafiar suas suposições e ideias. Eles ajudarão a informar essas decisões, dizendo que você está desperdiçando dinheiro – ou que está sendo um mesquinho.
Muito poucos itens são despesas diretas. Se são, por que você está gastando o dinheiro? Aqui está um exemplo: digamos que eu esteja pagando por mala direta e ela esteja gerando apenas 1% dos meus leads. Neste ponto, não é um investimento. Quando não está se pagando, torna-se uma despesa – uma que eu deveria tirar dos livros. Há um melhor uso desses recursos, um investimento que pode ser feito em vez de uma despesa que tem que ser paga. E essa é uma maneira inteligente de reduzir custos de TI na empresa.
O investimento mais importante
O investimento mais importante que você fará é nas pessoas. Quando a gente fica barato aqui, o negócio sofre. Os CEOs tendem a deixar a bola cair, perguntando a si mesmos: “Quanto custará contratar essa pessoa?” O empregado, então, torna-se uma despesa. O que devemos perguntar é: “Quanto vale essa pessoa?” Enquanto estamos nisso, o que valemos? Que tipo de investimento podemos fazer em nossa própria liderança e desenvolver que beneficie nossas carreiras e nossas organizações?
A vantagem – o investimento – é que você ganhará mais dinheiro, tomará melhores decisões e administrará um negócio mais bem-sucedido. Aqui está outro exemplo: e se você gastasse US$ 20.000 por ano para ter um conselho consultivo? Essa é uma despesa significativa, mas não é uma despesa. Por US$ 20.000, ou cerca de duas máquinas copiadoras e meia, esse conselho consultivo pode impedir que você cometa um erro de US$ 200.000.
Reduza suas despesas e coloque seu dinheiro em lugares – e pessoas – que impulsionarão seus negócios. Um investimento em A-players, em um conselho consultivo ou grupo de pares, ou até mesmo um bom sistema de computação em nuvem ou outros ativos irá reembolsar seus negócios e ajudar a atingir os principais objetivos. Se não, são despesas que você pode prescindir.
Em tempos econômicos difíceis como o que estamos enfrentando atualmente, o mantra difundido e prudente é economizar dinheiro, agachar-se, reduzir despesas e de alguma forma sobreviver até que tempos melhores cheguem. Mas então que despesas se deve cortar? Onde os custos devem ser reduzidos? Reduzir os custos de TI ajuda? Os investimentos devem ser interrompidos?
O que considerar ao reduzir custos de TI?
Para responder a essas perguntas, é importante entender as diferenças entre os termos. Semântica à parte, a compreensão dos termos também ajudará a decidir onde salvar e onde não. Vamos dar um exemplo simples.
Sua empresa decide participar de um evento de um dia inteiro para o qual 500 amostras de seu produto são adquiridas por Rs 5L. No entanto, apenas 400 amostras foram entregues, pois apenas 400 clientes compareceram, restando 100 amostras que poderão ser utilizadas para outro evento no próximo mês. Os custos incorridos por sua empresa são, portanto, Rs 5L, enquanto Rs 4L foram as despesas para o evento e as 100 amostras não utilizadas no valor de Rs 1L são ativos.
Despesas, portanto, significam um custo que foi incorrido durante a realização de atividades geradoras de receita. Um custo pode ou não ser uma despesa, por exemplo, no caso de um terreno que sua empresa adquire, pois o terreno não é usado e depreciado. Os computadores adquiridos por sua empresa serão inicialmente registrados como ativos no balanço patrimonial, enquanto seus custos a cada ano se tornam despesas de depreciação na demonstração de lucros e perdas à medida que são usados na geração de receitas.
Custos de tecnologia
Os custos de tecnologia devem ser tratados como um ativo (capitalizado) ou devem ser despesas à medida que os custos são incorridos? Investimentos e ativos são os custos que se espera que resultem em receitas ao longo de um período de tempo futuro. Contudo, isso depende da natureza dos negócios da empresa e da importância do desenvolvimento da tecnologia para receitas futuras. Para uma empresa de software que cria IP de software, a tecnologia pode ser amplamente capitalizada. Já os custos de vendas, por exemplo, são geralmente tratados como despesas, uma vez que o impacto na receita é sentido no exercício.
No entanto, os custos de marketing são mais difíceis de separar entre um investimento e uma despesa. Mais uma vez, a natureza do negócio desempenha um papel. Por exemplo, se a empresa está no ramo de desenvolvimento e criação de marcas, uma parcela significativa dos custos de marketing pode ser tratada como investimentos, enquanto para outras empresas, eles podem ser tratados como despesas, pois os resultados podem ser esperados dentro do ano. Em uma empresa de consultoria de gestão, o maior custo é o custo com pessoas. No entanto, sua propriedade intelectual (patentes, know-how, processos) são seus ativos e a administração precisa decidir quanto investirá no crescimento de sua propriedade intelectual com base na avaliação de sua capacidade de geração de receita ao longo de um período de tempo.
Trabalhando de forma inteligente
Então, nesses tempos difíceis, o que uma startup deve fazer para reduzir custos de TI e em outras áreas? Como o primeiro objetivo é economizar caixa, é importante incorrer apenas nos custos que podem ser contabilizados como despesa contra as receitas. Se houver ativos existentes, é hora de tirar o pó desses ativos e fazê-los suar para gerar receitas.
Muitas empresas falam que seus funcionários são seus maiores ativos, então não deveria ser uma surpresa se fazer com que esses ativos trabalhem mais, por mais tempo e de forma mais inteligente para gerar mais receitas é uma maneira de fazer “ativos suar!” Apesar de seus melhores esforços, se não houver visibilidade das receitas no futuro previsível, as empresas perdem seus ativos. A perda de ativos pode significar a venda de ativos físicos (edifícios e terrenos) para gerar dinheiro ou liberar ativos de pessoas, pois as empresas não podem continuar incorrendo em custos se estes não puderem ser deduzidos das receitas.
Como é óbvio, são necessárias sérias considerações e julgamentos para se chegar a conclusões sobre considerar os custos como investimentos ou despesas e para estimar como e quando as receitas podem ser realizadas. A deturpação ou classificação errônea pode levar a demonstrações financeiras imprecisas e a outros problemas muito sérios, como destacou o recente caso Satyam.
Outra forma de reduzir custos com TI com inteligência sem colocar em risco a qualidade da área é a terceirização de TI.
O que é a terceirização de TI?
A terceirização da TI, também conhecida como Outsourcing, consiste na contratação de fornecedores externos para executar várias funções de TI, como atendimento aos usuários, gestão de servidores, segurança da informação, operações de data center, manutenção e desenvolvimento de aplicativos, recuperação de desastres e gerenciamento e operações de rede. Ou seja, o Outsourcing de TI tem por finalidade transferir as tarefas e promover melhorias em tecnologia para a empresa contratante, atuando na contratação de profissionais capacitados e garantindo a resolução de problemas full time. Os fornecedores podem ser profissionais de TI individuais, empresas de consultoria, empresas de alocação de profissionais, provedores de serviço completo e empresas de CPA.
Quais são os benefícios da terceirização pra reduzir os custos de TI?
O Outsourcing de TI oferece às empresas a capacidade de se concentrar em competências essenciais, acessar tecnologia de ponta e aumentar a flexibilidade e economia de custos. Por esse motivo, a terceirização em TI é uma das principais apostas adotadas por quem pretende reduzir o gasto com a gestão de TI e aumentar a capacidade operacional de toda a empresa. Isso porque a infraestrutura de TI é um dos aspectos mais importantes da cadeia operacional e seu bom funcionamento infere diretamente na capacidade da empresa:
- Atender aos seus clientes;
- Criar serviços mais inovadores;
- Ter um nível de eficiência maior.
É importante que o gestor de TI (link para matéria sobre gestor de TI) saiba otimizar todos os recursos e buscar formas mais econômicas de manter equipamentos de alta performance acessíveis no ambiente corporativo.
Ao terceirizar o investimento em novos equipamentos por meio do Outsourcing, a empresa também consegue:
- Flexibilizar as suas rotinas;
- Ampliar a sua capacidade de resposta às demandas do mercado;
- Tornar os seus serviços mais escaláveis.
- Obter ganhos financeiros diretos
- Contar com tecnologia de ponta e atualização tecnológica
Diferenciais da Infonova
A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria.
BACKUP
Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento.
VALOR FINANCEIRO
O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo.
LIBERAÇÃO DO RH
O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa.
FLEXIBILIDADE – HUB DE TECNOLOGIA
A Infonova não faz só Infra, ela pode fazer de tudo. Na verdade, para alguns clientes que não podem resolver algumas questões diretamente, a Infonova atua como Hub, indo para o mercado, encontrando parceiros e fornecedores e interagindo com eles. Esses serviços incluem áreas diversas, como:
- Ar condicionado;
- Outsourcing de impressão;
- Links de internet;
- Compra de materiais e mais.
ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES
A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes.
RETENÇÃO DE COLABORADORES
Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa.
LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES
Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro.
NÃO TEM MULTA DE CONTRATO
A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado.
PODE PARAR QUANDO QUISER
Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.
CONTINUAMOS AMIGOS
Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria.
DORMIR TRANQUILO
Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.
