À medida que as empresas dependem cada vez mais da tecnologia para melhorar a produtividade e a eficiência, muitas empresas enfrentam desafios no gerenciamento de suas despesas com tecnologia. Saber como economizar em TI se tornou fundamental em empresas de todos os portes.
Contudo, embora gastar nas ferramentas de tecnologia certas forneça um ROI sólido, algumas empresas podem estar gastando demais em certas áreas, negligenciando outros aspectos críticos.
Para obter o máximo impacto com o orçamento disponível, é importante que as empresas entendam quais tecnologias são, ou não, essenciais para o local de trabalho moderno.
Como as decisões de gastos com tecnologia são influenciadas?
O ritmo das mudanças no mundo digital de hoje é implacável. À medida que a tecnologia continua a avançar, também aumenta a frequência com que as organizações buscam maneiras de melhorar suas operações comerciais e aproveitar novas oportunidades, alavancando melhor os investimentos em TI desde o início.
Tudo isso, enquanto se mantêm cientes do que mais pode estar surgindo no pipeline ou nas principais tendências às quais devem prestar atenção.
As organizações estão respondendo dobrando seus esforços de transformação digital, mas crises econômicas constantes tornam difícil para elas não apenas acelerar essas mudanças.
Independentemente dos desafios que as empresas enfrentaram e ainda enfrentam devido, há uma resistência contra os aspectos negativos. Mesmo que as empresas demonstrem resiliência por meio de estratégias acionáveis que incluem o ajuste do orçamento da empresa para realocar mais fundos para gastos com TI do que nos anos anteriores.
Serviços de comunicação e serviços de TI são os segmentos em que as empresas mais investiram ao longo dos anos, seguidos por dispositivos, software empresarial e sistemas de data center.
Essa tendência de gastos é, claro, bastante compreensível, já que serviços de comunicação e TI compõem todos os serviços e ferramentas dos quais as empresas dependem para operações comerciais tranquilas.
Por que as empresas acabam gastando demais em tecnologia
O que impulsiona essa oferta agressiva para alimentar mais investimentos em tecnologia? E, especialmente, quando muitas dessas decisões precipitadas para inflar o orçamento de tecnologia levam as empresas que já estão lutando com desafios financeiros a mais obstáculos e, possivelmente, dívidas crescentes.
Sim, a tecnologia se tornou parte integrante da vida humana moderna, mas não é isenta de falhas. As empresas estão sempre se esforçando para acompanhar as últimas tendências tecnológicas apenas para acabar gastando demais no que acreditam que os consumidores estão procurando.
E, infelizmente, isso pode levá-las a buracos de coelho enquanto tentam desesperadamente consertar seus erros antes que muito tempo passe e a lucratividade seja perdida para sempre.
Alguns especialistas são da opinião de que as empresas que não conseguem seguir e aplicar métricas de negócios como um fator determinante em suas decisões de orçamento se enquadram na categoria em que acabam desperdiçando dinheiro.
Em vez de seguir a abordagem lógica, elas parecem ser influenciadas por sugestões propostas a elas pelas pessoas. Quando a carga de trabalho não é muito intensa, eles podem se safar com um pouco de extensão em seus investimentos em tecnologia.
Mas, assim que projetos complexos começam a exigir mais do que a nova tecnologia pode resolver, é quando eles percebem que podem ter ultrapassado seus limites em suas decisões de orçamento. E não há como fazer isso sem afetar outras partes de seu plano de continuidade de negócios.
Também pode ser frustrante quando eles não entendem bem como tudo funciona, ou se há certos recursos não incluídos na solução. Isso, surpreendentemente, pode fazer mais sentido para os usuários e pode até resolver seus problemas melhor do que qualquer outra coisa.
No entanto, uma coisa permanece constante: eles sempre buscarão novas ferramentas, não importa quanto tempo leve, devido à pressão de um ambiente de trabalho cada vez mais pressionado.
Maiores erros de investimento em tecnologia que as empresas cometem
Se você não quer estar entre aqueles que desperdiçam dinheiro em investimentos desnecessários em tecnologia, aqui estão alguns dos erros comuns que você deve evitar.
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Gastos excessivos na nuvem
Isso pode parecer bastante óbvio, mas a maioria das empresas hoje está investindo na nuvem devido às muitas vantagens que elas parecem oferecer às empresas, incluindo a redução dos custos de infraestrutura de servidor e armazenamento no local.
A discussão local versus nuvem não é nova e, nessas circunstâncias, só ganha impulso renovado, como você descobrirá quando tiver que decidir entre os dois.
Quer você saiba ou não, sua empresa pode estar gastando muito em serviços de nuvem. Empresas sem uma visão clara de como gerenciar e supervisionar os investimentos em nuvem podem acabar gastando demais em até 40%.
De acordo com o Relatório State of the Cloud, da Flexera, 37% das organizações admitiram fazer investimentos anuais em TI que ultrapassam US$ 12 milhões, enquanto 80% delas revelaram que seu investimento anual em nuvem ultrapassa US$ 1,2 milhão.
Mesmo um número considerável de pequenas e médias empresas (PMEs), 53% para ser preciso, estão gastando mais de US$ 1,2 milhão por ano em nuvem, um crescimento de 15% em relação ao valor do ano anterior.
O desperdício de gastos com nuvem devido a práticas de gerenciamento ruins que subestimam ou negligenciam a quantidade de recursos que estão sendo usados (especialmente quando você considera todos os aspectos, como manutenção) é uma das maiores áreas de preocupação.
Como contramedida, as organizações passaram a priorizar a otimização do uso da nuvem e a migração para a nuvem de suas cargas de trabalho.
Outra área em que as organizações são conhecidas por errar é mover todos os seus ativos on-line sem modificá-los para se ajustar à nuvem.
Por que isso é um problema? Se o software não for modificado, ele pode ser executado o tempo todo e usar recursos da nuvem desnecessariamente, aumentando os custos de uso.
O software na nuvem é diferente do que no seu computador. Você não pode simplesmente iniciar um aplicativo e deixá-lo em execução sempre que quiser. Recursos como memória ou poder de processamento são alocados conforme necessário, então não há necessidade de sobrecarga desnecessária.
Isso pode acontecer com qualquer coisa, desde ferramentas de colaboração simples até sistemas de ponta que podem encher seu armazenamento em nuvem sem você saber, porque na nuvem essas ferramentas serão iniciadas e executadas por padrão se você não modificar as configurações.
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Construir software personalizado em vez de comprar pronto
Esse é um erro que pode ser um pouco difícil de evitar, especialmente se você administra um negócio que abrange várias funções e operações comerciais, exigindo um conjunto diferente de soluções que as ferramentas típicas prontas podem não ser capazes de fornecer.
Como todos sabemos, softwares prontos são ferramentas prontas para uso que são construídas com recursos que podem oferecer soluções equilibradas para os problemas mais comuns.
Isso pode funcionar para um número considerável de empresas, mas não para todas. Porque nem toda organização tem a sorte de sofrer com problemas comuns, não é?
Softwares personalizados são únicos porque são adaptados para atender às necessidades e resolver desafios específicos que uma organização pode estar enfrentando.
Isso significa que não há dois aplicativos personalizados exatamente iguais, o que também os destaca entre outros tipos de aplicativos comerciais oferecidos no mercado atual.
Há também outro cenário em que as organizações simplesmente personalizam um software já existente para atender a novos requisitos ou desafios. Tanto a personalização adicional quanto a criação completa do zero podem ser feitas internamente (caso a organização tenha recursos tecnológicos sólidos) ou terceirizadas para uma agência de desenvolvimento de software.
Construir software personalizado do zero pode gerar custos enormes, milhares de dólares para uma estimativa. Sem mencionar o longo tempo de desenvolvimento, que pode muito bem chegar a vários meses, incorrendo em custos de execução de contratação de desenvolvedores de software que estão atribuindo todas as mãos no convés, caso você tenha sua própria equipe de tecnologia interna.
Além do fator principal de que você não terá controle sobre um software pronto para uso, existem pacotes de software e ferramentas inovadores disponíveis hoje em dia que vêm com ótimo suporte técnico e opções de atualização que ainda seriam muito mais baratas do que construir um software personalizado.
Além disso, o software pronto para uso está disponível imediatamente para você usar, ao contrário de esperar pelo desenvolvimento personalizado. E você não teria que contratar vários desenvolvedores para usá-lo, reduzindo assim os custos adicionais que seriam gastos com mais funcionários.
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Continuando com tecnologia desatualizada
O fardo dessa decisão ruim definitivamente recai sobre os CIOs de organizações que deveriam saber que não devem ignorar a mudança com o tempo. Quer dizer, precisamos deixar mais claro que a tecnologia não para de avançar?
Basta pegar o minúsculo exemplo dos seus celulares. Você já viu um deles funcionando da mesma forma depois de três anos? E estamos falando de software empresarial aqui.
O maior risco de executar software antigo e desatualizado é, sem dúvida, a vulnerabilidade a ameaças de segurança que incluem violação de dados. De acordo com o Relatório Anual de Violação de Dados, do Identity Theft Resource Center, o “número de comprometimentos de dados registrados em 2021 foi 23% maior do que o recorde anterior”.
Estamos falando de milhões de dólares em dados que são eliminados simplesmente porque a mudança para uma nova tecnologia ou o investimento em atualizações não parece uma medida econômica para algumas empresas. Por mais grave que seja a ameaça, a violação de dados não é o único risco que você pode correr ao usar tecnologia desatualizada.
Sistemas operacionais (SO) desatualizados, computadores/laptops antigos que congelam ou não funcionam corretamente e manutenção irregular podem levar a funcionários frustrados, moral baixa e, por fim, menor taxa de produtividade. Em outras palavras, você acabará perdendo mais do que acha que economizou.
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Interpretar mal as necessidades do cliente
Pensar que você sabe o que seu cliente precisa mais do que ele é o que leva as empresas a desperdiçar dinheiro em tecnologias que acabam gerando resultados de zero a insignificantes.
Sem perguntar aos seus clientes primeiro se eles gostariam de se beneficiar ou utilizar alguma tecnologia que você deseja implementar em sua loja de comércio eletrônico, por exemplo, e gastar milhares de dólares nessa tecnologia pode ser um erro que custaria não apenas dinheiro, mas um tempo precioso para consertar esse erro.
A inovação digital é ótima, mas apenas quando você sabe e tem certeza de que a nova tecnologia resultará em maior taxa de conversão, melhor desempenho, engajamento do cliente e assim por diante.
Infelizmente, o excesso de confiança e a recusa flagrante de investir tempo em pesquisa de clientes custaram e continuarão custando às organizações que cometem esse erro simples.
Por que você deve parar de gastar em tecnologia e racionalizá-la
A pilha de tecnologia pode estar silenciosamente tomando mais do seu tempo, energia e dinheiro do que você imagina. Pode estar tornando seu negócio menos eficiente com os recursos que lhe restam para objetivos comerciais essenciais, como crescimento de vendas ou suporte ao cliente. Sem mencionar que pode ser francamente caro.
Quando você herda uma pilha de tecnologia de outra pessoa, pode ser muito difícil saber onde e como começar. E você pode não ter tido a grande experiência de construir sua própria base para o que está por vir, mas isso não significa que não haja maneiras de contornar alguns desafios.
Aposto que você está pensando consigo mesmo: “não é assim que eu faço as coisas”. Mas é. A grande maioria dos líderes de marketing herda uma pilha de tecnologia de seus antecessores e deve fazer o melhor uso dessa situação, ao mesmo tempo em que tenta não quebrar nada ao longo do caminho.
Se você for como a maioria dos profissionais de marketing, sua pilha de tecnologia provavelmente inclui uma mistura de ferramentas e soluções antigas que nunca foram projetadas para o ambiente de trabalho moderno.
Você pode ser capaz de dizer a si mesmo, “isso realmente não importa”, mas aposto que há uma parte bem lá no fundo de você se perguntando que tipo de problema legado poderia ter sido evitado adicionando apenas mais uma ferramenta ou aplicativo.
A tecnologia é uma faca de dois gumes. Embora tenha permitido que sua equipe se tornasse mais eficiente e eficaz de maneiras que seriam inimagináveis há apenas 10 anos, ela também tornou a vida difícil quando você não sabe qual tecnologia resolverá qual problema ou a que custo.
À luz dessas dificuldades com o gerenciamento de compras de tecnologia, bem como a eficácia, as despesas crescentes surgem aparentemente quando você menos espera, pelo menos em parte devido ao fato de que as empresas não foram criteriosas o suficiente em sua alocação de orçamento e gastos com TI.
Então, se você quiser ficar com capital suficiente para investir em outras áreas-chave do seu negócio que exigem igual atenção, pare com o desperdício desnecessário em ferramentas que você nem precisará ou usará.
Como reduzir seus gastos com tecnologia e usar o dinheiro de forma eficaz
A lista de empresas que não conseguiram recuperar seus investimentos em tecnologia é longa e aparentemente infinita. Os motivos para isso são muitos, incluindo informações insuficientes, metas pouco claras e falta de planejamento adequado.
A chave é garantir que cada investimento atenda a certos critérios antes de prosseguir com eles, ou pode não haver tempo suficiente para pesquisar quais soluções realmente ajudariam as operações comerciais em vez de apenas adicionar outro fardo em cima de todo o resto.
É muito importante se perguntar quais recursos você precisa antes de fazer qualquer investimento em tecnologia. Dessa forma, quando chegar a hora de uma atualização ou implementação de um novo sistema, não haverá opções pouco claras que possam levar sua organização pelo caminho errado em direção a decisões ruins devido à falta de clareza.
Tentar essa abordagem levará as empresas a um caminho em direção ao sucesso, onde cada decisão tomada sobre quais produtos ou serviços devem entrar em qual estágio permite gastos mais eficientes sem se perder entre opções que não precisam. É também como você pode oferecer à sua empresa a vantagem que busca sobre a concorrência.
Aqui estão algumas maneiras testadas e comprovadas pelas quais você pode evitar gastar demais em tecnologia e, em vez disso, usar o dinheiro que economizou para investir de forma eficaz onde ele pode lhe dar maiores ganhos.
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Aborde os problemas em ordem de seriedade
Quais são os maiores desafios que o departamento de marketing da sua empresa enfrenta? A melhor maneira de descobrir é identificando seus principais problemas e colocando-os em ordem de seriedade, ou seja, aqueles que mais afetam seu negócio.
Os problemas podem variar de baixo tráfego e baixas taxas de conversão até erros caros em campanhas publicitárias, como gastos excessivos ou insuficientes em anúncios de mídia social.
Identificar esses problemas logo no início lhe dará uma melhor compreensão de quanto cada problema custa ao seu negócio no esquema maior, tanto financeiramente quanto em termos de oportunidade perdida.
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Identifique seu departamento mais lucrativo e o atualize
Para ter sucesso no futuro, você precisa identificar onde está sua vantagem competitiva, o que pode ser um pouco desafiador porque determiná-la nem sempre é uma tarefa fácil.
Mas, ao restringir os processos dos quais o valor máximo é derivado e explorar opções tecnológicas que podem impulsioná-los ainda mais, você poderá ver mais claramente como as tecnologias impactarão essas operações.
E você verá, se e quando fizer uma previsão de como a tecnologia que você trouxe impactaria o processo de geração de valor com base em um padrão que você pode pegar emprestado de alguém ou criar o seu próprio.
E no final do período de tempo projetado, você terá resultados claros que lhe dirão o quanto a implementação da tecnologia foi um bom investimento, caso você continuasse com ela ou não.
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Descubra se o personalizado ou o pronto para uso é melhor para você
Estamos de volta a essa discussão inevitável, mas, verdade seja dita, não há como fugir disso. Considerando as vantagens que esses dois tipos de software trazem, você só precisa levar a sério os negócios e fazer uma escolha.
Soluções prontas geralmente são a melhor opção para empresas que desejam colocar suas operações em funcionamento imediatamente, sem gastar semanas em desenvolvimento personalizado.
Mesmo para aqueles que desejam controle total sobre a tecnologia personalizada exatamente como desejam, o software pronto para uso pode ser tão eficaz, desde que haja a opção e a possibilidade de incluir algumas personalizações futuras que os desenvolvedores podem ter oferecido.
Ferramentas de CRM como Salesforce, Hubspot e Zoho são os principais exemplos de software pronto para uso que são soluções completas para todas as necessidades e desafios empresariais possíveis.
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Treine sua equipe para se adaptar a novas tecnologias
A adoção de tecnologia não é um processo único. Ela exige esforço contínuo de sua equipe para garantir que eles estejam preparados para toda a gama de tarefas que vêm com o uso de novas ferramentas e tecnologias em seu dia de trabalho, incluindo a adaptação a processos dependendo do que você mais precisa em um ponto do tempo.
Você precisa que todos em sua equipe estejam preparados para usar essas ferramentas e colher os benefícios máximos porque essas tecnologias certamente não funcionarão sozinhas.
Se você quer que sua equipe aproveite ao máximo essas tecnologias, é importante que todos na equipe sejam treinados para suas novas funções também, para que se acostumem com tudo o que está disponível sem soluções ou preocupações sobre estar despreparado quando mais necessário.
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Procure lacunas/elos ausentes em sua pilha de tecnologia existente
Se você já tem uma pilha de tecnologia pré-existente, seria melhor analisá-la primeiro antes de tomar uma decisão precipitada de comprar uma nova tecnologia.
Pelo que você sabe, sua tecnologia existente provavelmente está perdendo apenas algumas ferramentas adicionais que podem facilmente cuidar de todas as suas necessidades de negócios.
Provavelmente, há várias soluções disponíveis no mercado que você pode simplesmente integrar com sua pilha de tecnologia para resolver mais de um problema.
Isso não só evitará que você desperdice dinheiro na revisão de toda a pilha de tecnologia, como também economizará tempo que seria gasto treinando sua equipe na nova pilha de tecnologia que você estava de olho.
Conclusão
Gastar demais em tecnologia é uma armadilha da qual muitas organizações, pequenas e grandes, não conseguem escapar.
Essas etapas simples que estabelecemos para você podem ajudá-lo a tomar decisões melhores e mais informadas no planejamento e execução do seu orçamento de TI, ao mesmo tempo em que evita gastos desnecessários.
Diferenciais da Infonova
A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria.
BACKUP
Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento.
VALOR FINANCEIRO
O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo.
LIBERAÇÃO DO RH
O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa.
FLEXIBILIDADE – HUB DE TECNOLOGIA
A Infonova não faz só Infra, ela pode fazer de tudo. Na verdade, para alguns clientes que não podem resolver algumas questões diretamente, a Infonova atua como Hub, indo para o mercado, encontrando parceiros e fornecedores e interagindo com eles. Esses serviços incluem áreas diversas, como:
- Ar-condicionado;
- Outsourcing de impressão;
- Links de internet;
- Compra de materiais e mais.
ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES
A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes.
RETENÇÃO DE COLABORADORES
Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa.
LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES
Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro.
NÃO TEM MULTA DE CONTRATO
A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado.
PODE PARAR QUANDO QUISER
Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.
CONTINUAMOS AMIGOS
Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria.
DORMIR TRANQUILO
Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.
