Qual é o custo de um departamento de TI?

Muitas organizações não sabem qual é o custo de um departamento de TI ou como calculá-lo com precisão.  

Isso não se resume apenas aos seus investimentos em plataformas e software, mas sim às despesas gerais departamentais e de pessoal que a manutenção da TI interna está custando para eles.  

As calculadoras de retorno sobre o investimento e custo total de propriedade de TI estão prontamente disponíveis para determinar o impacto das despesas de capital e operacionais, mas pouca atenção é dada aos custos departamentais. 

O custo dos problemas de TI eatualmente

De acordo com pesquisa da Nexthink, os funcionários relatam que seus problemas de TI duram, em média, 28 minutos. Além disso, os entrevistados de TI relataram que a frequência média de problemas de tecnologia por funcionário era de 2 problemas de TI por semana. No entanto, apenas 55% dos problemas técnicos são relatados à TI. Isto significa que a frequência real dos problemas de TI é de pelo menos duas vezes, ou seja, 4 problemas por semana.  

Portanto, o tempo gasto em questões de TI por funcionário por ano  

 = 28 minutos/edição * 4 edições/semana * 50 semanas  

 = 5.600 minutos 

 = 93,33 horas  

De acordo com os dados sobre salários ocupacionais compartilhados pelo Departamento de Desenvolvimento de Emprego do Estado da Califórnia, o salário médio por hora na Califórnia foi de US$ 38,15 no primeiro trimestre de 2024.  

Isto implica que: 

 O custo do tempo perdido = 93,33 horas * $ 38,15/hora = $ 3.560,5  

Custo de oportunidade = 93,33 horas/ano x US$ 38,15/hora x 1,5 = US$ 5.340,8  

Custo total de problemas de TI = (US$ 3.560,5 + US$ 5.340,8) = US$ 8.901,3 por funcionário por ano. 

O custo dos problemas de TI em anos anteriores

O custo de TI ou TI deficiente é de US$ 6.876 por funcionário por ano. Portanto, para uma pequena empresa de, digamos, 10 pessoas, esse custo será de US$ 68.760 por ano.  Nas seções a seguir, compartilhamos os cálculos detalhados. Acompanhe para entender as etapas de cálculo e personalizar as variáveis de acordo com o seu negócio. 

Qual é o custo de TI para sua empresa? 

Sempre que surge esta questão, a resposta é muitas vezes “depende”. Mas isso não nos dá muito com o que trabalhar. Como proprietários de empresas – sejam elas grandes ou pequenas – precisamos atribuir um valor monetário a todos os nossos custos.  

Sem contabilizar com precisão o custo de TI, os nossos planos financeiros terão uma lacuna significativa. E como diz o ditado, “falhar em planejar é planejar falhar”. Então, vamos nos aprofundar e ver se conseguimos encontrar uma resposta mais concreta do que apenas “depende”.  

• O custo da TI geralmente pode ser dividido em três grandes categorias: 

• Hardware – tudo, desde laptops e smartphones até redes e servidores. 

• Software e serviços – incluindo aplicativos, soluções SaaS e infraestrutura em nuvem. 

• Pessoal – salários, contratações e treinamento.  

• E há um quarto custo oculto: interrupções.  

As duas primeiras categorias – hardware e software – podem ser planejadas com relativa facilidade. Você pode definir os dispositivos que comprará e os aplicativos e software que usará.  

Da mesma forma, os custos de pessoal também podem ser estimados – você pode contratar internamente ou terceirizar suas necessidades de TI. 

A parte complicada é calcular o custo das interrupções. Como podemos lidar com isso? 

A interrupção tem duas partes: tempo perdido e custo de oportunidade. Tempo perdido é o tempo que seus funcionários gastam tentando resolver seus problemas de TI ou ajudando um colega com seus problemas de TI.  

De acordo com uma pesquisa da Robert Half Technology, os funcionários de escritório dos EUA perdem em média 22 minutos por dia lidando com questões relacionadas a TI. Isso se traduz em mais de 91 horas por ano gastas por cada funcionário lidando com questões de TI. 

Aqui está a matemática: 

22 minutos/dia x 5 dias/semana x 50 semanas/ano = 5.500 minutos ou 91,67 horas/ano 

Se nossa taxa horária média por funcionário for de US$ 30 por hora, então 

Custo do tempo perdido = 91,67 horas/ano x US$ 30/hora = US$ 2.750/ano por funcionário 

Se tivermos 10 funcionários, apenas o tempo perdido pode nos custar US$ 27.500 por ano. OK, agora estamos chegando a algum lugar. Temos um valor monetário que podemos associar a interrupções. 

Os verdadeiros custos do trabalho de TI 

Você pode não ter uma equipe de TI dedicada, mas ainda tem pelo menos uma pessoa responsável por ajudar com a TI. 

Existem dois custos a considerar. O primeiro é a porcentagem de tempo que eles se concentram em TI. Por exemplo, se o salário anual sobrecarregado for de US$ 60.000 e eles dedicarem 50% de seu tempo à TI, isso significa US$ 30.000 para TI.  

Em segundo lugar, eles podem ter um componente faturável em suas funções com sua organização (por exemplo, um CPA). Se eles puderem faturar 1.500 horas por ano a US$ 120/hora, mas faturarem apenas 750 horas devido a tarefas de TI, sua oportunidade perdida será de US$ 90.000/ano. 

Você também pode considerar contabilizar uma porcentagem das despesas com impostos e seguros ou benefícios que você paga a esse funcionário. Neste exemplo, usaríamos 50%. 

Quais são os custos associados ao suporte de TI?  

Custos Diretos 

Esses são custos diretamente associados ao funcionamento do seu grupo de suporte de TI, como compras de hardware e software, salários da equipe de TI, custo da infraestrutura de rede e quaisquer serviços de nuvem ou de assinatura. Estas são despesas tangíveis que são mais fáceis de rastrear e gerenciar. 

Custos Indiretos  

Esses custos não são cobrados diretamente, mas estão associados às operações de TI, como o tempo que os funcionários gastam em tarefas relacionadas ao suporte de TI que não fazem parte de sua função principal, o custo da perda de produtividade durante tempos de inatividade do sistema ou o custo relacionado a violações de dados. e questões de segurança. 

 Custos Futuros 

Isso inclui atualizações planejadas, substituições de sistemas e escalabilidade à medida que a empresa cresce. É vital prever essas despesas em seu orçamento de TI para evitar custos inesperados no futuro. 

Cálculo do trabalho tecnológico em organizações menores 

Com uma equipe de TI dedicada, seu custo trabalhista é a remuneração anual totalmente onerada. Os principais custos para capturar mão de obra são: 

• Salário Anual ou Vencimentos 

• Impostos e Seguros (Segurança Social, FUTA, Comp. de Trabalhadores, etc.) 

• Benefícios (seguro saúde/odontológico, folga remunerada, regalias, etc.) 

Despesas administrativas de funcionários de tecnologia 

Os profissionais de TI também têm algumas outras despesas que devem ser capturadas: 

Treinamentos e Seminários: Quanto você gasta para enviar pessoal de TI para aulas e convenções? Você está fornecendo materiais do curso? E quanto às assinaturas de treinamento? Esses tipos de custos de TI podem aumentar rapidamente.  

Viagens: As viagens podem estar associadas a Treinamentos e Seminários ou qualquer caso em que você envie sua equipe para outras localidades. Se você tiver cinco locais, com que frequência seu diretor de TI ou engenheiros viajam para essas instalações? Passagens aéreas, hospedagem, transporte terrestre, refeições e despesas extras se somam, mas muitas vezes são ignorados como um dos custos de TI.  

Uso de veículos particulares: os funcionários às vezes recebem uma bolsa de transporte ou reembolso de quilometragem ao dirigir para tarefas relacionadas à empresa. 

Conformidade: se você estiver em um setor regulamentado, tiver contratos governamentais ou militares ou conformidade de segurança, os custos de TI para atingir e manter a conformidade individual e organizacional devem ser reconhecidos. 

Custos a serem considerados ao manter sistemas de suporte internos 

Alguns dos itens detalhados a serem incluídos em um orçamento para suporte interno de TI incluem: 

Salários e Benefícios 

Muitas vezes esta é a maior despesa. Inclui os salários dos gerentes de TI, administradores, especialistas e qualquer outro pessoal técnico necessário para fornecer serviços de suporte. Além dos salários, as empresas precisam oferecer benefícios aos funcionários em tempo integral, incluindo seguro saúde, contribuições para a aposentadoria, folga remunerada, etc. 

Recrutamento e Formação 

Pense nos custos associados à publicidade de vagas de emprego, à realização de entrevistas e à integração de novos funcionários. Os custos de treinamento contínuo para manter sua equipe de suporte de TI atualizada com as mais recentes tecnologias, tendências do setor, certificações e cursos também estão incluídos.  

Infraestrutura, Equipamentos e Software 

As despesas relacionadas com a manutenção de uma infraestrutura de TI segura, estável e escalável precisam ser consideradas. Isso pode incluir configurações de rede, data centers e salas de servidores, para citar alguns. Você precisa adicionar o custo de computadores, servidores, hardware de rede e outros equipamentos necessários para fornecer suporte aos seus clientes internos e/ou externos.  

Leve em consideração os custos de software, atualização de licenças de software e atualizações periódicas de hardware. Não se esqueça de implementar e manter medidas robustas de segurança cibernética, incluindo firewalls, software antivírus, criptografia e outras ferramentas de segurança. 

O custo dos contratos de TI 

É raro não ter pelo menos alguma assistência de terceiros. Nem todo mundo em TI é funcionário; alguns podem ser contratantes independentes. Você tem um provedor de serviços gerenciados? Programadores? Administradores de banco de dados? Escalação de suporte contratado para auxiliar seus membros de TI? 

Você precisará acumular os custos anuais de cada um e adicioná-los aos custos do departamento de TI. Não se esqueça de que eles nem sempre podem estar alinhados com a TI. Outros departamentos, como RH, Vendas ou Manufatura, também podem contratar TI e financiá-la com um orçamento diferente. 

A natureza descentralizada da TI ao longo dos últimos anos significa que a maioria das grandes organizações está a lidar com isto. 

Outras despesas departamentais de TI 

Além das despesas administrativas trabalhistas e de funcionários, há vários outros custos do Departamento de TI a serem considerados: 

Computadores/PCs/Tablets: o pessoal de TI precisa de sistemas para realizar seu trabalho. Muitos têm vários. Se você é o responsável pela compra deste equipamento, sabe que eles precisam de sistemas mais robustos do que outras classes de trabalhadores.  

Qual é a sua estratégia de atualização tecnológica? A maioria das organizações substitui computadores pessoais por profissionais de TI a cada três anos. Você faz um orçamento para isso? Não se esqueça do software e das ferramentas de que eles precisam.  

Sistemas operacionais, software de colaboração, software de monitoramento e gerenciamento, sistemas de tickets, software de diagnóstico e segurança são alguns dos aplicativos mais comuns. 

Suporte e Manutenção: Cada equipamento e cada aplicativo de software requerem alguma forma de manutenção e suporte anual. Quer você substitua o hardware todos os anos ou não, esses custos ainda serão suportados. 

Dispositivos Móveis: A comunicação é fundamental para a TI. Quase todas as empresas pagam pelo menos um dispositivo móvel para cada funcionário de tecnologia como parte dos custos do departamento de TI. Queremos que a TI esteja disponível para emergências fora do horário comercial, e esse acesso exige o fornecimento de um smartphone. 

Software de gerenciamento de TI: algumas dessas despesas podem ser capturadas com computadores/PCs/Tablets, mas se você tiver ferramentas de software para todo o departamento, elas podem não ser. Se não forem capturados com sistemas, deverão ser contabilizados aqui. Essas ferramentas são específicas do departamento e compartilhadas por toda a organização. Um conjunto de monitoramento e gerenciamento remoto (RMM) é um exemplo. 

Assinaturas de nuvem de TI: estamos comprando muito menos software atualmente e substituindo essas compras por assinaturas de nuvem. O objetivo é garantir que você esteja procurando software comprado e alugado. Se você tiver assinaturas, calcule as despesas anuais e adicione-as ao orçamento do departamento de TI. 

É incrível como todos esses custos aumentam rapidamente. Quando inicio uma discussão sobre custos de departamento, muitas vezes ouço algo como: “Tenho três funcionários de TI e pagamos a eles cerca de US$ 80 mil por ano”.  Quando abordamos todos os fatores mencionados acima, a história muda rapidamente. Essa equipe de TI original de US$ 240 mil agora é um departamento de TI de US$ 400 mil. 

Você deve ter uma equipe interna de suporte de TI ou terceirizar? 

Uma vantagem potencial do suporte interno de TI é a capacidade de controlar melhor os custos. Se o seu negócio exige um alto nível de suporte de TI, ter uma equipe dedicada na folha de pagamento pode ser mais econômico no longo prazo do que pagar taxas por hora ou taxas recorrentes a um fornecedor externo.   

Uma equipe interna também pode priorizar tarefas com base nas necessidades e demandas da organização, economizando dinheiro associado a operações críticas e tempo de inatividade. Dito isto, a terceirização do suporte de TI pode ser uma solução mais econômica para pequenas e médias empresas ou para aquelas com sistemas de TI menos complexos.  

Estruturas de custos de suporte externo de TI  

O custo do suporte de TI de um fornecedor externo dependerá do modelo de negócio, tamanho e necessidades específicas. Aqui estão alguns métodos comuns: 

Por usuário 

Este é um método simples em que você paga uma determinada quantia por cada usuário (ou dispositivo) que será compatível. Isso é frequentemente usado por empresas com funcionários que usam um ou mais dispositivos para trabalhar. 

Por Incidente 

Neste modelo, a empresa paga por cada questão de suporte. Esta pode ser uma boa abordagem para empresas com problemas de TI pouco frequentes, mas pode sair cara para empresas com problemas técnicos frequentes. 

Horário de bloqueio  

Os provedores de TI oferecem um certo número de horas pré-pagas que podem ser usadas durante um período determinado. As horas não utilizadas podem ser acumuladas ou perdidas. 

Serviços Gerenciados  

Este modelo oferece suporte de TI ilimitado por uma taxa mensal fixa. Isso inclui monitoramento 24 horas dos sistemas, manutenção preventiva e tempos de resposta rápidos. 

Preços baseados em valor  

Esse modelo cobra com base no valor fornecido à empresa e não no número de horas trabalhadas. Por exemplo, se um serviço de TI ajudar uma empresa a aumentar a sua receita, poderá cobrar uma percentagem do aumento do lucro. 

Estrutura de taxas baseada em projeto 

Caso uma empresa necessite de suporte de TI para um projeto específico, poderá ser cobrado de acordo com seu escopo e duração. 

Com a terceirização, você pode evitar os custos associados à contratação de funcionários em tempo integral, como salários, benefícios e treinamento. Você também tem a flexibilidade de pagar apenas pelos serviços necessários, seja por projeto ou como taxa mensal fixa.   

Este tipo de arranjo permite um orçamento previsível. Além disso, como os provedores de serviços de TI trabalham com vários clientes, eles têm uma experiência mais ampla e muitas vezes podem resolver problemas com mais eficiência, economizando tempo e dinheiro. 

Estratégias de Otimização de Custos de TI 

Compreender seus verdadeiros custos é o primeiro passo para otimizar seus gastos com TI. Depois de conhecer as informações, você poderá procurar maneiras melhores de cumprir as mesmas missões.  

A implementação de estratégias de otimização de custos pode ajudá-lo a agilizar as operações, reduzir despesas e melhorar o desempenho financeiro geral. Aqui estão algumas estratégias principais a serem consideradas: 

Consolidação de recursos de TI: Identifique oportunidades para consolidar recursos de hardware, software e infraestrutura para eliminar redundância e melhorar a utilização de recursos. A consolidação pode ajudar a reduzir os custos de manutenção e suporte, ao mesmo tempo que simplifica o gerenciamento e a administração. 

Virtualização: adote tecnologias de virtualização para otimizar recursos de servidor, armazenamento e rede. A virtualização permite executar várias máquinas virtuais em um único servidor físico, reduzindo os requisitos de hardware e o consumo de energia. Isto pode levar a poupanças de custos significativas e a uma maior flexibilidade na alocação de recursos. 

Automação: aproveite ferramentas e fluxos de trabalho de automação para agilizar tarefas repetitivas, minimizar a intervenção manual e melhorar a eficiência operacional. A automação pode ajudar a reduzir custos trabalhistas, minimizar erros humanos e acelerar o tempo de resolução de problemas de TI. 

E quanto ao custo de oportunidade? 

Em termos simples, o custo de oportunidade é o valor daquilo de que você abre mão quando escolhe uma opção em vez de outra. Por exemplo, se o seu engenheiro de software está gastando tempo solucionando problemas em uma impressora de rede em vez de escrever código, ele está sacrificando seu tempo em uma tarefa que agrega menos valor à sua empresa.  

Escrever código claramente tem mais valor do que consertar uma impressora. Quanto mais valioso for o trabalho de um funcionário, maior será o custo de oportunidade quando ele for desviado para tarefas de menor valor.  

Portanto, se você é um fundador ou cofundador e se pega levando seu laptop para o Genius Bar ou gastando horas procurando equipamento Wi-Fi, você está essencialmente desperdiçando dinheiro. A parte complicada é que este é um custo implícito – você não verá uma saída direta de caixa em suas finanças. É por isso que é difícil de reconhecer e muitas vezes passa despercebido.  

Quando contratamos alguém, esperamos ganhar algum dinheiro com o trabalho que realiza. Claro, existem exceções. Certos empregos, como administração e RH, não geram receitas, mas permitem que outros o façam. Portanto, as empresas geralmente esperam que os funcionários ganhem para a empresa 2 a 3 vezes o seu salário. Uma grande parte disto irá para custos operacionais e despesas gerais, de modo que o lucro líquido ficaria em torno de 50-100%. 

Usando um lucro conservador de 50%, vamos fazer algumas contas novamente: 

• Custo de oportunidade = 91,67 horas/ano x US$ 30/hora x 1,5 = US$ 4.125/ano por funcionário 
• Portanto, para 10 funcionários, isso equivalerá a US$ 41.250/ano em custo de oportunidade. 
• Portanto, o custo da TI, ou melhor, da má operação e gerenciamento de TI é de US$ 2.750 + US$ 4.125 = US$ 6.876 por funcionário por ano. 
• Para uma pequena empresa de 10 pessoas, isso será de US$ 68.760 por ano. 

Aí está, algo muito melhor do que “depende”. Agora, este é um número com o qual definitivamente podemos trabalhar. Fizemos algumas suposições, que podem variar de caso para caso, mas uma vez calculadas, não devem variar muito. 

Custo do tempo de inatividade para a empresa  

As interrupções mencionadas anteriormente não devem ser confundidas com o tempo de inatividade de toda a empresa causado por eventos importantes, como interrupções na rede ou ataques de ransomware.  

Esse tempo de inatividade tem um impacto muito mais severo em seus negócios, especialmente se não houver um plano de continuidade de negócios ou backup de dados em vigor. O tempo de inatividade prolongado ou frequente não prejudica apenas sua receita, mas também prejudica sua reputação e corrói a confiança do cliente. 

Os efeitos do tempo de inatividade são muitas vezes muito maiores do que prevemos. Após uma interrupção, leva tempo para reorientar e recuperar o ímpeto que você tinha antes da interrupção. Além disso, há o estresse e a fadiga adicionais de lidar com o tempo de inatividade, bem como a pressão de saber que você está atrasado no trabalho. 

Agora, imagine esse tipo de desastre ocorrendo durante a temporada mais movimentada. Não é apenas preocupante – é absolutamente alarmante! 

Variáveis que impactam o custo com funcionários 

Abaixo estão oito variáveis que impactam o custo dos funcionários. 

1. Localização

O local onde seu funcionário reside tem um grande impacto nos custos com funcionários porque a legislação trabalhista e o custo de vida variam entre as jurisdições. Por exemplo, o imposto legal sobre pensões no Quebec em 2023 é de 12,8% e se aplica a rendimentos entre CA$ 3.500 e CA$ 66.600, enquanto o mesmo imposto em outras partes do Canadá é de 5,95% e se aplica à mesma faixa de rendimentos. 

O custo de vida também varia em todo o mundo, impactando as taxas salariais dos funcionários entre cidades e países. Por exemplo, um designer gráfico júnior na cidade de Nova York provavelmente exigirá um salário mais alto do que um designer gráfico júnior em São Paulo porque o custo de vida é mais alto na cidade de Nova York. 

2. Indústria

O setor em que você opera também impacta os custos trabalhistas devido às variações nas alíquotas de impostos entre os setores. Por exemplo, a taxa de imposto sobre o seguro-desemprego para novos empregadores na Pensilvânia é de 10,59% no sector da construção e de apenas 3,82% no sector não-construção.  

Como resultado, o custo real com funcionários varia amplamente entre os setores – mesmo dentro de um estado. 

3. Tamanho da empresa

As empresas enfrentam diferentes estruturas de custos devido ao seu tamanho. As grandes empresas geralmente podem oferecer aos funcionários salários mais elevados do que as pequenas empresas. Salários mais altos geralmente ajudam a reduzir a rotatividade, reduzindo os custos de contratação e integração no longo prazo. 

Em mercados competitivos, uma pequena empresa pode ter dificuldades para igualar os salários de uma empresa maior e enfrentar uma rotatividade mais elevada, o que leva a um aumento dos custos de integração ao longo do tempo. 

Além disso, os custos com a folha de pagamento são normalmente mais baixos para uma grande empresa, pois muitas vezes é mais barato, por funcionário, administrar a folha de pagamento de 5.000 funcionários do que de 20 funcionários.  

Ao mesmo tempo, as grandes empresas enfrentam despesas gerais e custos ocultos mais elevados, tais como despesas com alugueres e equipamento de trabalho. 

4. Condições de mercado

O custo de contratação de um funcionário também depende das condições de mercado. Num mercado orientado para os empregadores, o custo de atrair os melhores talentos pode ser menor do que num mercado orientado para os trabalhadores.  

No entanto, num mercado impulsionado pelos colaboradores, as empresas devem oferecer salários mais competitivos e pacotes generosos de benefícios aos colaboradores para atrair e reter os melhores talentos. 

5. Sindicatos

Os funcionários que fazem parte de um sindicato podem custar mais do que os trabalhadores não sindicalizados. Os empregadores estão sujeitos ao teto salarial mínimo estabelecido pelo sindicato dos empregados, que geralmente é superior ao salário mínimo para trabalhadores não sindicalizados. 

Os salários sindicais também podem afetar os empregadores que não contratam trabalhadores sindicalizados: se os empregadores operam num setor com sindicatos, poderão ter de oferecer salários mais elevados para competir pelos melhores talentos. 

6. Taxa de rotatividade

Empresas com altas taxas de rotatividade gastam recursos contratando e integrando vários funcionários ao longo do tempo. Os custos de recrutamento e integração variam dependendo da sua estratégia de contratação, mas podem incluir taxas de anúncio de emprego, software de recrutamento, verificação de antecedentes e o tempo e recursos que sua equipe de RH gasta para preencher cada vaga. 

Continue lendo para aprender estratégias úteis para reduzir a rotatividade de funcionários, como oferecer pacotes de benefícios personalizados para aumentar o moral dos funcionários. 

7. Funções e tarefas

Funcionários experientes geralmente ganham salários mais altos do que funcionários inexperientes. Em um mercado competitivo, um funcionário que consegue provar que possui as raras habilidades e experiência que uma função exige pode muitas vezes exigir um salário mais alto. 

Com o tempo, os empregadores frequentemente oferecem benefícios complementares adicionais à medida que os funcionários permanecem na empresa. Os funcionários seniores podem receber pacotes de benefícios mais abrangentes do que os funcionários em cargos de nível inicial ou médio, o que impacta o custo total do funcionário. 

8. Desempenho

Quanto mais produtivos forem seus funcionários, mais recursos eles economizarão. A baixa produtividade dos funcionários custa mais recursos no curto prazo e aumenta sua taxa de rotatividade. As empresas podem oferecer vantagens como bônus de desempenho, fundos de desenvolvimento profissional e folga adicional remunerada para motivar os funcionários e melhorar a produtividade. 

Muitas estratégias que as empresas utilizam para reduzir os custos com funcionários podem levar ao aumento dos custos em outros lugares. Por exemplo, oferecer recompensas baseadas no desempenho é um custo adicional, mas pode aumentar a produtividade dos funcionários e reduzir a rotatividade no longo prazo. 

Como calcular o custo de um funcionário 

Os custos com funcionários variam drasticamente dependendo das variáveis acima. Os impostos sobre os salários, os benefícios dos empregados e outras despesas aumentam ainda mais a carga laboral dos empregadores, tornando mais difícil chegar a um cálculo exato por si próprios. 

Abaixo está uma diretriz geral para calcular os custos anuais obrigatórios dos funcionários além do salário base. 

1. Determine o salário anual bruto do funcionário

Primeiro, recupere o pagamento anual bruto do seu funcionário antes da retenção de impostos. No exemplo abaixo, um funcionário de Quebec, Canadá, recebe um salário anual bruto de $C60.000. 

2. Calcule os impostos sobre a folha de pagamento

Em seguida, calcule o total anual de impostos sobre a folha de pagamento que você deve pagar em nome do seu funcionário. No Quebeque, isto inclui vários requisitos federais, além de dois requisitos provinciais que se aplicam apenas aos trabalhadores no Quebeque: normas laborais e contribuições para licença parental. 

3. Adicione quaisquer despesas adicionais

Some o custo total de quaisquer despesas anuais adicionais associadas ao funcionário, como benefícios complementares, custos de integração e equipamento de trabalho.  

Algumas dessas despesas, como aluguel de escritório e retiros de empresas, são despesas de grupo. Para obter o custo total das despesas do grupo por funcionário, some as despesas do grupo e divida a soma pelo número total de funcionários. Adicione este número às outras despesas adicionais dos funcionários. 

Em resumo, some o salário anual bruto do funcionário, os impostos anuais sobre a folha de pagamento e o total de despesas anuais adicionais para obter o custo anual total do funcionário. Você pode dividir ainda mais por meses ou horas para determinar o custo total mensal ou por hora do funcionário 

Despesas a serem consideradas ao calcular o custo do funcionário 

Os empregadores devem considerar uma longa lista de despesas ao fazer os cálculos acima – muitas das quais podem facilmente ignorar. Abaixo estão oito despesas críticas a serem consideradas ao calcular os custos precisos dos funcionários. 

1. Custos de recrutamento

Durante o processo de recrutamento, as empresas enfrentam custos elevados na forma de taxas de publicação de empregos, assinaturas de software de rastreamento de candidatos (ATS) e tempo, energia e recursos que a equipe de RH gasta para preencher cada vaga. 

Se você terceirizar suas necessidades de recrutamento para um parceiro externo, provavelmente terá que pagar uma comissão ou remuneração no valor de 15% a 30% do salário base de qualquer cargo que eles ocupem. 

2. Custos de integração

A integração dura em média 90 dias e pode levar até um ano para um funcionário atingir todo o seu potencial de desempenho. Durante este período, as empresas enfrentam diversos custos de integração, tais como: 

• Papelada. O RH gasta tempo e recursos preenchendo e preenchendo a papelada para uma nova contratação. 

• Configuração do espaço de trabalho. Algumas empresas oferecem até US$ 2.000 para ajudar novos funcionários remotos a montar seu escritório em casa. 

• Viagens e relocação. Isso inclui passagens aéreas para o funcionário e sua família, bem como sua acomodação na chegada. 

• Treinamento e suporte aos funcionários. Os funcionários gastam tempo e recursos treinando e supervisionando o trabalho diário do novo contratado. 

Ajudar os novos contratados na transição para suas funções prepara o terreno para o futuro deles na sua empresa. É importante notar que, quando feito corretamente, a integração eficaz de funcionários internacionais ou talentos locais pode melhorar drasticamente as taxas de retenção e reduzir os custos com funcionários a longo prazo. 

3. Compensação

O salário base ou salário base de um funcionário é o maior custo para sua empresa. É também um dos custos mais facilmente mensuráveis. O salário ou remuneração depende de vários fatores, como função, anos de experiência e demanda do mercado por talentos com suas habilidades. 

Os funcionários também são protegidos por leis de salário mínimo em seu país ou estado. Os empregadores devem garantir que a sua estratégia de remuneração global cumpre as leis laborais de cada jurisdição em que contratam talentos e é justa, consistente e competitiva. 

De acordo com Picodi, o salário mínimo mensal líquido nacional para funcionários em tempo integral na Austrália era mais de 10x o salário mínimo mensal no Brasil em 2022. 

4. Benefícios legais

Os benefícios legais variam entre países e estados e podem representar uma parte significativa dos verdadeiros custos dos funcionários. Por exemplo, a legislação laboral mexicana confere aos trabalhadores o direito a um bónus anual de férias no valor de 15 dias de salário. No entanto, a legislação laboral espanhola dá aos trabalhadores o direito a dois prémios anuais, cada um no valor de um mês de salário. 

Outros benefícios legais podem incluir seguro médico, compensação trabalhista e um fundo de pensão.  

5. Benefícios suplementares

Benefícios suplementares são benefícios adicionais que os empregadores oferecem aos empregados além dos mínimos legais. Embora não seja exigido por lei, oferecer benefícios suplementares é uma forma útil para os empregadores atraírem e reterem talentos e melhorarem a retenção em mercados competitivos. 

Os benefícios suplementares variam entre os locais e dependem principalmente do critério e da política de remuneração do empregador. Por exemplo, a lei alemã não exige que os empregadores paguem um bónus anual de férias, mas muitos empregadores alemães oferecem aos empregados um pagamento suplementar de qualquer forma. 

Os benefícios suplementares também podem vir na forma de seguro saúde, cobertura odontológica e oftalmológica, planos de aposentadoria ou licença parental. 

6. Impostos

Os impostos variam amplamente entre países e estados. Por exemplo, a taxa de contribuição patronal para o imposto de segurança social nas Filipinas é de 9,5%, 16,75% na Índia e 6,2% nos Estados Unidos. 

Mesmo dentro dos países, as taxas de imposto variam. Olhando para os EUA, a taxa de imposto sobre o seguro-desemprego para novos empregadores na Pensilvânia é de 3,82% ou 10,59%, dependendo do setor. No entanto, na Flórida, a taxa de desemprego para todos os novos empregadores é de 2,7%. 

De modo geral, os empregadores devem contribuir para vários fundos federais ou estaduais para cada funcionário, como seguro-desemprego, seguro-desemprego e seguro médico. 

7. Custos indiretos

Todas as empresas em todos os setores enfrentam custos indiretos. Estas são as comodidades e serviços básicos e necessários para que seus funcionários cumpram suas tarefas diárias e mantenham seu negócio funcionando. 

Os custos indiretos variam dependendo do tipo de negócio que você administra, mas abaixo estão alguns dos custos mais comuns: 

• Aluguel de escritórios. Os custos de aluguel variam dependendo do tamanho e das necessidades da sua equipe. 

• Utilitários. Os serviços públicos incluem taxas de aquecimento, água, eletricidade ou combustível para carros da empresa. 

• Material de escritório. Os suprimentos incluem laptops, monitores, software, canetas, papel e outras ferramentas que sua equipe precisa para desempenhar suas funções. 

• Uniformes da empresa. Os custos uniformes variam amplamente entre os setores. 

Muitos desses custos dependem do número total de funcionários da sua empresa. Expandir sua equipe além de um determinado limite pode exigir mais espaço de escritório e aluguel mais alto, o que impacta o custo total por funcionário. 

8. Custos ocultos

Você pode facilmente ignorar o custo de coisas como reuniões, treinamento contínuo, seminários e retiros da empresa ao calcular os custos dos funcionários. O tamanho da sua equipe também impacta esses custos ocultos; à medida que sua equipe cresce, as reuniões ocupam mais tempo e os retiros ficam mais caros. 

 Como você calcula o custo de vida dos funcionários? 

Os empregadores calculam o custo de vida dos funcionários somando os custos de bens e serviços nos quais os consumidores gastam seu dinheiro na cidade ou região de residência do funcionário. Os custos incluem itens como alimentação, moradia e saúde. 

Como reduzir o custo de TI? 

O custo da TI não gerenciada e do tempo de inatividade pode ser surpreendentemente alto, mas a boa notícia é que pode ser reduzido facilmente. Ao lidar com o tempo perdido, você também reduzirá os custos de oportunidade. 

Operações de TI bem gerenciadas irão: 

• Torne seus sistemas de TI menos propensos a períodos de inatividade. 

• Garanta que sua empresa esteja melhor preparada para lidar com emergências. 

• Permita que suas operações sejam retomadas rapidamente após interrupções.  

À medida que as empresas crescem, devem deixar de apenas reagir às questões de TI e passar a adotar uma abordagem proativa. Com o crescimento vem o aumento da complexidade da TI – e com ela, os custos crescentes da TI não gerenciada e do tempo de inatividade.  

O gerenciamento adequado de TI atua como um seguro, permitindo que você trabalhe com menos estresse. Embora não elimine totalmente os problemas de TI, o suporte de TI adequado reduzirá o número de incidentes e minimizará o seu impacto. Além disso, ter uma equipe de TI qualificada disponível alivia significativamente o estresse e a fadiga causados pelo tempo de inatividade. 

Você pode usar nossa calculadora de custos de TI para ter uma ideia melhor sobre o que é melhor para o seu negócio. 

Calculadora de custos de TI  

4 maneiras de reduzir custos com funcionários 

Oferecer trabalho remoto, construir uma força de trabalho distribuída, simplificar a administração global da folha de pagamento e oferecer pacotes de benefícios aos funcionários mais atraentes são maneiras altamente eficazes de reduzir os custos dos funcionários. 

1. Ofereça trabalho remoto

Alguns empregadores relatam milhares de dólares em economias anuais por funcionário, fazendo com que os funcionários trabalhem em casa dois a três dias por semana. Quando os funcionários trabalham remotamente, os empregadores podem eliminar ou reduzir muitos custos indiretos associados aos funcionários locais, como aluguel, serviços públicos e material de escritório. 

Os funcionários remotos também apresentam maior produtividade e menor absenteísmo, melhorando a retenção e reduzindo os custos dos funcionários no longo prazo. 

2. Construa uma força de trabalho distribuída

À medida que o trabalho remoto se torna mais popular em todo o mundo, mais empresas começam a contratar talentos globalmente. Ao contratar funcionários em mercados estrangeiros, os empregadores podem recorrer a um conjunto maior de talentos e encontrar facilmente candidatos com as competências necessárias a um preço adequado ao seu orçamento.  

Com uma força de trabalho distribuída, os empregadores também cortam custos indiretos, como aluguel, serviços públicos e material de escritório, e desfrutam de maior produtividade dos funcionários e taxas de retenção. 

Se você deseja construir uma força de trabalho distribuída, considere fazer parceria com um empregador global registrado (EOR). Um EOR simplifica todo o processo de contratação global, lidando com integração, conformidade, folha de pagamento e administração de benefícios, para que você possa criar e gerenciar facilmente equipes além-fronteiras. 

3. Simplifique as operações de folha de pagamento

A simplificação das operações de folha de pagamento é uma forma eficaz de reduzir os custos com funcionários – especialmente para empresas globais que precisam pagar funcionários internacionais e navegar em diversas moedas e idiomas. 

Uma solução global de folha de pagamento simplifica todas as operações de folha de pagamento em uma plataforma centralizada e oferece muitos benefícios, como: 

• Precisão e economia de custos. Reduza custos e elimine erros automatizando a administração da folha de pagamento. 

• Conformidade. Tenha a tranquilidade de saber que seus processos de folha de pagamento estão em conformidade com as leis trabalhistas locais. 

• Consistência. Retenha os melhores talentos entregando pagamentos pontuais e precisos em todos os mercados do mundo. 

• Eficiência. Economize tempo e alivie o estresse usando uma plataforma centralizada em vez de vários fornecedores. 

Uma solução global de folha de pagamento reduz custos e cuida de todo o trabalho pesado, permitindo que você passe mais tempo concentrado em suas responsabilidades e objetivos diários. 

4. Melhore a retenção de talentos com benefícios competitivos

Os custos contínuos de recrutamento e integração que resultam da alta rotatividade são elevados. Um dos fatores mais críticos que as equipes de RH ignoram ao tentar melhorar as taxas de retenção são os pacotes globais de benefícios aos funcionários. 

Ao oferecer pacotes de benefícios competitivos e adaptados localmente aos funcionários, você mostra aos talentos que se preocupa com seu bem-estar e reduz drasticamente a rotatividade de funcionários. 

Para realmente mudar o rumo, um pacote global de benefícios aos empregados deve ir além dos benefícios legais e incluir coisas como cobertura adicional de cuidados de saúde, programas de bem-estar, programas de assistência aos empregados ou descontos em bens e serviços.  

Cada uma das estratégias acima pode reduzir drasticamente os custos dos funcionários. No entanto, os empregadores que realizam estes cálculos e implementam estas estratégias podem enfrentar problemas financeiros e jurídicos se não tiverem certeza dos riscos de conformidade.  

Os riscos de pagamentos imprecisos de custos de funcionários 

O cálculo preciso dos pagamentos de custos dos funcionários é necessário para tomar decisões financeiras sólidas, independentemente do tamanho da sua empresa ou setor. Os empregadores que trabalham sozinhos ou trabalham com um parceiro desonesto correm o risco de pesadas penalidades por descumprimento e possíveis pagamentos indevidos.  

Não conformidade 

Fornecer contribuições imprecisas para custos relacionados a benefícios legais a funcionários leva a multas pesadas, honorários advocatícios, perda de oportunidades de negócios e danos à reputação. O risco de incumprimento é ainda maior para empresas com uma força de trabalho distribuída que têm de lidar com leis laborais complexas em vários países.  

A melhor maneira de eliminar riscos de conformidade é fazer parceria com um EOR. No entanto, é essencial escolher um parceiro EOR confiável que calcule com precisão a carga do empregador e não aumente os custos pelo lucro. 

 Pagamentos indevidos 

A confiança é fundamental para o seu relacionamento com um EOR. À medida que você se expande para um novo mercado, um EOR estará disponível para você ao longo do caminho, fornecendo cotações de custos como encargos do empregador e Imposto sobre Valor Agregado (IVA) local. Os empregadores que optam por trabalhar com um EOR devem garantir que seu parceiro EOR forneça orçamentos precisos. 

 Alguns EORs até aumentam os cálculos de encargos do empregador e as cotações de IVA para obter lucro, o que ressalta a necessidade de dedicar seu tempo para encontrar um parceiro EOR que seja diligente e honesto 

Você deve contratar um provedor de serviços de TI gerenciados? 

Dados os custos, você pode considerar criar uma equipe interna de TI ou terceirizar o gerenciamento de TI. Para proprietários de pequenas empresas, terceirizar a TI pode ser um grande passo. No entanto, considerando o quanto a TI é essencial para a sua estratégia de negócios, é crucial parar de ver a TI como um passivo.  

“Lembre-se, toda a tecnologia do mundo não vale nada se não aumentar a sua produtividade e não ajudar você a atingir seus objetivos de negócios.  

Em vez de ficar sobrecarregado pelos desafios de TI que sua empresa em crescimento inevitavelmente enfrentará, um plano sólido o ajudará a determinar quando contratar ajuda externa. Quer você opte por manter a TI internamente ou contratar um provedor de serviços gerenciados, tome a decisão com base em seus resultados financeiros e em como a TI afeta seu negócio principal. 

Diferenciais da Infonova 

A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria. 

BACKUP 

Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento. 

VALOR FINANCEIRO 

O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo. 

LIBERAÇÃO DO RH 

O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa. 

FLEXIBILIDADE – HUB DE TECNOLOGIA 

A Infonova não faz só Infra, ela pode fazer de tudo. Na verdade, para alguns clientes que não podem resolver algumas questões diretamente, a Infonova atua como Hub, indo para o mercado, encontrando parceiros e fornecedores e interagindo com eles. Esses serviços incluem áreas diversas, como:  

• Ar-condicionado; 

• Outsourcing de impressão; 

• Links de internet; 

• Compra de materiais e mais. 

ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES 

A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes. 

RETENÇÃO DE COLABORADORES 

Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa. 

LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES 

Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro. 

NÃO TEM MULTA DE CONTRATO 

A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado. 

PODE PARAR QUANDO QUISER 

Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência. 

CONTINUAMOS AMIGOS 

Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria. 

DORMIR TRANQUILO 

Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.