Compliance de TI define regras fixas para a configuração e operação de sistemas digitais em empresas e organizações públicas. Ele determina quais requisitos de segurança de TI, proteção de dados, disponibilidade de dados e integridade de dados uma empresa deve cumprir para atender aos padrões aplicáveis.
Esses requisitos, por sua vez, resultam de requisitos legalmente definidos, regulamentos internos e acordos estipulados contratualmente com clientes e parceiros de negócios. Se as empresas violarem a conformidade de TI, isso pode ser punido com pesadas multas e até prisão para os gestores responsáveis, dependendo da extensão.
A conformidade está ganhando importância tanto a nível nacional como internacional. Isto pode ser visto claramente na UE, onde foram adotadas diretivas que obrigam os governos a aprovar novas leis, enquanto as empresas têm de cumprir novas obrigações de apresentação de relatórios.
Compliance só é importante para a TI?
A má gestão ambiental, o assédio sexual, os lóbis questionáveis e as infracções fiscais também estão a provocar reações públicas cada vez mais intensas. As empresas podem proteger-se introduzindo um sistema de conformidade eficaz. A importância da conformidade, as regulamentações que as empresas precisam observar e quem deve ser o responsável dentro de uma organização são explicados neste guia.
O que exatamente significa conformidade? Definição e princípios básicos
Conformidade significa que uma empresa cumpre as regras e leis aplicáveis. Isto inclui leis específicas de cada país e requisitos das autoridades reguladoras, bem como diretivas internas da empresa. Uma série de ferramentas e processos podem ser implementados e usados por uma empresa para obter uma boa conformidade. Destinam-se a garantir que a má conduta ou as violações possam ser detectadas, prevenidas ou resolvidas numa fase inicial, antes de quaisquer consequências graves, como processos criminais, multas ou danos graves à reputação de uma empresa.
As origens da conformidade
O sinal para as empresas começarem a adoptar uma maior conformidade começou após uma série de escândalos nos Estados Unidos. Na década de 1970, lobistas da empresa de armas Lockheed subornaram políticos de outros países para persuadi-los a comprar aviões de combate.
Na Europa, o caso ganhou as manchetes na Alemanha, onde colocou o então ministro da Defesa, Franz-Josef Strauß, e o seu partido em situação difícil. Em Itália, nos Países Baixos e no Japão, a Lockheed também tentou impulsionar a compra dos seus aviões com pagamentos que ascendiam a milhares de milhões. O escândalo resultou na aprovação da Lei de Práticas de Corrupção no Exterior ou FCPA, abreviadamente, nos EUA. Nas décadas que se seguiram, a questão da conformidade continuou a crescer em importância.
Quais tópicos fazem parte do compliance?
Compliance não se trata apenas de proteger uma organização contra suborno ou corrupção. No local de trabalho, também inclui evitar outros comportamentos potencialmente criminosos, como o assédio sexual.
Nos EUA, o escândalo em torno do produtor de cinema Harvey Weinstein, acusado de violação e assédio, causou agitação. Condenado, ele acabou na prisão e o movimento #MeToo continuou a lançar luz sobre comportamentos inadequados e punitivos em relação às mulheres desde então. Pesquisas recentes mostram que muitas mulheres já sofreram assédio no local de trabalho.
Se tal comportamento não for evitado na empresa ou permanecer impune, o impacto físico e psicológico nas pessoas afetadas pode ser tremendo. Se as vítimas tornarem públicas as suas experiências, poderá haver uma investigação que resulte em danos à imagem da empresa como empregadora, bem como à sua percepção entre parceiros de negócios e clientes.
Evitar escândalos financeiros também se tornou uma área importante de conformidade. Na viragem do milénio, a empresa norte-americana Enron ainda era considerada um prodígio empresarial pelos meios de comunicação e investidores americanos, até que a gestão de topo foi condenada por extensas falsificações de balanços.
O escândalo não só arrastou a empresa para a insolvência, como também levou à introdução da Lei Sarbanes-Oxley (SOX) e de novos regulamentos para relatórios empresariais. A Alemanha também sofreu recentemente um escândalo semelhante quando o fornecedor de serviços financeiros Wirecard foi condenado por falsificar as suas demonstrações financeiras. O ex-CEO Jan Marsalek está foragido desde então e o CEO Markus Braun está sob custódia há mais de um ano e meio.
As empresas também têm de estar atentas a questões como o código de conduta empresarial, a proteção ambiental, as leis laborais e a fixação de preços. Dependendo do setor, os funcionários também devem ser treinados para lidar com situações específicas, como a corrupção no setor da saúde.
Dependendo do porte e complexidade da empresa, as seguintes áreas poderão ser alvo de análises adicionais para minimizar riscos no longo prazo:
- Devida diligência de terceiros
- Procedimentos e controles de segurança
- Criação de relatórios
- Criação de documentos para detecção precoce de riscos
- Desenvolvimento e implementação de diretrizes e regras
- Gestão de Casos: Sistema de garantia e gestão de casos
Por que a conformidade é importante para as empresas?
Compliance não é mais apenas uma opção para as empresas, é uma exigência. Em caso de violações, os CEO, os diretores executivos e os membros do conselho de administração são todos ameaçados com processos e multas. A pressão pública também cresceu: na era #MeToo e num contexto de maior consciência climática e ambiental, as violações das regras ameaçam grandes danos à reputação e à imagem das empresas. Tanto os meios de comunicação social como as redes sociais podem intensificar este efeito, tal como o público.
Aqueles que investem em compliance veem benefícios em vários níveis:
- As violações podem ser detectadas e evitadas numa fase inicial
- A empresa cumpre a lei
- Diretores e funcionários estão protegidos de multas ou processos judiciais
- A empresa goza de uma reputação positiva
- A empresa se torna mais atrativa para novos funcionários, parceiros de negócios e investidores
Quais são os requisitos legais?
Dependendo do porte e da área de atuação da empresa, diversas leis e diretrizes são relevantes. Por exemplo, as empresas internacionais devem cumprir as leis e regulamentos de todos os mercados em que operam. Internacionalmente importantes são a Lei de Práticas de Corrupção no Exterior (FCPA) e a Lei de Suborno do Reino Unido, ambas contendo regulamentos sobre a prevenção da corrupção.
Na Alemanha, o Código Alemão de Governança Corporativa (DCGK) descreve os requisitos legais para empresas cotadas na maior economia da Europa. Regulamentações enfraquecidas se aplicam às empresas familiares, resumidas no DCGK. Tanto a nível europeu como nacional, a Lei da Cadeia de Abastecimento (LKSG) será aplicável a partir de 2023, que pretende garantir a proteção dos direitos humanos e do ambiente.
Regulamentos como as Diretivas da UE sobre Branqueamento de Capitais e a Lei sobre Branqueamento de Capitais também são relevantes. A ISO 37301 especifica a introdução de um sistema de gestão de conformidade padronizado e certificável globalmente com diretrizes de denúncia de irregularidades.
Para a proteção dos denunciantes, a Diretiva 2019/1937 da UE já está em vigor desde 2019 para fornecer proteção contra represálias. Embora muitos governos europeus não tenham conseguido transpor a Diretiva da UE relativa à denúncia de irregularidades a nível nacional antes do prazo, as empresas já não podem ignorar a questão e devem ser tomadas medidas.
Quem é o responsável pelo compliance na empresa?
Isso varia dependendo do tamanho da empresa e de sua estrutura organizacional. Geralmente, a responsabilidade pela conformidade recai sobre a alta administração, enquanto os responsáveis pela conformidade são encarregados da organização e implementação dentro da empresa.
Este último garante que os funcionários cumpram as leis, regulamentos e as regras e códigos de conduta da própria empresa em todas as áreas e locais de negócios. Para fazer isso, os responsáveis pela conformidade mantêm-se atualizados com os requisitos mais recentes dos legisladores e autoridades reguladoras, além de treinarem regularmente os funcionários em áreas relevantes para a conformidade.
Os responsáveis pela conformidade também identificam riscos potenciais para a empresa, bem como implementam diretrizes e processos para garantir que as regras sejam cumpridas. Analisam e reveem regularmente a gestão de conformidade para adaptá-la às novas circunstâncias políticas ou económicas e aos riscos emergentes.
O que parece ser um trabalho muito extenso pode ser bastante simplificado por um sistema de gerenciamento de conformidade (CMS) e ferramentas de conformidade eficazes.
Qual é a diferença entre compliance de TI e proteção de dados e segurança de TI?
A compliance de TI é muitas vezes mal interpretada como sinônimo de proteção de dados e segurança de TI. No entanto, enquanto os dois últimos tratam da implementação concreta de tecnologias e processos operacionais para proteger sistemas e informações digitais, a conformidade de TI trata da adesão aos requisitos aplicáveis.
Embora os requisitos – sejam eles legais, internos ou contratuais – muitas vezes resultem em requisitos específicos para segurança de TI ou proteção de dados, a segurança de TI e a proteção de dados muitas vezes não se limitam apenas a medidas baseadas na conformidade. Além disso, os requisitos regulamentares dos legisladores muitas vezes não são formulados explicitamente, mas baseiam-se em princípios. As empresas não são, portanto, obrigadas a instalar a solução XY para proteger a sua TI.
Em vez disso, cada organização é a única responsável pela implementação das soluções necessárias para cumprir os princípios prescritos de acordo com as suas necessidades. A implementação individual fica a cargo das próprias empresas.
Um exemplo popular de requisitos regulamentares baseados em princípios são os “Bankaufsichtliche Anforderungen an die IT” (BAIT), “Requisitos de Supervisão para TI em Instituições Financeiras”. Neles, a BaFin, a autoridade de supervisão financeira, define um conjunto vinculativo de regras para salvaguardar as TI no setor financeiro.
O objetivo é garantir a conceção segura de sistemas e processos e criar uma governança transparente. As regras de conformidade internas e os requisitos acordados contratualmente para parceiros de negócios são geralmente muito mais explícitos. Nestes casos, as partes contratantes definem os requisitos necessários para TI num contexto individual.
Objetivos organizacionais
A segurança de TI se concentra na proteção dos dados de uma organização (dados internos e de clientes) e da infraestrutura crítica. A segurança também pode incluir a identificação e correção de vulnerabilidades, o gerenciamento da superfície de ataque de uma organização e a mitigação de violações de dados.
A compliance de TI garante que uma organização cumpra os requisitos mínimos relacionados à segurança. Esses requisitos vêm de organizações terceirizadas, como o governo. O objetivo da conformidade de TI é gerenciar e minimizar riscos de acordo com padrões de terceiros.
Aplicação
As organizações podem escolher as práticas de segurança de TI que desejam aplicar com base no que acham que precisam para permanecer seguras. Por exemplo, as organizações menos maduras podem preocupar-se apenas com medidas preventivas para evitar violações, enquanto as organizações mais maduras adotam uma abordagem mais proativa para analisar e encontrar atacantes (caça a ameaças).
Para segurança de TI, cada organização é responsável pela aplicação das políticas de suas próprias práticas de segurança. Não há auditor ou regulador externo que imponha a segurança.
A conformidade de TI é aplicada com mais rigor. A fiscalização da conformidade é imposta por meio de auditorias conduzidas por organizações externas, como o governo ou um regulador do setor.
Riscos
Apesar de serem diferentes, a segurança e a conformidade de TI são semelhantes em seus riscos. Tanto as más políticas de segurança quanto a falha em uma auditoria de conformidade podem ter graves consequências financeiras, jurídicas e de reputação para uma organização.
O que é conformidade de TI e como ela ajuda a reduzir riscos?
A compliance de TI é uma parte extremamente importante de suas operações. É uma disciplina completa, com equipes de segurança e conformidade responsáveis pelo uso da tecnologia de conformidade para monitorar, reparar e impor a conformidade em todo o seu patrimônio de TI.
E a compliance de TI envolve mais do que cruzar os Ts e pontuar os Is. Sem uma estratégia sólida de gerenciamento de conformidade de TI, sua organização corre o risco de sofrer violações de segurança, penalidades financeiras e até ações legais.
Por que a compliance de TI é importante?
Os requisitos de compliance de TI são importantes porque protegem as empresas e seus clientes. Os regulamentos de conformidade fornecem diretrizes que as organizações devem seguir para proteger dados e outros ativos confidenciais, reduzindo o risco de acidentes, ataques e outras ameaças à segurança dos dados.
A compliance de TI é importante para proteger informações, proteger sistemas, atender às regulamentações do setor e evitar multas. A conformidade de TI pode ter resultados positivos para uma organização – e a não conformidade pode ter consequências negativas.
Resultados comerciais positivos de compliance de TI
O alinhamento com as estruturas de compliance de TI garante que sua organização implemente as melhores práticas, o que reduz o risco no caso de um incidente de segurança.
Também mostra que você se esforça para atender a um padrão desenvolvido especificamente para o seu setor, o que aumenta a confiança entre as partes interessadas. Além disso, esses padrões ajudam você a implementar processos e procedimentos consistentes que podem ser dimensionados com sua organização.
Consequências comerciais negativas do não cumprimento
A não conformidade pode resultar e resulta em penalidades legais e financeiras, violações de segurança e danos à reputação de uma empresa. As auditorias de conformidade malsucedidas também podem ser um sinal de que sua organização está operando de forma ineficiente, dependendo demais de políticas e procedimentos únicos e mais propensa a erros humanos.
Tecnologias de compliance para conhecer
A tecnologia de conformidade refere-se a software e sistemas projetados para ajudar as empresas a cumprir os requisitos de conformidade. A tecnologia de compliance de TI inclui software de avaliação de risco, sistemas de gerenciamento de conformidade, ferramentas de automação de segurança e muito mais.
A tecnologia de conformidade abrange uma variedade de ferramentas de software que ajudam as equipes de operações de TI a impor a conformidade. Um sistema de gerenciamento de configuração é uma das tecnologias de conformidade mais versáteis, pois pode gerenciar, manter e até mesmo corrigir configurações de sistemas de TI para impor um estado de conformidade em muitos servidores.
Outros exemplos de tecnologia de conformidade incluem:
- Ferramentas de gerenciamento de informações e eventos de segurança (SIEM), que coletam dados de segurança de toda a sua infraestrutura para identificar possíveis ameaças
- Sistemas de gerenciamento de identificação e acesso (IAM), que controlam o acesso do usuário e podem ser aproveitados para implementar estratégias de controle de acesso, como controle de acesso baseado em função (RBAC) e segurança de confiança zero
- Ferramentas de criptografia, que protegem os dados sujeitos a padrões de conformidade, convertendo-os em código
- Ferramentas de gerenciamento de patches, que mantêm o software atualizado para atender aos mais recentes requisitos de segurança e conformidade
- Soluções de registro de auditoria, que documentam alterações em um sistema (o que é crucial para passar em auditorias de conformidade)
Padrões de compliance de TI, exemplos e requisitos básicos
Os padrões de compliance de TI são regulamentações criadas para manter ativos e dados confidenciais seguros, incluindo dados de clientes, informações de identificação pessoal e muito mais. Alguns dos requisitos de conformidade mais comuns incluem HIPAA, GDPR, PCI DSS, CIS, NIST, SOX e FedRAMP.
As estruturas de conformidade são conjuntos de diretrizes ou melhores práticas criadas por órgãos reguladores que muitas vezes se espera que as organizações sigam. Geralmente são específicos de um setor, país ou região geográfica que define as regras nas quais se baseiam.
Exemplos de padrões de conformidade incluem:
- A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) é específica para organizações de saúde e estabelece linhas de base para proteger informações confidenciais dos pacientes.
- O Padrão de Segurança de Dados da Indústria de Cartões de Pagamento (PCI DSS) é específico para organizações que gerenciam transações com cartões de crédito, débito e dinheiro e tem como objetivo proteger a segurança dos dados pessoais dos titulares de cartões.
- O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) é um conjunto de regulamentos concebidos para proteger os cidadãos da UE e as suas informações de identificação pessoal (PII). Assim, aplica-se a todas as organizações que operam ou oferecem bens e serviços na UE.
- Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), implementada no Brasil em 2020, visa proteger os dados de usuários e a não conformidade por parte das empresas pode acarretar sanções e multas milionárias.
- SOC 2 (Sistemas e Controles Organizacionais). Os fornecedores de nuvem que hospedam dados da organização devem seguir os padrões SOC e permitir que as auditorias permaneçam em conformidade.
- SOX (Lei Sarbanes-Oxley de 2002). Após o incidente da Enron, o Congresso aprovou a SOX para supervisionar a forma como as organizações lidam com registros eletrônicos, proteção de dados, relatórios internos e responsabilidade executiva.
- Outras estruturas, como CIS e DISA STIG, vão um passo além e fornecem requisitos específicos em nível de configuração.
Essas estruturas fornecem um conjunto bem definido de configurações básicas. Isso ajuda as organizações a se concentrarem em como configurar seus sistemas para melhorar a segurança geral.
Uma organização normalmente precisará aderir a diversas estruturas do setor. Estruturas específicas, como o CIS, geralmente incluem as diretrizes de conformidade e as melhores práticas das estruturas mais gerais do setor, como a HIPAA – o que significa que a implementação dos Benchmarks do CIS é uma boa maneira de garantir a conformidade com as estruturas específicas do setor ou do país.
As organizações normalmente têm suas próprias políticas e procedimentos de segurança, que precisam ser alinhados com diversas estruturas de conformidade regulatória. Para essas organizações, uma abordagem híbrida faz mais sentido. Ferramentas de conformidade, como o Puppet Comply, podem oferecer suporte a políticas de conformidade personalizadas por meio do gerenciamento de configuração.
Exemplos de risco de conformidade
Os riscos de conformidade em TI referem-se à possibilidade de violação de requisitos regulamentares ou legais no decorrer das operações de TI. Aqui estão alguns exemplos de risco de compliance de TI:
- Violações de dados
- Multas pesadas
- Maior vulnerabilidade a ataques cibernéticos
- Perda de negócios
- Danos à reputação
- Perda de confiança do consumidor/parceiro
- Interrupções de serviço
Em TI, os riscos de conformidade são frequentemente representados por um gerenciamento de configuração deficiente e práticas inadequadas de proteção do sistema. Como você pode ver na lista acima, os riscos associados à não conformidade são amplos, especialmente em setores altamente regulamentados, como saúde e finanças.
Quais são os benefícios da compliance de TI?
Manter a conformidade garante que os dados e a privacidade do cliente sejam mantidos. Isso, por sua vez, beneficia o negócio, pois os clientes que confiam em uma organização tendem a permanecer leais. No geral, constrói confiança em toda a organização, entre os funcionários, com clientes, partes interessadas, investidores, reguladores e dentro da indústria.
Outros benefícios incluem:
- Evitando multas e penalidades
- Protegendo a reputação da organização
- Processos de gerenciamento de dados mais eficientes
- Parceiros de maior qualidade
- Risco reduzido de violações de segurança
- Maior confiança no desenvolvimento e crescimento
- Atrair e reter funcionários
O que é risco de conformidade de TI?
O risco de conformidade é o risco de perda potencial devido à reprovação em uma auditoria de conformidade. Isso pode incluir perdas monetárias decorrentes de quaisquer multas ou taxas, bem como penalidades legais. O risco de conformidade pode incluir perda de confiança do cliente, percepção negativa da marca e danos à reputação como resultado de violação de dados ou vazamento de informações do cliente.
No final das contas, você não pode correr o risco de não garantir a conformidade de TI.
Como você pode reduzir o risco de conformidade?
Veja como reduzir o risco de conformidade:
- Observe o seu ambiente de forma honesta e holística e avalie os fatores internos e externos que impactam a conformidade da sua organização.
- Identifique as estruturas do setor e os padrões de conformidade de TI pelos quais sua organização é responsável e mantenha-se atualizado sobre as alterações feitas nesses padrões.
- Implemente políticas e práticas recomendadas nos procedimentos, ferramentas e sistemas da sua organização que reforcem seus objetivos.
- Organize esforços em TI e segurança.
- Priorize e mantenha a conformidade organizacional.
Navegar no mundo da conformidade pode ser um desafio para qualquer organização, independentemente do tamanho ou do setor. Os regulamentos e requisitos de conformidade evoluem constantemente e podem tornar-se esmagadores se não forem mantidos consistentemente em mente.
Para enfrentar os desafios dos requisitos complexos de hoje, as organizações devem encontrar um equilíbrio delicado entre satisfazer os requisitos de privacidade e segurança do seu mercado, dos seus clientes e dos governos, garantindo ao mesmo tempo que a conformidade e a aplicação das políticas são escaláveis e sustentáveis.
Checklist de compliance de TI
Cada padrão de conformidade tem seus próprios requisitos, mas muitas das regulamentações se sobrepõem. Por exemplo, a HIPAA protege dados de saúde e o PCI-DSS protege dados financeiros, mas ambos têm requisitos semelhantes para criptografia de dados, armazenamento de informações confidenciais e controles de acesso de autorização.
O primeiro passo para conformidade é encontrar os padrões relevantes para o seu negócio. Analise cada padrão e identifique os componentes de segurança cibernética ausentes em sua infraestrutura atual. Para um design mais eficiente, a infraestrutura deve inicialmente ser construída tendo em mente a conformidade, mas as empresas mais antigas podem ter infraestruturas existentes que foram construídas há décadas.
Os padrões de conformidade são revisados e renovados continuamente, portanto, quaisquer novas regulamentações devem ser identificadas e analisadas. Se a organização não implementar novas regulamentações de conformidade em sua infraestrutura atual, poderá violar e enfrentar multas substanciais.
A maioria dos padrões se enquadra na seguinte lista de categorias de verificação de conformidade de TI:
- Controle de acesso e identidade. Este padrão define regras de autenticação e autorização.
- Controle sobre o compartilhamento de dados. A organização deve ter controle rígido sobre os dados compartilhados com o público e clientes.
- Resposta a incidentes. Este regulamento orienta a organização na mitigação, comunicação e investigação de uma violação de dados.
- Recuperação de desastres. Quando a infraestrutura falha, as organizações devem restaurar os backups e a produtividade. Os padrões de recuperação de desastres reduzem a duração do tempo de inatividade para que a produtividade e a receita não sejam prejudicadas.
- Prevenção de perda de dados. Para evitar a perda de dados, a conformidade explica o que fazer para proteger a receita e a produtividade dos negócios, incluindo backups, recuperação e redundância.
- Proteção contra malware. Antivírus e outros antimalware protegem a infraestrutura contra códigos maliciosos, e todos os padrões de conformidade exigem isso em todo o ambiente, incluindo servidores e dispositivos de usuário.
- Políticas de segurança corporativa. A organização deve desenvolver políticas que os usuários devem seguir para proteger os dados.
- Monitoramento e relatórios. Sem monitoramento, a organização fica vulnerável a ameaças persistentes. Os relatórios oferecem aos administradores a capacidade de revisar a integridade de seus sistemas.
Como criar uma política de compliance de TI?
A criação de uma política de conformidade para conformidade de segurança de TI envolve um processo sistemático para definir, comunicar e aplicar regras e diretrizes que garantam a adesão aos requisitos legais, aos padrões do setor e às expectativas organizacionais. Aqui está um guia passo a passo sobre como criar uma política padrão de conformidade de TI:
- Identifique regulamentos e padrões aplicáveis: determine as leis, regulamentos e padrões do setor que se aplicam à sua organização com base no setor, localização e natureza das operações. Os exemplos incluem leis de proteção de dados, regulamentos específicos do setor e padrões internacionais como ISO 27001.
- Estabeleça uma equipe de conformidade: forme uma equipe multifuncional que inclua representantes das unidades jurídicas, de TI, de segurança e de negócios relevantes. Atribua responsabilidades pelo desenvolvimento, aplicação, monitoramento e comunicação de políticas.
- Conduza uma avaliação de riscos de conformidade: identifique possíveis riscos e vulnerabilidades de conformidade em sua organização. Avalie o impacto e a probabilidade de cada risco e priorize-os com base na sua importância.
- Definir objetivos e escopo da política: Articule claramente os objetivos da política de conformidade. Especifique as metas, expectativas e resultados desejados. Defina o escopo da política, incluindo os sistemas, processos e pessoal que ela abrange.
- Rascunho de declarações de políticas e procedimentos: Escreva declarações de políticas claras e concisas que descrevam as expectativas da organização em relação à conformidade. Incluir procedimentos e diretrizes específicas para implementar a política, abordar os riscos identificados e garantir a adesão aos regulamentos.
- Incorporar requisitos legais e regulamentares: Certifique-se de que a política de conformidade faça referência explícita e esteja alinhada com os requisitos legais e regulamentares relevantes. Incluir disposições para atualizações regulares para refletir as mudanças nas leis e regulamentos.
- Reúna contribuições e feedback das partes interessadas: solicite contribuições das principais partes interessadas, incluindo funcionários, gerentes, consultores jurídicos e especialistas relevantes do setor. Incorporar feedback para aumentar a clareza e a eficácia da política.
- Revisão e aprovação: Faça com que a política de conformidade seja revisada pelo consultor jurídico para garantir a precisão e o alinhamento com os requisitos legais. Obtenha a aprovação da alta administração ou do conselho de administração antes de finalizar a política.
- Comunicação e formação: Desenvolver um plano de comunicação para comunicar eficazmente a política a todas as partes interessadas relevantes. Ofereça sessões de treinamento aos funcionários para garantir a compreensão da política, suas funções e a importância da conformidade.
- Estabelecer mecanismos de monitoramento e execução: Definir processos para monitorar e auditar o cumprimento da política. Especificar as consequências do incumprimento e estabelecer um quadro de aplicação.
- Documente e mantenha registros: mantenha documentação abrangente da política de conformidade, incluindo controle de versão. Mantenha registros de sessões de treinamento, auditorias e quaisquer incidentes relacionados à não conformidade.
- Revisão e atualização regulares: agende revisões regulares da política de conformidade para garantir que ela permaneça atualizada e alinhada com a evolução das regulamentações e das necessidades de negócios. Atualizar a política conforme necessário com base nas mudanças no cenário regulatório ou na estrutura organizacional.
- Implementação: Implementar a política de conformidade em toda a organização e garantir que os funcionários estejam cientes da sua existência, compreendam o seu conteúdo e sigam as suas diretrizes.
- Melhoria contínua: Estabeleça um processo de melhoria contínua coletando feedback, monitorando a eficácia e fazendo as atualizações necessárias na política.
Práticas que podem tornar sua compliance de TI à prova de balas
Embora a criação de uma política de compliance de TI seja uma etapa importante e necessária para todas as organizações, existem algumas práticas recomendadas que você pode seguir. Quando se trata de práticas recomendadas que vão além do processo normal de criação de uma política de conformidade de TI, considere as 15 recomendações a seguir:
Abordagem Holística à Gestão de Riscos
Integre a política de conformidade em uma estrutura mais ampla de gestão de riscos. Considere não apenas a conformidade regulatória, mas também os riscos estratégicos, operacionais, financeiros e de reputação.
Integração cultural
Promova uma cultura de conformidade em toda a organização. Isto envolve promover a conscientização, a responsabilidade e um compromisso compartilhado com um comportamento ético e conforme.
Monitoramento proativo de conformidade
Implemente mecanismos de monitoramento proativos para detectar problemas de conformidade antes que eles aumentem. Isto pode incluir monitoramento contínuo, alertas automatizados e auditorias internas periódicas.
Planejamento de resposta a incidentes
Desenvolva um plano robusto de resposta a incidentes que descreva etapas específicas a serem tomadas no caso de uma violação de conformidade ou incidente de segurança. Certifique-se de que os funcionários sejam treinados no plano.
Gestão de riscos de terceiros
Estenda as considerações de conformidade a fornecedores e parceiros terceirizados. Avalie e gerencie os riscos de conformidade associados a entidades externas que têm acesso aos sistemas ou dados da sua organização. Por exemplo, as políticas da sua empresa sobre BYOD (Bring Your Own Device) e se esses dispositivos são seguros é o que deve ser avaliado nesta parte.
Métricas e relatórios de desempenho
Defina indicadores-chave de desempenho (KPIs) e métricas para medir a eficácia do seu programa de conformidade. Reportar regularmente essas métricas à administração e às partes interessadas.
Liderança ética e governança
Enfatize a liderança ética e a governança. Os líderes devem dar o exemplo de comportamento ético e as estruturas de governação devem apoiar a tomada de decisões éticas a todos os níveis da organização.
Treinamento contínuo e conscientização
Além da formação inicial, estabeleça um programa de educação e conscientização contínua. Mantenha os funcionários informados sobre questões emergentes de conformidade, novas regulamentações e práticas recomendadas.
Simulações e testes regulares
Realize simulações e exercícios de teste para avaliar a resposta da organização a vários cenários de conformidade. Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e garante a preparação.
Mecanismo de retorno
Estabeleça um mecanismo de feedback onde os funcionários possam relatar preocupações de conformidade ou sugerir melhorias no programa de conformidade. Garantir confidencialidade e não retaliação para aqueles que denunciam.
Integração com processos de negócios
Integre considerações de conformidade em vários processos de negócios. Isto inclui o desenvolvimento de produtos, aquisições e outras áreas operacionais onde a conformidade deve ser um aspecto integrado.
Quadro de política adaptativa
Projete a política de conformidade com flexibilidade para se adaptar às mudanças nos ambientes de negócios, tecnologias e cenários regulatórios. Isso permite que a organização permaneça ágil e responsiva.
Envolvimento das partes interessadas
Envolva-se com as partes interessadas, incluindo clientes, investidores e órgãos reguladores. Comunique proativamente seu compromisso com a conformidade e solicite feedback para aprimorar seu programa.
Cultura de melhoria contínua
Cultive uma cultura de melhoria contínua. A cultura em sua organização deve ser tal que seus funcionários se esforcem para melhorar continuamente os padrões e até mesmo ir além.
Importância da compliance de TI
Muitos dos padrões criados por lei foram criados para proteger os dados dos usuários e fazem parte da conformidade de dados há décadas. A razão mais importante pela qual as organizações devem seguir os padrões é proteger os dados dos usuários.
A violação dos padrões de conformidade são riscos que podem levar a uma grave violação de dados. As organizações evitam esses riscos implementando regras de segurança cibernética apropriadas, resultando em um ambiente mais seguro, menor risco de violação de dados, reputação preservada e maior confiança do usuário.
À medida que as organizações navegam numa era em que as violações de dados e o escrutínio regulamentar são omnipresentes, a importância de uma política abrangente de conformidade de TI não pode ser exagerada. A jornada desde a adesão regulamentar até à incorporação das melhores práticas é fundamental para garantir não só a proteção de informações sensíveis, mas também a viabilidade do negócio a longo prazo.
Ao adotar uma abordagem holística à gestão de riscos, ao cultivar uma cultura de melhoria contínua e ao integrar a conformidade na estrutura das operações comerciais, as organizações podem não só cumprir os requisitos regulamentares, mas também posicionar-se como líderes éticos no domínio digital.
Na busca pela excelência em compliance de TI, essas melhores práticas avançadas servem como uma bússola, orientando as organizações em direção a um futuro em que a resiliência e a conduta ética não sejam apenas ideais, mas elementos arraigados do seu DNA operacional. No entanto, ainda é importante contar com uma empresa parceira qualificada a garantir a conformidade do seu negócio.
Diferenciais da Infonova
A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria.
BACKUP
Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento.
VALOR FINANCEIRO
O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo.
LIBERAÇÃO DO RH
O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa.
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- Ar-condicionado;
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ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES
A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes.
RETENÇÃO DE COLABORADORES
Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa.
LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES
Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro.
NÃO TEM MULTA DE CONTRATO
A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado.
PODE PARAR QUANDO QUISER
Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.
CONTINUAMOS AMIGOS
Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria.
DORMIR TRANQUILO
Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.
