Os gastos globais com tecnologia da informação (TI) em ativos, incluindo PCs, tablets, telefones celulares, impressoras, sistemas de data center, software empresarial e serviços de comunicação, cresceram de US$ 3,5 trilhões em 2012 para mais de US$ 4,24 trilhões em uma década. Espera-se que os gastos globais com TI aumentem em cerca de 5,1%, para mais de 4,45 biliões de dólares nos próximos anos de acordo com previsões de empresas de investigação de grande escala. Por isso a gestão de custos de TI se tornou ponto sensível dentro das empresas.
Os orçamentos de TI são um dos itens mais críticos no orçamento total das empresas. As empresas fazem investimentos periódicos em TI como parte da sua jornada de transformação digital para melhorar os seus serviços existentes, proporcionar uma melhor experiência ao utilizador e destacar-se dos seus concorrentes. É claro que nenhuma empresa possui um orçamento de TI ilimitado. Por esta razão, os CIOs e gestores de TI são responsáveis por gerir os seus orçamentos tecnológicos da forma mais eficaz. Este guia de gestão de custos de TI visa auxiliar líderes em relação a essa questão.
O que é gestão de custos de TI?
A gestão de custos de TI é um processo periódico realizado para avaliar e medir os investimentos em TI que as empresas fizeram. Basicamente, cada ativo tecnológico representa uma despesa para a empresa. Algumas dessas despesas são despesas únicas e outras são despesas contínuas. Um CIO ou gerente de TI precisa saber onde está sendo usado o orçamento de TI pelo qual é responsável. A gestão de custos de TI torna os gastos de TI das empresas mais visíveis, permitindo que todas as despesas de TI sejam rastreadas e avaliadas com clareza.
Por que o gerenciamento de custos de tecnologia é importante?
Já mencionamos neste artigo que nenhuma empresa possui um orçamento de TI ilimitado. Por isso, podemos dizer que o propósito de todo negócio é o mesmo: “Custo Mínimo e Eficiência Máxima”
Caso contrário, as empresas não conseguirão obter a eficiência que desejam como resultado dos seus investimentos em TI e fracassarão. É necessário um processo de avaliação holístico para medir o sucesso da transformação digital de uma empresa. A gestão de custos de TI cobre os custos que incluem software, hardware, integração, sistema, consultoria, etc.
Qual é a estrutura de custos de TI?
A estrutura de custos de TI refere-se à relação entre diferentes tipos de despesas dentro de um orçamento de TI maior. Facilita a compreensão dos custos fixos e variáveis de TI incorridos por uma organização.
De modo geral, a estrutura de custos refere-se aos diversos custos de uma empresa e à forma como eles são categorizados. No contexto de TI, a estrutura de custos refere-se às diversas despesas de TI de uma empresa e à forma como essas despesas estão relacionadas entre si, bem como às necessidades e objetivos gerais de TI do negócio.
A estrutura de custos de TI pode variar de uma empresa para outra, dependendo de suas necessidades e despesas. A compreensão que uma empresa tem da sua própria estrutura de custos de TI pode ajudar a determinar os gastos relacionados com TI e identificar oportunidades para reduzir custos. Compreender a estrutura de custos de TI também ajuda no planejamento de novos investimentos em TI.
Planejamento e tomada de decisões da estrutura de custos de TI
O planeamento eficaz de uma estrutura de custos de TI deve considerar investimentos empresariais de longo prazo ao longo de vários anos, seguidos pela criação de itens de linha no orçamento que possam ser categorizados e vinculados a custos específicos.
O diretor de informação (CIO) normalmente é o principal responsável pelas decisões estratégicas do departamento de TI, incluindo a estrutura de custos de TI, e determina quais propostas se enquadram no orçamento de TI. O CIO colabora frequentemente com outros gestores seniores, como o diretor financeiro (CFO) e o diretor executivo (CEO), para preparar e finalizar o orçamento de TI e para tomar decisões importantes sobre a estrutura de custos de TI.
Quais são os quatro tipos de custos de TI?
Existem quatro categorias que contribuem para a estrutura geral de custos de TI que devem ser considerados na hora de traçar um plano de gestão de custos de TI assertiva:
- Custos operacionais ou o preço da execução diária dos serviços de TI.
- Custos com pessoal, que incluem todas as despesas associadas à contratação, treinamento e retenção de um funcionário.
- Custos básicos, que representam as despesas operacionais gerais que não têm relação direta com a produção ou venda de bens e serviços de uma empresa. Eles também são conhecidos como despesas gerais.
- Custos ou dinheiro investido por uma empresa para adquirir ou atualizar ativos fixos, físicos e não consumíveis, como edifícios e equipamentos.
Os analistas de custos devem ser capazes de identificar todos estes custos para que possam compreender as principais variáveis que influenciam estes custos e como essas variáveis estão sujeitas a alterações. Estas informações ajudam os líderes empresariais e os decisores a prever os custos de TI e a planear o orçamento de TI em conformidade. Compreender a estrutura de custos de TI também ajuda no planejamento de capacidade, no gerenciamento de ativos empresariais (EAM) e no planejamento de projetos.
Custos fixos de TI versus custos variáveis de TI
Na gestão de custos de TI é importante considerar as variáveis, apesar de que muitas despesas de TI são fixas, o que limita as opções dos executivos de TI que buscam reduzir despesas. Os custos fixos são geralmente despesas de longo prazo e não mudam ao longo do tempo – ou pelo menos não mudam muito rapidamente ou de forma apreciável.
Exemplos de custos fixos de TI incluem o seguinte:
- Salários do pessoal de TI.
- Licenças de software de longo prazo.
- Componentes de hardware da infraestrutura de TI.
- Despesas de manutenção de infraestrutura.
- Depreciação de infraestrutura.
- Pagamentos de locação.
Por outro lado, os custos variáveis de TI incluem despesas que mudam no curto prazo. Estas variações podem ser devidas a fatores internos, tais como alterações nos volumes de negócios ou utilização, ou devido a fatores externos, tais como aumentos de preços ou o surgimento de novos produtos ou serviços de TI.
Exemplos de custos variáveis de TI incluem:
- Licenças de software por usuário.
- Custos de contratação de empreiteiros ou outros terceiros para necessidades de pessoal de curto prazo.
- Capacidade incremental do servidor adicionada.
- Custos incrementais de hardware.
- Programas de treinamento e conscientização de funcionários.
- Despesas de viagem.
Convertendo custos fixos em custos variáveis
Em alguns casos, as organizações podem converter custos fixos de TI difíceis de controlar em custos variáveis mais controláveis. Uma maneira de fazer isso é adotando tecnologias de nuvem.
Em ambientes de TI locais tradicionais, muitos custos de computação são fixos, previsíveis e incorridos durante um longo período de tempo. Esses custos são conhecidos como despesas de capital ou CapEx.
CapEx requer grandes investimentos iniciais em dinheiro e envolve tecnologia e dependência de fornecedor. Pode ser difícil adaptar os ativos de TI existentes para novos requisitos, pelo que as empresas têm muitas vezes de comprar novos equipamentos, o que aumenta o seu CapEx.
A computação em nuvem elimina muitos custos fixos de TI ao converter despesas de capital em despesas operacionais (OpEx). OpEx refere-se aos custos de execução das operações diárias de TI sem grandes investimentos iniciais em hardware, software e rede. A maioria dos provedores de nuvem pública oferece preços pré-pagos, o que significa que as organizações podem usar os recursos de nuvem de que necessitam e pagar apenas pelos recursos que realmente usam.
Com esta abordagem sob demanda, as empresas não incorrem em despesas fixas e imutáveis em recursos de TI baseados em nuvem. Em vez disso, essas despesas tornam-se variáveis dependendo do uso, o que permite às organizações controlarem e otimizar melhor a sua gestão de custos de TI.
Outra forma de converter custos fixos de TI em custos variáveis é através de mudanças de pessoal. A contratação de mais prestadores de serviços externos em vez de empregados assalariados permite que as organizações – especialmente aquelas sob pressões extremas de custos – convertam custos fixos de pessoal em custos variáveis. É claro que a mudança de pessoal a tempo inteiro para prestadores de serviços externos pode ter um impacto negativo a longo prazo, afetando a capacidade de uma organização gerar rentabilidade e vantagens estratégicas através dos seus colaboradores. As empresas devem ter estas considerações em mente antes de tomar a decisão de converter custos fixos de pessoal em custos variáveis.
A alteração do modelo de aquisição de TI também pode converter custos fixos em custos variáveis. Pode reduzir o custo total de propriedade de TI. Por exemplo, a adoção de hardware como serviço permite que as organizações aluguem hardware conforme necessário, em vez de comprá-lo imediatamente. Da mesma forma, o modelo de aquisição de software como serviço minimiza a necessidade de comprar software a longo prazo e, em vez disso, as organizações pagam por uma assinatura conforme necessário e apenas até que seja necessária.
O papel do gerenciamento de custos em TI
A gestão de custos de TI é o esforço contínuo para compreender, planejar e controlar os diversos custos incorridos na gestão de uma empresa. O gerenciamento de custos de TI é o processo de fazer tudo isso para os custos relacionados à TI.
O processo de gestão de custos de TI inclui a recolha e análise de informação sobre despesas de TI, com o objetivo de prever e monitorizar custos, bem como evitar ultrapassagens do orçamento de TI. No longo prazo, práticas eficazes de gestão de custos de TI permitem que as organizações gerem mais economias e maximizem o retorno dos investimentos em TI.
Ao construir e reduzir uma estrutura de custos de TI, as iniciativas típicas de gerenciamento de custos incluem a racionalização de ativos e recursos de TI e a renegociação de contratos de fornecedores, especialmente em torno de condições de pagamento e descontos.
Como as empresas podem reduzir seus custos de tecnologia?
As equipes de TI têm funcionários encarregados de otimizar o ambiente de TI, garantir a segurança de TI, reduzir despesas de TI e gerenciar ativos de TI. Porque uma infraestrutura de TI é o coração dos processos operacionais nas empresas. As empresas pretendem fazer novos investimentos em TI, reduzindo as suas despesas atuais com TI, porque os seus orçamentos de TI são limitados em alguns períodos. É aqui que surgem os conceitos de gestão de custos de tecnologia e otimização de custos de tecnologia.
O método mais eficaz para as empresas reduzirem os custos de tecnologia é adotar uma abordagem de gestão holística. Em geral, podemos resumir esses métodos da seguinte forma:
- O gerenciamento de ativos de TI cobre o gerenciamento de todos os ativos de TI de uma empresa.
- O gerenciamento de portfólio de aplicativos cobre o gerenciamento de todos os aplicativos em uma empresa.
- O Software Asset Management cobre o gerenciamento de todos os processos de software e licenciamento de software em uma empresa.
- O gerenciamento de SaaS cobre o gerenciamento de assinaturas de SaaS em uma empresa.
- O gerenciamento de ativos de hardware cobre o gerenciamento de assinaturas de SaaS de uma empresa.
- O gerenciamento de custos de TI cobre o monitoramento, gerenciamento e avaliação de todos os custos de TI em uma empresa.
Contudo, as organizações também podem implementar estas iniciativas de gerenciamento de custos específicas de TI para controlar e otimizar os custos de TI:
- Simplifique os fluxos de trabalho de TI para eliminar etapas desnecessárias, que aumentam os custos ou não são lucrativas.
- Automatize tarefas repetitivas de TI, como tarefas relacionadas a patches de software ou suporte técnico.
- Terceirize tarefas de baixo valor para prestadores de serviços externos.
- Preveja despesas futuras e inclua-as no orçamento de TI.
- Junte-se a um grupo de compras que negocia descontos com fornecedores em nome das organizações membros.
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