É um fato que sua empresa precisa ter uma documentação de TI. Ou você não está cansado de se afogar em informações e perder horas preciosas procurando o que precisa? Os funcionários de TI em todo o mundo lutam para encontrar as informações necessárias para o seu trabalho, desperdiçando um tempo valioso todos os dias.
Impressionantes 49% dos funcionários relatam gastar entre 30 minutos e duas horas por dia procurando informações, e os funcionários de TI gastam em média 4,2 horas fazendo o mesmo. Isso não só afeta a produtividade, mas também faz com que 31% dos funcionários se sintam esgotados.
Quando se trata de administrar um negócio de sucesso, a documentação de TI adequada é essencial.
Seja criando manuais do usuário, documentando processos ou criando documentação técnica, a documentação de TI ajuda a garantir que todos os envolvidos em seu negócio estejam na mesma página.
Mas para muitas empresas, a documentação de TI pode ser uma tarefa difícil. Por isso, também é recomendado contar com um suporte de TI terceirizado, que já pode cuidar disso também.
O que é documentação de TI?
Pense na documentação de TI como o modelo de sua configuração tecnológica. Sem ele, sua equipe de TI poderá tropeçar no escuro, lutando para solucionar problemas, realizar manutenção ou implementar novas tecnologias.
Mas é mais do que evitar armadilhas – a documentação adequada garante que a tecnologia da sua organização seja consistente e compatível com os requisitos regulamentares.
Além disso, permite uma fácil transferência de conhecimento entre os membros da equipe – o que significa que, à medida que os funcionários experientes avançam, seu inestimável conhecimento permanece com eles.
Portanto, documentação de TI é qualquer informação registrada relacionada a uma infraestrutura e ambiente de TI. Esta documentação pode ser usada por uma equipe de TI para executar um processo, solucionar um problema conhecido ou compartilhar práticas recomendadas.
A documentação pode ser usada por funcionários internos, como técnicos ou gerentes de TI, ou pode ajudar partes externas, como clientes, clientes ou parceiros. A documentação de TI torna informações importantes mais acessíveis e elimina a necessidade de intervenção de um funcionário.
Por que a documentação de TI é útil para o seu negócio?
Listamos algumas práticas recomendadas quando se trata de documentação de TI, mas como ela pode ajudar em suas operações comerciais? Em última análise, tudo se resume a algo conhecido como Gestão do Conhecimento. A Gestão do Conhecimento é a preservação do conhecimento e das informações organizacionais para uso dos funcionários atuais e futuros.
O software de documentação de TI é usado como uma ferramenta de gerenciamento de conhecimento para profissionais de TI. Existem várias maneiras de ajudar sua empresa, que incluem:
Integração mais rápida
Toda empresa conhece o desafio de ensinar aos novos funcionários quais são suas funções e como desempenhar funções-chave em seu trabalho.
Felizmente, com a documentação de TI, o processo de integração pode ser concluído muito mais rapidamente porque todas as informações necessárias estão disponíveis em um local organizado e de fácil acesso.
Isto ajuda especialmente quando os técnicos precisam aprender ou ter acesso a informações sobre os ambientes de TI de clientes ou clientes individuais.
Maior eficiência
A documentação de TI é uma forma eficaz de centralizar e padronizar o conhecimento da empresa. Quando informações como credenciais, processos e configurações são registradas, os técnicos têm um local onde sabem que podem acessar facilmente as informações de que precisam.
Isso ajuda a evitar perda de tempo procurando em outros locais informações explícitas sobre ambientes de TI. Uma base de conhecimento centralizada também facilita garantir que ela esteja atualizada.
Risco minimizado
Pode ser difícil garantir a continuidade quando um técnico sai da organização e leva consigo conhecimento institucional. Com documentação de TI adequada e consistente, este é um risco que pode ser facilmente evitado.
Através do uso de documentação de TI, conhecimentos cruciais de negócios podem ser anotados e registrados para uso atual e futuro. A documentação de TI também pode fornecer todas as informações de que os técnicos precisam para remediar problemas de TI frequentes que possam encontrar, como o que fazer se um backup falhar ou o que fazer se suspeitarem que um malware tenha se infiltrado nos sistemas de TI.
Ter documentação disponível que liste o que fazer em caso de emergência ajudará as organizações a superar esses desafios mais rapidamente e a limitar quaisquer danos potenciais.
Segurança aprimorada
Um sistema de documentação de TI eficaz também pode ajudar a melhorar a segurança e a conformidade. Ao compreender claramente as operações e procedimentos do sistema, as organizações podem garantir que cumprem os regulamentos e padrões do setor.
Isto pode reduzir o risco de violações de dados e garantir que todo o pessoal conheça as medidas de segurança do sistema. A documentação de TI é um componente crítico da infraestrutura tecnológica de qualquer organização.
Ajuda as equipes de TI a trabalhar com mais eficiência e eficácia, garante consistência e conformidade e permite a transferência de conhecimento entre os membros da equipe. Embora criar e manter documentação de TI abrangente e eficaz possa ser assustador, os benefícios são significativos.
Seguindo algumas práticas recomendadas de documentação de TI, incluindo o uso das ferramentas corretas de documentação de TI, a organização eficaz das informações e a atualização regular da documentação, os iniciantes podem começar a criar documentação de TI eficaz e experimentar esses benefícios em primeira mão.
Melhor colaboração e comunicação
Um sistema abrangente de documentação de TI também pode promover uma melhor colaboração e comunicação entre o pessoal.
Ao compreender claramente as operações e procedimentos do sistema, os indivíduos podem trabalhar juntos de forma mais integrada e eficaz. Isso pode reduzir o tempo gasto na solução de problemas e solucionar problemas e garantir que todos estejam na mesma página.
Em última análise, isso promove um ambiente de trabalho mais eficiente e produtivo que beneficia a organização.
Tipos de documentação de TI
Desde inventário de hardware e software até guias de solução de problemas e perguntas frequentes, há vários tipos de documentação de TI que sua organização precisa para se manter no caminho certo. Vamos mergulhar neles agora.
Inventário de Hardware e Software
Um inventário de hardware e software é um documento que fornece informações sobre o hardware e software usados em uma organização. Isso pode incluir o sistema operacional, componentes de hardware e aplicativos de software.
Um inventário atualizado é vital para solução de problemas, manutenção e conformidade com as regulamentações do setor.
Topologia e diagramas de rede
A topologia e os diagramas de rede fornecem informações sobre o layout físico e lógico da rede de uma organização.
Isto pode incluir a localização física dos dispositivos de rede e as conexões lógicas entre eles. Este tipo de documentação é importante para gerenciamento e solução de problemas de rede.
Documentação de infraestrutura
A documentação de infraestrutura é um documento essencial que fornece uma visão geral abrangente dos sistemas de TI de uma organização, incluindo servidores, armazenamento e redes.
Esse tipo de documentação é crucial para compreender a arquitetura do ambiente de TI e facilitar a solução de problemas eficiente.
Uma compreensão clara da infraestrutura da organização permite que o pessoal de TI gerencie eficazmente os sistemas e mantenha seu bom funcionamento.
Documentação do sistema
A documentação do sistema é um documento crucial que fornece informações valiosas sobre um sistema específico, como um banco de dados ou uma aplicação web.
Este tipo de documentação é essencial para compreender a funcionalidade do sistema e resolver problemas de forma eficiente.
Ao fornecer uma visão geral abrangente da arquitetura e dos processos do sistema, a documentação do sistema ajuda a equipe de TI a identificar e corrigir problemas prontamente, reduzindo o tempo de inatividade do sistema e garantindo o desempenho ideal.
Procedimentos Operacionais Padrão (POPs)
Os procedimentos operacionais padrão (SOP) fornecem tarefas específicas ou instruções de processo. Este tipo de documentação é importante para garantir que as tarefas sejam executadas de forma consistente e correta.
Documentação do processo
A documentação do processo é um documento que fornece informações abrangentes sobre um processo específico, como um processo de desenvolvimento de software ou um processo de implantação de sistema de TI.
Este tipo de documentação é essencial para garantir que o processo seja realizado de forma consistente e eficaz e para facilitar a melhoria contínua. Ao documentar o processo, as organizações podem identificar rapidamente áreas de melhoria e fazer os ajustes necessários para agilizar as operações e otimizar os resultados.
Os exemplos incluem:
Documentação do processo de desenvolvimento de software Documentação do processo de implantação do sistema de TI Documentação do processo de gerenciamento de mudanças
Guias e manuais do usuário
Os guias e manuais do usuário fornecem informações sobre o uso de um sistema ou aplicativo específico.
Este tipo de documentação é importante para ajudar os usuários a entender como utilizar o sistema ou aplicação.
Guias de solução de problemas e perguntas frequentes
Guias de solução de problemas e perguntas frequentes são documentos informativos que auxiliam na solução de problemas de um sistema ou aplicativo específico.
Esses documentos são essenciais para ajudar os usuários a identificar e resolver problemas que possam encontrar durante a utilização do sistema ou aplicativo.
Fornecer instruções passo a passo e respostas a perguntas comuns, guias de solução de problemas e perguntas frequentes permite que os usuários resolvam problemas de forma rápida e eficiente, minimizando o tempo de inatividade e maximizando a produtividade.
Documentação de resposta a incidentes
A documentação de resposta a incidentes é um documento que fornece informações sobre como responder a um incidente, como uma violação de segurança ou interrupção do sistema. Este tipo de documentação é importante para garantir que a organização esteja preparada para responder a incidentes de forma rápida e eficaz.
Runbooks
Runbooks são documentos que fornecem instruções para executar tarefas ou processos específicos.
Este tipo de documentação é importante para garantir que as tarefas sejam executadas de forma consistente e correta.
Os exemplos incluem:
- Runbook de recuperação de desastres
- Runbook de inicialização e desligamento do sistema
- Runbook de implantação de aplicativos
Melhores práticas para criação de documentação de TI
A criação de documentação de TI eficaz requer planejamento cuidadoso, organização e atenção aos detalhes. A implementação das melhores práticas para a criação de documentação de TI garante que ela seja abrangente, precisa e atualizada.
Este guia explorará as melhores práticas para a criação de documentação de TI e fornecerá dicas para implementá-las.
Estabelecendo uma estratégia e governança de documentação
Antes de criar documentação de TI, é essencial estabelecer uma estratégia e governança de documentação. Isso significa determinar quais tipos de documentação são necessários, quem será responsável por criá-la e mantê-la e como ela será armazenada e acessada.
Ao estabelecer uma estratégia e governança de documentação claras, as organizações podem garantir que sua documentação seja abrangente, consistente e fácil de encontrar.
Escolhendo as ferramentas e modelos certos
Quando se trata de escolher as ferramentas e modelos certos para criar documentação de TI, existem muitas opções disponíveis. A chave é encontrar aqueles que atendam às necessidades e processos exclusivos da sua organização.
Comece considerando o tipo de documentação que você precisa criar e o nível de detalhe necessário. Você precisa de um modelo simples para manuais do usuário ou de uma ferramenta mais complexa para documentação de infraestrutura?
Depois de identificar seus requisitos, pesquise diferentes opções e procure ferramentas que sejam fáceis de usar, compatíveis com seus sistemas existentes e que tenham recursos que possam agilizar o processo de documentação.
Não se esqueça de considerar também o custo e quaisquer requisitos de manutenção contínua. Com as ferramentas e os modelos certos implementados, você pode criar documentação de TI consistente, precisa e fácil de manter.
Atribuição de propriedade e responsabilidades
Atribuir propriedade e responsabilidades pela criação e manutenção da documentação de TI garante que a documentação seja precisa e atualizada.
As organizações devem nomear pessoas com os conhecimentos e autoridade necessários para criar e manter a documentação.
Devem também garantir que a propriedade e as responsabilidades sejam claramente definidas e que os indivíduos sejam responsabilizados pela manutenção da documentação que lhes foi atribuída.
Revisar e atualizar regularmente a documentação
Para permanecer precisa e relevante, a documentação de TI exige revisões e atualizações regulares.
As organizações devem estabelecer um ciclo regular de revisão e designar pessoas responsáveis pela revisão e atualização da documentação.
Este processo também deve incluir controle de versão para garantir que a versão mais atualizada da documentação esteja sendo usada.
Fornecer acesso à documentação e garantir sua segurança
A documentação informática só é útil se estiver acessível a quem dela necessita. Estabelecer um sistema para armazenar e acessar documentação facilmente pesquisável e fácil de usar permite que as organizações mantenham a segurança.
Isso pode incluir a implementação de controle de acesso baseado em função, proteção por senha e criptografia.
Ao implementar as melhores práticas para a criação de documentação de TI, as organizações podem garantir que ela seja abrangente, precisa e atualizada.
Isto, por sua vez, ajudará as equipes de TI a trabalhar de forma mais eficiente e eficaz, garantirá consistência e conformidade e permitirá a transferência de conhecimento entre os membros da equipe.
As organizações podem criar uma estratégia de documentação de TI abrangente e eficaz que atenda às suas necessidades seguindo as práticas recomendadas descritas neste guia.
Ferramentas para documentação de TI
Quando se trata de documentação de TI, as ferramentas certas podem fazer toda a diferença. Desde wikis e bases de conhecimento até software especializado de documentação de TI, há diversas opções disponíveis para ajudar as organizações a manter sua infraestrutura de TI funcionando perfeitamente.
Com as ferramentas certas, você pode gerenciar, organizar e atualizar facilmente sua documentação de TI, garantindo que seus sistemas estejam atualizados e seguros. Aproveite ao máximo sua documentação de TI hoje mesmo com as ferramentas certas!
Software Wiki
O software Wiki pode ser uma ferramenta útil para documentação de TI. Eles permitem o armazenamento e compartilhamento rápido e fácil de informações. Além disso, os wikis podem ser usados para trabalho colaborativo, pois vários usuários podem trabalhar na mesma página simultaneamente e fazer edições em tempo real, promovendo a colaboração contínua entre os membros da equipe.
Ao permitir que os usuários criem, compartilhem e atualizem informações de forma eficiente, os wikis aumentam a produtividade, tornando-os uma parte essencial de qualquer estratégia de documentação de TI.
Software de base de conhecimento
Quando se trata de gerenciar e organizar documentação de TI, o software de base de conhecimento pode ser uma ferramenta extremamente útil.
O software de base de conhecimento permite que as equipes de TI criem um repositório centralizado de documentação que pode ser facilmente acessado e compartilhado por todos os membros da equipe.
Esse tipo de software geralmente inclui recursos como controle de versão, funcionalidade de pesquisa e permissões de usuário, que podem ajudar a garantir que a documentação esteja atualizada e acessível às pessoas certas.
Uma das maiores vantagens de criar uma base de conhecimento para documentação de TI é que ela pode agilizar o processo de criação e atualização de documentação.
Em vez de depender de documentos díspares armazenados em vários locais, o software de base de conhecimento fornece uma plataforma centralizada para criar, organizar e compartilhar documentação. Isso pode economizar muito tempo e esforço das equipes de TI, além de reduzir o risco de erros ou inconsistências.
Além disso, o software de base de conhecimento pode ajudar a promover o compartilhamento de conhecimento e a colaboração entre os membros da equipe. Ao tornar a documentação facilmente acessível e pesquisável, o software de base de conhecimento pode incentivar os membros da equipe a contribuir com seus próprios conhecimentos e insights para a documentação.
Isto pode levar a uma base de conhecimento mais robusta e abrangente, bem como a operações de TI mais eficientes e eficazes em geral.
Software de documentação de TI
Com o software de documentação de TI, tudo é automatizado e armazenado em um local conveniente, facilitando a localização e o compartilhamento de informações com os membros da equipe.
É tão fácil de usar que mesmo os membros da equipe com menos experiência em tecnologia podem aderir rapidamente.
A melhor parte? A equipe de TI pode economizar tempo e energia usando este software, liberando-os para lidar com tarefas mais urgentes.
Document360
Se você está procurando uma ferramenta de documentação de TI, não procure além do Document360. Document360 é uma ferramenta de documentação online adequada tanto para empresas quanto para pequenas equipes.
Muitas equipes de TI confiam no Document360 para entregar sua documentação de TI porque ele é seguro, confiável e robusto.
Se você adotar o Document360, poderá se beneficiar de:
- Editor WYSIWYG ou Markdown para criação de conteúdo
- Site de base de conhecimento personalizável usando arrastar e soltar ou código do zero
- Integrações com todas as suas ferramentas de terceiros favoritas, como help desks, chatbots e muito mais
- API da plataforma para ler e gravar diretamente em sua base de conhecimento
- Single Sign-on, permitindo que as empresas gerenciem usuários a partir de um diretório único e central
- Registros de auditoria que fornecem aos administradores da base de conhecimento uma trilha detalhada das atividades da conta da equipe
O Document360 pode ajudá-lo a criar documentação de TI útil em um site de base de conhecimento atraente e de marca, que pode ser privado ou público, dependendo do público-alvo.
Quando usar software de documentação de sistema de TI
De modo geral, você deve implantar software para criar e gerenciar sua documentação de TI o mais cedo possível, especialmente se supervisionar sistemas para vários clientes.
Mesmo assim, a implementação do novo software pode parecer cansativa devido à enorme quantidade de dados e esforço envolvidos.
Pensando nisso, uma plataforma automatizada pode melhorar o processo criando documentação padronizada para toda a sua pilha. Antes de começar a documentar seu ambiente de TI gerenciado, considere primeiro lidar com pequenas tarefas operacionais, como:
- Procedimentos operacionais padrão (POPs)
- Componentes de hardware e software
- Perguntas frequentes e tutoriais em vídeo
- Informações de backup do sistema, configurações e outras informações sobre aplicativos da Web e componentes de TI
- Ativos gerenciados e histórico de serviço
- Notas de versão, dados do projeto e propriedade intelectual
- Protocolos de segurança e senhas
- Certificados SSL do cliente
Por que usar a documentação do sistema?
A documentação de TI é um recurso valioso para qualquer empresa MSP por vários motivos. Em última análise, porém, os benefícios se resumem ao aumento da eficiência. Por exemplo, práticas de documentação automatizada podem contribuir para:
Resolução rápida de problemas
Quando surge um problema, seus clientes desejam uma solução o mais rápido possível. A integração do software de documentação de TI com ferramentas remotas de monitoramento e gerenciamento permite que sua equipe acesse rapidamente as informações necessárias a qualquer hora, em qualquer lugar, com menos esforço.
Os funcionários não perdem tempo procurando informações sobre o cliente. Em vez disso, tudo está prontamente disponível em um banco de conhecimento fácil de pesquisar.
O resultado é um procedimento simplificado, uma solução rápida e um cliente satisfeito. Processos eficientes que satisfazem as necessidades do cliente levam ao reconhecimento da marca da sua empresa.
Consistência entre serviços
O software de documentação fornece a todos os técnicos as informações em uma área com uma rede para editá-las, permitindo vários técnicos em contas sem sacrificar a qualidade do atendimento ao cliente.
Os modelos de documentação já são documentos escritos que criam essa consistência entre os serviços. O uso da documentação também garante a entrega consistente de serviços e o gerenciamento simplificado de projetos.
Menos problemas
O acesso a informações consistentes resulta em menos problemas de solução de problemas, pois cada membro da sua equipe tem as mesmas “instruções”, por assim dizer.
Além disso, por meio da edição colaborativa, sua equipe pode identificar, documentar e resolver sistematicamente quaisquer erros operacionais resultantes das instruções.
Por fim, em caso de problema, o software facilita a identificação da avaria técnica e a determinação de quem ou o que causou o problema, resultando em operações otimizadas e sem erros.
Integração perfeita do cliente
Ao lançar um argumento de venda para um cliente em potencial, a capacidade de integrá-lo rapidamente é uma vantagem competitiva significativa. A documentação consistente e automatizada para integração de novos clientes permite que sua equipe os coloque em funcionamento rapidamente, evitando problemas nos estágios iniciais de seu relacionamento profissional.
Treinamento técnico eficaz
Por que tantos MSPs se preocupam com a rotatividade? Não é que não existam novos engenheiros e desenvolvedores por aí. Em vez disso, o treinamento exige tempo e recursos consideráveis, independentemente da experiência, educação ou nível de habilidade do novo contratado.
Ao garantir que os novos contratados tenham acesso a documentos consistentes e atualizados, os funcionários aprenderão o básico mais rapidamente e reduzirão os custos de treinamento.
Etapas para documentar seus sistemas
Documentar adequadamente seus sistemas e manter toda a documentação atualizada é fundamental. Documentos inconsistentes ou desatualizados não têm valor e podem até ser prejudiciais às suas operações.
Seu MSP precisa de um processo responsivo de atualização de documentação que reflita todas as alterações de informações à medida que ocorrem. Quando os desenvolvedores atualizam os requisitos da ferramenta ou os clientes alteram seus SOPs, sua documentação deve refletir imediatamente essa alteração. Afinal, para que serve um manual de instruções desatualizado?
Usar uma ferramenta automatizada de documentação de TI é a maneira mais eficaz de documentar seus sistemas de tecnologia da informação. Após estabelecer uma linha de base com cada cliente, a plataforma do sistema de documentação enviará notificações automáticas para manter você e sua equipe informados sobre as alterações do sistema.
Além disso, você pode usar o cronograma da plataforma e alertas detalhados de alterações para visualizar atualizações relevantes e responder proativamente a possíveis problemas.
Para criar sistemas de documentação robustos e maximizar a visibilidade em toda a sua organização, considere as cinco etapas a seguir.
Identifique seus principais sistemas
Antes de implementar ferramentas de documentação automatizadas, você precisa identificar todos os aspectos críticos dos seus processos de negócios, incluindo:
- Hardware e software
- Serviços de rede e configurações de ambiente de TI
- Segurança e backups
- Histórico e registros de serviço
- Dados do cliente
Organize as operações do seu provedor de serviços gerenciados em categorias, considerando uma unidade operacional ou departamento por vez.
Em seguida, anote as funções, procedimentos, tarefas críticas e fluxo de trabalho de cada unidade. Com esta etapa, procure ser o mais abrangente possível.
Elabore um “Diagrama de Sistemas”
Depois de identificar todos os sistemas essenciais do seu MSP, a próxima etapa é criar um chamado diagrama de sistemas, mapeando efetivamente as bases de conhecimento que você projetou para combiná-las em um ecossistema de TI único e interconectado.
O diagrama deve incluir seus sistemas internos e externos existentes e fornecer uma visão geral de todas as metodologias que exigem documentação. Para provedores de serviços gerenciados, os sistemas de software, processuais e operacionais normalmente se enquadram em três categorias principais:
- Documentação interna
- Documentação externa para usuários externos
- Documentação de rede
Faça uma lista de sistemas de negócios priorizados
Usando seu diagrama de sistemas, crie uma lista de todos os sistemas que sua empresa necessita para realizar as operações diárias. Idealmente, você deve registrar todos os sistemas usando software, como uma ferramenta de TI abrangente e baseada em nuvem.
Uma ferramenta de automação sem código pode se tornar uma plataforma de documentação viva para controlar e planejar esforços de desenvolvimento e documentos criados em toda a sua empresa.
Com esta ferramenta você pode criar listas de tarefas e atribuir um nível de prioridade a cada documento do sistema, agilizando as atividades da sua equipe. Seus técnicos também serão mais eficazes, pois sempre priorizarão as tarefas críticas de seus clientes.
Atribuir responsabilidades pela documentação dos sistemas
Na maioria dos MSPs, há dados demais para uma pessoa documentar tudo – nem um único funcionário teria habilidade para fazê-lo. Normalmente, depois de estabelecer uma hierarquia de sistemas que exigem documentação, o próximo passo é delegar algumas das operações de documentação aos seus gestores e funcionários.
Porém, com uma plataforma automatizada, os funcionários podem manter o foco em suas tarefas diárias sem se preocupar com a documentação manual. Em vez de inserir manualmente grandes quantidades de dados, o software de documentação técnica integra-se a outros sistemas MSP para criar visibilidade máxima em toda a sua organização.
Desenvolva e use uma abordagem padrão para documentação
A etapa final da implementação da documentação é padronizar o processo de documentação de TI. Anteriormente, a documentação de vários sistemas representava uma parte substancial das tarefas diárias de cada membro da equipa, uma vez que os funcionários trabalhavam para garantir que todos os sistemas estivessem atualizados e acessíveis.
Com um sistema de documentação baseado em nuvem, seus funcionários e clientes podem desfrutar de documentação on-line padronizada e escalonável, sem o tempo e o esforço necessários para registrar manualmente cada rede.
Além disso, redatores técnicos ou técnicos, bem como outros funcionários, podem acessar feedback e treinamento oportunos para implementar novos procedimentos de forma eficiente e consistente.
Perguntas frequentes
Quais são os dois tipos de documentação do sistema?
Existem vários tipos de documentação e todos eles visam fornecer aos utilizadores finais as informações de que necessitam para trabalhar de forma eficiente. As duas principais categorias de documentação de sistema para sistemas de documentação de TI MSP incluem documentação de produtos e processos.
A documentação do processo inclui informações de instruções internas e externas, como acordos de nível de serviço, notas do processo de desenvolvimento e procedimentos operacionais padrão.
A documentação do produto apresenta informações descritivas, como dados de clientes, inventários de equipamentos e outros documentos que não detalham procedimentos ou etapas.
Quais são os quatro tipos de documentação?
Em geral, uma organização MSP utilizará uma combinação de quatro tipos de documentação, como segue.
As visões gerais dos serviços visam responder perguntas sobre seus serviços. Quem é responsável por quê, informações de contato desses membros da equipe e outros detalhes sobre suas ofertas de serviço ou suporte, todos se qualificam.
Os tutoriais de treinamento e instruções concentram-se em como fazer as coisas, detalham as melhores práticas do usuário e apresentam instruções passo a passo para gerenciamento de projetos e sistemas.
Eles são frequentemente usados para fins de treinamento, mas também garantem que todos sigam os mesmos procedimentos para concluir as tarefas. A documentação de solução de problemas explica o que fazer quando algo dá errado no ambiente de TI.
Esses documentos geralmente estão em forma de guia e cobrem uma gama mais ampla de tarefas que incluem os processos usados por engenheiros de software e pessoal de TI para solução de problemas e testes de usabilidade.
As referências incluem toda a documentação do produto, como software, inventários, informações de contato do cliente, documentação do usuário, códigos de rede e muito mais. Esses documentos são informativos e podem funcionar como recursos para outros documentos.
Concluindo
Criar e manter documentação de TI pode parecer uma tarefa difícil, mas é crucial para qualquer organização que queira ter sucesso no mundo atual, impulsionado pela tecnologia.
Afinal, a documentação de TI eficaz é benéfica e necessária para qualquer ambiente de TI, e vale a pena o tempo gasto registrando todas as informações importantes de TI. Além disso, também é essencial para o sucesso do gerenciamento das operações de TI.
Ter a documentação adequada em vigor resulta em operações tranquilas e uma sensação de segurança por saber que todas as informações de seus ambientes de TI estão seguras.
Seguindo as dicas e truques descritos neste guia de documentação de TI para iniciantes, empresas de todos os tamanhos podem começar a colher os benefícios de uma documentação de TI eficaz. As vantagens são infinitas, desde a redução do tempo gasto na solução de problemas até a melhoria da colaboração e comunicação entre os membros da equipe.
Além disso, o processo sempre foi desafiador com diversas ferramentas disponíveis – de wikis a bases de conhecimento e software dedicado. Portanto, não deixe que a documentação de TI o intimide!
Com a abordagem certa, você pode preparar sua organização para o sucesso e ficar à frente do cenário tecnológico em constante mudança. Porém, é sempre interessante ter uma parceira de TI para auxiliar nesse processo.
Diferenciais da Infonova
A Infonova tem 20 anos de experiência em tecnologia, infraestrutura de TI, e pessoas. Temos clientes internacionais como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros. Ou seja, estamos aptos a atender qualquer segmento e tamanho de negócio com maestria.
BACKUP
Todas as posições de profissionais da Infonova têm backup. Temos um ditado interno que é: “quem tem um… não tem nenhum”. Portanto, somos obcecados em ter continuidade nas operações para que nós e os nossos clientes possam focar na parte mais importante: explorar oportunidades e gerar crescimento.
VALOR FINANCEIRO
O valor da Infonova é intencionalmente menor quando comparado com empresas no mesmo nível de maturidade. No entanto, fazemos isso para ter a possibilidade de escolher os nossos clientes e ter uma base de clientes satisfeitos, e por bastante tempo.
LIBERAÇÃO DO RH
O RH é uma das áreas mais importantes de qualquer empresa. Afinal, ele deve estar focado em gerir a cultura, desenvolvimento dos colaboradores e atração de talentos; e não apenas com a reposição de profissionais. Sendo assim, terceirizar a TI oferece a possibilidade de fazer com que o RH esteja mais livre para se tornar um vetor de crescimento para a empresa.
FLEXIBILIDADE – HUB DE TECNOLOGIA
A Infonova não faz só Infra, ela pode fazer de tudo. Na verdade, para alguns clientes que não podem resolver algumas questões diretamente, a Infonova atua como Hub, indo para o mercado, encontrando parceiros e fornecedores e interagindo com eles. Esses serviços incluem áreas diversas, como:
- Ar-condicionado;
- Outsourcing de impressão;
- Links de internet;
- Compra de materiais e mais.
ALOCAÇÃO DE DESENVOLVEDORES
A Infonova já foi uma fábrica de software no passado. Contudo, em 2012 escolhemos focar em Gestão de TI, Infraestrutura e Segurança. No entanto, como era de se esperar, esse conhecimento e familiaridade permanecem até hoje no time. Portanto, realizamos consultorias de DevOps para alguns clientes, atuamos como mediador entre clientes e desenvolvedores, e também alocamos desenvolvedores para alguns clientes.
RETENÇÃO DE COLABORADORES
Demoramos mais de 10 anos para entender e construir as ferramentas para atrair e manter profissionais de tecnologia no nosso time. Então, seja o profissional alocado no cliente ou não, temos a vivência de como reter, desenvolver e satisfazer tanto os profissionais quanto os clientes. E essa é uma necessidade para o sucesso da empresa.
LIBERAR BRAIN POWER DA ORGANIZAÇÃO PARA APROVEITAR OPORTUNIDADES
Não dá para fazer tudo. Então, faz mais sentido focar no que faz a empresa crescer, mas isso requer um recurso escasso: tempo e atenção. Terceirizar a TI significa retomar esse recurso, contudo, não é de graça. Terceirizar é mais caro do que contratar direto, mas faz sentido se você pode usar a atenção e o tempo para realizar mais valor, inclusive financeiro.
NÃO TEM MULTA DE CONTRATO
A Infonova tirou as multas dos seus contratos há muitos anos. Afinal, entendemos que para o cliente, muitas vezes mudar é uma situação nova. Portanto, escolhemos tirar o risco do cliente e trazer este risco apenas para o nosso lado.
PODE PARAR QUANDO QUISER
Os primeiros 90 dias de contrato com a Infonova não tem multa e nem aviso prévio. Ou seja, basta pedir para parar. Contudo, após os 90 dias, também não temos multa, porém, solicitamos um aviso com 30 dias de antecedência.
CONTINUAMOS AMIGOS
Na Infonova a relação continua mesmo sem contrato. Ou seja, mantemos o relacionamento com os clientes e continuamos ajudando, trocando experiências e apoiando, independente de existir um documento de contrato ou não. Afinal, o nosso interesse é na parceria.
DORMIR TRANQUILO
Stress faz parte do crescimento. Afinal, crescer não é um caminho fácil. No entanto, você pode escolher o tipo de stress que quer ter. Ou seja, pode decidir entre o stress de fazer a empresa “funcionar”, ou o de focar em aproveitar as oportunidades enquanto dorme tranquilo sabendo que o dia a dia está garantido.
