Nenhuma empresa possui um orçamento de TI ilimitado. Por isso, podemos dizer que o propósito de todo negócio é o mesmo: “Custo mínimo e eficiência máxima”. Caso contrário, as empresas não conseguirão atingir a eficiência que desejam como resultado dos seus investimentos em TI e irão fracassar em seus objetivos. Por isso, é necessário um processo de avaliação holístico para medir o sucesso da transformação digital de uma empresa, que deve considerar o gerenciamento de custos de TI com software, hardware, integração, sistemas, consultorias, etc.
Como funciona a estrutura de custos de TI?
A estrutura de custos de TI refere-se à relação entre diferentes tipos de despesas dentro de um orçamento de TI mais amplo. Ela visa facilitar a compreensão dos custos fixos e variáveis de TI incorridos por uma organização durante um período determinado.
De modo geral, a estrutura de custos refere-se aos diversos custos de uma empresa e à forma como eles são categorizados. No contexto de TI, a estrutura de custos refere-se às diversas despesas de tecnologia de uma empresa e à forma como elas estão relacionadas entre si, bem como às necessidades e objetivos gerais do negócio.
A estrutura de custos de TI pode variar de uma empresa para outra, dependendo de suas necessidades e despesas. Portanto, a compreensão que uma empresa tem da sua própria estrutura de custos de TI pode ajudar a determinar os gastos relacionados com tecnologia e identificar oportunidades para reduzir custos. Além disso, compreender a estrutura de custos de TI também ajuda no planejamento de novos investimentos em TI.
Planejamento e tomada de decisões
O planeamento eficaz de uma estrutura de custos de TI deve considerar investimentos empresariais de longo prazo ao longo de vários anos, seguidos pela criação de itens de linha no orçamento que possam ser categorizados e vinculados a custos específicos.
O CIO normalmente é o principal responsável pelas decisões estratégicas do departamento de TI, incluindo a estrutura de custos, e é quem determina quais propostas se enquadram no orçamento de TI. O CIO colabora frequentemente com outros gestores seniores, como o diretor financeiro (CFO) e o diretor executivo (CEO), para preparar e finalizar o orçamento de TI e para tomar decisões importantes sobre a estrutura de custos de TI.
Quais são os quatro tipos de custos de TI?
Existem quatro categorias que contribuem para a estrutura geral de custos de TI que devem ser considerados na hora de traçar um plano de gestão de custos de TI assertiva:
- Custos operacionais ou o preço da execução diária dos serviços de TI.
- Custos com pessoal, que incluem todas as despesas associadas à contratação, treinamento e retenção de um funcionário.
- Custos básicos, que representam as despesas operacionais gerais que não têm relação direta com a produção ou venda de bens e serviços de uma empresa. Eles também são conhecidos como despesas gerais.
- Custos ou dinheiro investido por uma empresa para adquirir ou atualizar ativos fixos, físicos e não consumíveis, como edifícios e equipamentos.
Os analistas de custos devem ser capazes de identificar todos estes custos para que possam compreender as principais variáveis que influenciam estes custos e como essas variáveis estão sujeitas a alterações. Estas informações ajudam os líderes empresariais e os decisores a prever os custos de TI e a planear o orçamento de TI em conformidade. Compreender a estrutura de custos de TI também ajuda no planejamento de capacidade, no gerenciamento de ativos empresariais (EAM) e no planejamento de projetos.
Como distinguir investimento de custo?
Descubra a distinção crucial entre investimento e despesa, e como essa compreensão pode ser instrumental ao decidir como reduzir custos de TI de maneira inteligente e estratégica.
Visualizar todos os gastos como investimentos, em vez de despesas, é um princípio orientador para tomar decisões mais informadas. Considere o exemplo de adquirir uma nova copiadora: é necessário o modelo top de linha de mais de $8.000? A forma de aquisição, seja à vista, parcelada ou por meio de leasing, exige uma análise cuidadosa dos custos iniciais e contínuos em relação ao retorno esperado. Este processo de questionamento estende-se a diversas áreas, incluindo móveis de escritório, escolha entre computação em nuvem e servidores internos, seleção de equipamentos de informática e contratação de pessoal.
Os stakeholders proeminentes, os jogadores A, desempenham um papel crucial nesse contexto, desafiando suposições e fornecendo insights valiosos. Sua capacidade de questionar se os gastos estão sendo alocados eficientemente ou se recursos estão sendo desperdiçados é fundamental para a tomada de decisões financeiras sólidas.
É essencial reconhecer que apenas alguns itens se enquadram como despesas diretas, e é crucial questionar por que determinados recursos estão sendo alocados nessa categoria. Por exemplo, se uma estratégia de mala direta está gerando apenas 1% dos leads, ela deixa de ser um investimento e se torna uma despesa a ser reconsiderada e retirada dos livros contábeis. Esses recursos podem ser redirecionados para investimentos mais eficazes que realmente impulsionem a empresa.
Qual é o melhor investimento, afinal?
O investimento mais significativo ao considerar como reduzir custos de TI reside nas pessoas. Quando se compromete pouco com os recursos humanos, o impacto negativo nos negócios é iminente. A abordagem adequada é considerar os funcionários como um investimento valioso, perguntando não apenas quanto custa contratar alguém, mas qual é o valor que essa pessoa agrega à organização. O desenvolvimento contínuo da liderança também é destacado como um investimento essencial no sucesso a longo prazo.
A vantagem desse enfoque é clara: ao investir em A-players, conselhos consultivos, treinamentos e ativos estratégicos, as empresas não apenas economizam dinheiro, mas também impulsionam o crescimento, tomam decisões mais acertadas e administram negócios mais bem-sucedidos. Em tempos econômicos desafiadores, a pergunta crítica a ser feita não é apenas onde cortar despesas, mas sim como realocar eficientemente os recursos para investimentos que impulsionarão os negócios e garantirão o alcance dos principais objetivos estratégicos.
Exemplo:
Imagine que sua empresa decide participar de um evento de um dia, adquirindo 500 amostras do seu produto por R$ 5. No entanto, apenas 400 amostras são entregues, pois somente 400 clientes comparecem. Isso resulta em 100 amostras remanescentes, que podem ser reservadas para outro evento no próximo mês. Os custos totais incorridos pela sua empresa são, portanto, de R$ 5, dos quais R$ 4 representam as despesas relacionadas ao evento, enquanto as 100 amostras não utilizadas, avaliadas em R$ 1, são consideradas ativos.
Despesas, nesse contexto, referem-se a custos incorridos durante a realização de atividades que geram receita. Vale ressaltar que nem todo custo se transforma em despesa, como é o caso de um terreno adquirido pela empresa, que, por não ser utilizado e depreciado, não é classificado como despesa. Por outro lado, os computadores adquiridos pela empresa são inicialmente registrados como ativos no balanço patrimonial, enquanto os custos associados à sua depreciação ao longo dos anos são refletidos nas despesas da demonstração de lucros e perdas, à medida que são utilizados na geração de receitas.
Custos fixos de TI X Custos variáveis de TI
Na gestão de custos de TI é importante considerar as variáveis, apesar de que muitas despesas de TI são fixas, o que limita as opções dos executivos de TI que buscam reduzir despesas. Os custos fixos são geralmente despesas de longo prazo e não mudam ao longo do tempo – ou pelo menos não mudam muito rapidamente ou de forma apreciável.
Exemplos de custos fixos de TI incluem o seguinte:
- Salários do pessoal de TI
- Licenças de software de longo prazo
- Componentes de hardware da infraestrutura de TI
- Despesas de manutenção de infraestrutura
- Depreciação de infraestrutura
- Pagamentos de locação
Por outro lado, os custos variáveis de TI incluem despesas que mudam no curto prazo. Estas variações podem ser devidas a fatores internos, tais como alterações nos volumes de negócios ou utilização, ou devido a fatores externos, tais como aumentos de preços ou o surgimento de novos produtos ou serviços de TI.
Exemplos de custos variáveis de TI incluem:
- Licenças de software por usuário
- Custos de contratação de empreiteiros ou outros terceiros para necessidades de pessoal de curto praz
- Capacidade incremental do servidor adicionada
- Custos incrementais de hardware
- Programas de treinamento e conscientização de funcionários
- Despesas de viagem
Como converter custos fixos em custos variáveis
Em alguns casos, as organizações podem converter custos fixos de TI, difíceis de controlar, em custos variáveis mais controláveis. Uma maneira de fazer isso é adotando tecnologias de nuvem.
Em ambientes de TI locais tradicionais, muitos custos de computação são fixos, previsíveis e incorridos durante um longo período. Esses custos são conhecidos como despesas de capital ou CapEx.
CapEx requer grandes investimentos iniciais em dinheiro e envolve tecnologia e dependência de fornecedor. Pode ser difícil adaptar os ativos de TI existentes para novos requisitos, pelo que as empresas têm muitas vezes de comprar novos equipamentos, o que aumenta o seu CapEx.
A computação em nuvem elimina muitos custos fixos de TI ao converter despesas de capital em despesas operacionais (OpEx). OpEx refere-se aos custos de execução das operações diárias de TI sem grandes investimentos iniciais em hardware, software e rede. A maioria dos provedores de nuvem pública oferece preços pré-pagos, o que significa que as organizações podem usar os recursos de nuvem de que necessitam e pagar apenas pelos recursos que realmente usam.
Com esta abordagem sob demanda, as empresas não incorrem em despesas fixas e imutáveis em recursos de TI baseados em nuvem. Em vez disso, essas despesas tornam-se variáveis dependendo do uso, o que permite às organizações controlarem e otimizar melhor a sua gestão de custos de TI.
Outra forma de converter custos fixos de TI em custos variáveis é através de mudanças de pessoal. A contratação de mais prestadores de serviços externos em vez de empregados assalariados permite que as organizações – especialmente aquelas sob pressões extremas de custos – convertam custos fixos de pessoal em custos variáveis. É claro que a mudança de pessoal a tempo inteiro para prestadores de serviços externos pode ter um impacto negativo a longo prazo, afetando a capacidade de uma organização gerar rentabilidade e vantagens estratégicas através dos seus colaboradores. As empresas devem ter estas considerações em mente antes de tomar a decisão de converter custos fixos de pessoal em custos variáveis.
A alteração do modelo de aquisição de TI também pode converter custos fixos em custos variáveis. Pode reduzir o custo total de propriedade de TI. Por exemplo, a adoção de hardware como serviço permite que as organizações aluguem hardware conforme necessário, em vez de comprá-lo imediatamente. Da mesma forma, o modelo de aquisição de software como serviço minimiza a necessidade de comprar software a longo prazo e, em vez disso, as organizações pagam por uma assinatura conforme necessário e apenas até que seja necessária.
Como não ser surpreendido pelos custos de TI?
Uma análise do Gartner disponibilizou uma visão mais detalhada da precificação de serviços de TI. No entanto, em um âmbito mais simples, é possível seguir as seguintes dicas na hora de calcular o custo dos serviços de TI:
- Calcule os custos diretos da empresa (mão de obra – salários) – Um indivíduo que ganha R$ 2.000,00 e custe em média, com impostos, R$ 3.500,00 à empresa, trabalha 180 horas no mês. Seu custo de hora bruto é de R$ 19,44 (3500/180 = 19,44)
- Alinhe minuciosamente os custos indiretos – Os custos indiretos compreendem aluguel, contabilidade, serviços administrativos etc. Supondo que o custo gire em torno de R$ 15.000,00 para uma empresa que tenha 6 técnicos. Nesse caso, é necessário realizar um rateio entre os técnicos e as horas que eles trabalham, a fim de saber quanto a mais é o custo hora deles. Fazendo esse cálculo, chega-se a R$ 13,89 (15.000 indiretos/ 6 func.) / 180 horas) que devem ser cobrados a mais nas horas trabalhadas dos profissionais, a fim de bancar os custos operacionais da empresa.
- Calcule os impostos e o lucro – É importante lembrar que os impostos devem ser quitados em sua forma integral e que uma empresa, tal como seus colaboradores, precisa ser recompensada pelo trabalho ao longo do mês. Se a uma carga tributária for de 15% e a empresa desejar ter um lucro de 15%, deve-se cobrar por hora trabalhada R$ 47,61. ((19,44 Dir. + 13,89 Ind.)/ 0,7)
O papel do gerenciamento de custos de TI
A gestão de custos de TI é o esforço contínuo para compreender, planejar e controlar os diversos custos incorridos na gestão de uma empresa. O gerenciamento de custos de TI é o processo de fazer tudo isso para os custos relacionados à TI.
O processo de gestão de custos de TI inclui a recolha e análise de informação sobre despesas de TI, com o objetivo de prever e monitorizar custos, bem como evitar ultrapassagens do orçamento de TI. No longo prazo, práticas eficazes de gestão de custos de TI permitem que as organizações gerem mais economias e maximizem o retorno dos investimentos em TI.
Ao construir e reduzir uma estrutura de custos de TI, as iniciativas típicas de gerenciamento de custos incluem a racionalização de ativos e recursos de TI e a renegociação de contratos de fornecedores, especialmente em torno de condições de pagamento e descontos.
Como as empresas podem reduzir seus custos de tecnologia?
As equipes de TI têm funcionários encarregados de otimizar o ambiente de TI, garantir a segurança de TI, reduzir despesas de TI e gerenciar ativos de TI. Porque uma infraestrutura de TI é o coração dos processos operacionais nas empresas. As empresas pretendem fazer novos investimentos em TI, reduzindo as suas despesas atuais com TI, porque os seus orçamentos de TI são limitados em alguns períodos. É aqui que surgem os conceitos de gestão de custos de tecnologia e otimização de custos de tecnologia.
O método mais eficaz para as empresas reduzirem os custos de tecnologia é adotar uma abordagem de gestão holística. Em geral, podemos resumir esses métodos da seguinte forma:
- O gerenciamento de ativos de TI cobre o gerenciamento de todos os ativos de TI de uma empresa.
- O gerenciamento de portfólio de aplicativos cobre o gerenciamento de todos os aplicativos em uma empresa.
- O gerenciamento de SaaS cobre o gerenciamento de assinaturas de SaaS em uma empresa.
- O gerenciamento de ativos de hardware cobre o gerenciamento de assinaturas de SaaS de uma empresa.
- O gerenciamento de custos de TI cobre o monitoramento, gerenciamento e avaliação de todos os custos de TI em uma empresa.
Contudo, as organizações também podem implementar estas iniciativas de gerenciamento de custos específicas de TI para controlar e otimizar os custos de TI:
- Simplifique os fluxos de trabalho de TI para eliminar etapas desnecessárias, que aumentam os custos ou não são lucrativas.
- Automatize tarefas repetitivas de TI, como tarefas relacionadas a patches de software ou suporte técnico.
- Terceirize tarefas de baixo valor para prestadores de serviços externos.
- Preveja despesas futuras e inclua-as no orçamento de TI.
- Junte-se a um grupo de compras que negocia descontos com fornecedores em nome das organizações membros.
Formas comprovadas de reduzir custos de TI
Então, aqui estão algumas maneiras pelas quais os executivos de TI — e líderes de negócios em empresas em crescimento que não possuem um departamento designado — podem obter a tão sonhada redução de custos de TI e, ao mesmo tempo, manter os serviços táticos e estratégicos de que suas empresas precisam.
Audite sua pilha de tecnologia
O primeiro passo para ter uma visão realista do seu orçamento é entender onde você já está gastando dinheiro. Não é incomum que as despesas com TI tenham crescido de forma ad hoc devido a necessidades outrora urgentes, projetos pontuais ou iniciativas que se revelaram poços secos. Talvez você esteja pagando por dois serviços ou aplicativos que fazem praticamente a mesma coisa. Ou talvez você esteja usando várias ferramentas quando poderia usar apenas uma.
Simplificando, você precisa saber o que tem antes de saber o que pode ser cortado. Faça um balanço e priorize. Você provavelmente ficará surpreso.
Alinhe-se com a estratégia da empresa
Avalie se os projetos em andamento ou em consideração estão sincronizados com os objetivos do negócio. Se você deseja aumentar as taxas de conversão de vendas em seu site de comércio eletrônico, faz sentido dedicar grande parte do seu orçamento para resolver esse problema.
Construir uma intranet de RH, por exemplo, talvez possa esperar. Afinal, quanto mais você alinhar seu departamento com a priorização de atividades essenciais para o negócio, melhor será sua situação no momento do orçamento.
Gerenciar prestadores de serviços de TI
Observe cuidadosamente como você capacita as pessoas. Os prestadores de serviços são uma parte importante de qualquer esforço de TI porque podem ser contratados durante períodos de pico ou porque possuem habilidades não disponíveis internamente.
Mas assim como você pode estar gastando dinheiro em tecnologia desnecessária, avalie se está gastando com fornecedores externos que perderam sua utilidade. Sua equipe interna, antes sobrecarregada, agora está subutilizada? As habilidades incomuns e inovadoras que antes você precisava terceirizar agora são comuns? Você tem alguma iniciativa de céu azul em andamento que pode esperar por outro dia?
Alternativamente, talvez os empreiteiros e suas habilidades sejam exatamente o que você precisa para o trabalho do projeto, em vez de contratar funcionários. Nesses casos, os empreiteiros podem ser a alternativa menos dispendiosa.
Os empreiteiros podem adicionar capacidade e habilidades quando você precisar delas. Em tempos de escassez, tome cuidado para decidir quantos você precisa.
Renegocie com fornecedores para uma redução de custos de TI
Observe atentamente os contratos de seus fornecedores porque pode haver mais do que trocos à espreita. Se um contrato exige o pagamento de 100 licenças, mas você só precisa de 25, ou o dobro do armazenamento de dados que realmente precisa, não tenha medo de ligar para seu representante de vendas e discutir o ajuste do contrato. Provavelmente, você não será o primeiro e poderá encontrar espaço de manobra que economizará dinheiro de verdade.
Do ponto de vista do fornecedor, normalmente é melhor reduzir sua receita por um tempo do que perdê-la totalmente. E se no futuro você precisar desses assentos ou armazenamento extras, eles ficarão felizes em receber seu dinheiro novamente.
Reduza a rotatividade
É caro recrutar e contratar novos funcionários. Se você já está executando uma gestão enxuta, a saída de um membro da equipe pode significar ter que contratar um empreiteiro caro e de curto prazo para preencher a lacuna enquanto você gasta tempo e despesas consideráveis para iniciar uma pesquisa, analisar currículos, conduzir rondas de entrevistas, negociar uma oferta e atualizar o novo funcionário.
Pense no que você pode fazer para evitar que os funcionários saiam. Uma certa rotatividade é saudável e inevitável, é claro. Mas gaste algum tempo e esforço investigando questões de satisfação no trabalho: acordos de trabalho flexíveis, oportunidades de treinamento, tempo para realizar projetos apaixonantes e, sim, até mesmo aumentos salariais. Não se esqueça de que aprimorar suas habilidades gerenciais também pode ajudar as pessoas a decidirem ficar. Pode parecer caro, mas provavelmente é mais barato do que substituir pessoal.
As pessoas ficam onde se sentem valorizadas, então concentre-se em encontrar maneiras de acomodar seu pessoal. Uma forma interessante de manter profissionais talentosos atendendo a sua empresa, é a terceirização de TI, especialmente se a fornecedora oferecer contrato CLT para os seus funcionários, como é o caso da Infonova. Afinal, esse método de contratação cria confiança e relacionamentos duradouros entre funcionário e provedora, resultando em uma qualidade superior nos serviços prestados.
Dê uma boa olhada na equipe
Por mais difícil que seja — e à medida que as prioridades mudam — talvez seja altura de eliminar posições para reduzir custos. Pessoas com longa permanência podem não ter mais as habilidades de que você precisa (e elas são caras). Talvez algumas funções sejam redundantes e possam ser consolidadas. Talvez os que estão esperando para ver tenham ficado sem tempo para provar seu valor.
Embora possa ser uma tarefa desagradável e desconfortável, a redução do pessoal é muitas vezes necessária para manter a estabilidade financeira e a viabilidade do negócio a longo prazo.
Mude para a nuvem
Para a maioria das aplicações, o debate nuvem versus infraestrutura acabou e a computação em nuvem venceu.
Pode ser que as necessidades específicas da sua empresa exijam a manutenção do seu próprio hardware, talvez para fins legais ou regulamentares, pelo que essas aplicações têm de permanecer internas. Mas caso contrário, especialmente se você não tiver planejado isso recentemente, pense novamente em migrar seus data centers para a nuvem.
Esta pode não ser uma vitória a curto prazo; leva algum tempo e cuidado para fazer uma migração para a nuvem corretamente, e você pode ter algumas amortizações ou problemas contratuais para resolver em relação aos seus servidores. Mas, a médio e longo prazo, há boas probabilidades de que a flexibilidade e a escalabilidade da nuvem façam mais sentido do ponto de vista económico do que ficar preso ao seu próprio hardware. Mudar de seus próprios servidores para serviços sob demanda baseados em nuvem permite transferir despesas de capital (CapEx) para despesas operacionais (OpEx); dependendo do seu balanço, isso pode fazer sentido para o seu negócio.
Virtualize servidores usando contêineres
Nem todos os aplicativos e bancos de dados exigem servidores próprios. Na verdade, com tecnologias de virtualização e contêineres, muito poucos o fazem. Usando contêineres, um único servidor pode executar vários aplicativos em um único sistema operacional (geralmente Linux), mas protegidos uns dos outros; eles compartilham o mesmo processador, armazenamento e memória, funcionando de forma totalmente independente um do outro. Mas como todos esses contêineres ficam no mesmo hardware, a economia de custos pode ser considerável.
Os serviços em nuvem funcionam da mesma maneira, aliás. Quando você compra espaço em um servidor em nuvem, seu aplicativo e banco de dados ficam no mesmo hardware que aqueles pertencentes a outros clientes. Cada “computador” que você compra de um fornecedor de nuvem é uma máquina virtual ou contêiner instalado em um de seus servidores.
Desative licenças desatualizadas
Como você fez sua auditoria de TI, provavelmente encontrou algum lixo de que não precisa. Assim como você localizou empreiteiros e contratos de fornecedores desnecessários, você pode muito bem ter encontrado algumas licenças de software que já ultrapassaram suas datas de expiração. Talvez você precisasse da licença para um projeto desativado há muito tempo ou para empreiteiros que não existem há algum tempo. Ou talvez a licença seja para uma versão de software mais antiga que não é mais compatível. Essas coisas acontecem, mas isso não significa que tenham que continuar acontecendo. Se você não precisar da licença ou ela estiver desatualizada, desative-a.
Virtualize bancos de dados
A maioria das empresas modernas gera um oceano de dados. Gerenciá-lo e obter insights a partir dele são grandes desafios de TI. Ao virtualizar (ou “federalizar”) bancos de dados, é possível consultar vários bancos de dados de uma só vez, sem precisar duplicar os dados em vários servidores ou combinar bancos de dados manualmente.
A virtualização de seus bancos de dados acelera e simplifica consultas, reduz as demandas de largura de banda e armazenamento e facilita o gerenciamento de dados para usuários finais e DevOps — os desenvolvedores que administram seus servidores e nuvem. Pode ser necessário algum trabalho pesado para criar um mapa de quais dados estão onde, mas a recompensa pode ser considerável e ajuda na redução de custos de TI.
Acerte de primeira
Isso é tão verdadeiro em projetos de TI quanto em carpintaria: meça duas vezes, corte uma vez.
Todas as iniciativas de redução de custos do mundo não farão diferença se você cortar a coisa errada da maneira errada ou construir algo incorretamente. É caro substituir empreiteiros ou funcionários que você demitiu, mas que posteriormente precisará. Implementar planos de retenção de funcionários que não abordem os problemas reais subjacentes pode, na verdade, afastar as pessoas. Devolver licenças de software em nuvem que você realmente precisa é, na melhor das hipóteses, embaraçoso.
É importante economizar dinheiro, é claro, e você não deve atrasar desnecessariamente um projeto importante. Mas seja deliberado. Reserve um tempo para fazer as coisas certas com suas iniciativas de hardware, software e codificação. Esteja com pressa, mas não com pressa. Ter que fazer algo duas vezes porque você não pensou bem na primeira vez geralmente é mais caro do que não ter feito nada.
Pare de se preocupar com custos irrecuperáveis
É uma falácia pensar: “Já gastei muito dinheiro no X, então mesmo que não funcione tão bem, terei perdido todo esse dinheiro se fizer outra coisa”.
É verdade que o dinheiro gasto acabou e nada que você faça o recuperará. Mas gastar o orçamento existente em erros de um orçamento antigo apenas agrava o antigo erro. Em vez de continuar a investir em soluções que não funcionam da maneira que você precisa, concentre seus gastos em coisas que beneficiarão o negócio no futuro.
Avalie custos variáveis e fixos
Ao colocar tudo em um demonstrativo ou plano financeiro, você descobrirá que alguns custos são mais fáceis de gerenciar do que outros. Despesas como aluguel, folha de pagamento, arrendamento de equipamentos e substituições corporativas serão as mesmas, mês após mês e provavelmente são difíceis de reduzir no curto prazo e sem problemas.
Os custos variáveis podem ser mais fáceis. Itens como a quantidade de armazenamento de dados em nuvem que você está usando, o número de licenças de software pelas quais você está pagando e os consultores com quem você trabalha provavelmente mudarão mês a mês, dependendo de suas necessidades imediatas. Quando as coisas ficam apertadas – ou se você está tentando se antecipar à curva orçamentária – seus custos variáveis devem ser um ponto inicial a ser observado.
Avalie custos discricionários e não discricionários
Pode parecer fácil (embora doloroso) analisar seu orçamento, cortar todos os seus gastos discricionários e encerrar o dia, mas resista à tentação. Se algum dinheiro discricionário for destinado a novos projetos estratégicos, por exemplo, é um dinheiro bem gasto. Da mesma forma, gastos que à primeira vista parecem não discricionários — como infraestrutura, operações ou licenças de nuvem/software — podem ser um lugar frutífero para economizar alguns dólares.
Não se esqueça da automação
A maioria dos departamentos de TI realiza muitos trabalhos pouco glamorosos, rotineiros e absolutamente necessários: integração de funcionários, atualizações de software, criação e substituição de hardware do usuário final, criação (e exclusão) de contas na nuvem e gerenciamento de e-mail. As tarefas não são tão atraentes quanto uma grande migração para a nuvem, mas os negócios parariam se funções como essas fossem executadas em tempo hábil.
A maioria dessas funções poderia ser facilmente automatizada, mas muitas empresas de TI nunca conseguem fazer isso. Automatizar as funções de rotina atenderá melhor seus clientes e liberará a equipe para realizar trabalhos mais estratégicos – possivelmente substituindo alguns de seus consultores caros.
Para notar uma grande diferença na redução de custos de TI, você também pode optar pela contratação de uma empresa de terceirização de TI.
Diante do cenário de inflação, inúmeras organizações se veem sob a pressão de descobrir como reduzir custos de TI no curto prazo. Paradoxalmente, muitas delas também têm planos ambiciosos de adotar tecnologias de longo prazo, focando em como reduzir custos de TI de forma sustentável e criando uma vantagem competitiva duradoura. Nesse contexto desafiador, a gestão eficaz dos custos de Tecnologia da Informação (TI) torna-se crucial para assegurar a resiliência da organização a médio e longo prazo.
Overview – Estratégias para reduzir custos de TI
Descubra estratégias eficazes sobre como reduzir custos de TI rapidamente ao avaliar suas opções com base em 10 regras essenciais.
- Impacto imediato: Elimine, reduza ou suspenda itens que causem impacto em semanas ou meses, não em anos. Direcione despesas mensais ou trimestrais com base no pagamento conforme o uso, em vez de anualmente.
- Reduza, não congele: Concentre-se em custos que podem verdadeiramente ser reduzidos ou eliminados. Evite simplesmente congelar os custos do período atual, pois isso pode resultar em ressurgimento futuro.
- O dinheiro é rei: Alveje itens que terão impacto real de caixa na demonstração de lucros e perdas. Por exemplo, economizar em serviços em nuvem impacta diretamente o caixa, ao contrário de reduzir licenças de software ou ativos próprios.
- Planeje fazer isso uma vez: Evite cortes superficiais na primeira vez. Foque em cortes para evitar ciclos de incerteza, esforço e perda de produtividade, especialmente em cortes de pessoal.
- Inspecione cuidadosamente as contas: Trabalhe em conjunto com seu parceiro financeiro para obter uma visão detalhada das contas, incluindo despesas e contas-chave do balanço. Use essa visualização para identificar reduções de caixa específicas.
- Meta de despesas não gastas e não comprometidas: Avalie contratos para renegociação e cláusulas de rescisão, priorizando pagamentos não gastos ou não comprometidos.
- Endereço de capital: Enfoque em reduzir despesas operacionais, mas não negligencie as despesas de capital. Considere a gama completa de gastos de TI para garantir reduções rápidas e eficazes.
- Custos irrecuperáveis são irrelevantes: Embora se diga que “custos irrecuperáveis são irrelevantes” ao economizar dinheiro, avalie se a continuidade trará benefícios maiores do que a economia imediata.
- Aborde custos discricionários e não discricionários: Enfrente gastos discricionários, como novos projetos, recursos ou serviços adicionais, mas não subestime a redução de despesas não discricionárias, como infraestrutura e operações de TI.
- Enfrente os custos variáveis e fixos: Concentre-se na eliminação de custos fixos, como aluguel e assinaturas. Para custos variáveis, busque tanto redução quanto eliminação, abordando telecomunicações, empreiteiros e consumíveis.
Essas regras proporcionam uma abordagem abrangente sobre como reduzir custos de TI de maneira rápida e estratégica, garantindo uma gestão eficaz e sustentável dos recursos.
Outra estratégia inteligente para reduzir custos em TI sem comprometer a qualidade é a terceirização de serviços de TI. Essa abordagem permite que as empresas alcancem eficiência operacional, controle de custos e acesso a especialistas, contribuindo para uma gestão financeira mais equilibrada.
O que envolve a terceirização de TI?
A Terceirização de Tecnologia da Informação, também conhecida como outsourcing, refere-se à prática de contratar fornecedores externos para desempenhar diversas funções de TI. Essas funções abrangem desde o suporte aos usuários, gestão de servidores, segurança da informação, operações de data center, manutenção e desenvolvimento de aplicativos, até a recuperação de desastres, além do gerenciamento e operações de rede. Em essência, a Terceirização de TI visa transferir tarefas específicas e impulsionar melhorias tecnológicas para a empresa contratante, envolvendo a contratação de profissionais qualificados e assegurando uma solução integral para problemas em tempo integral. Os fornecedores podem ser profissionais individuais de TI, empresas de consultoria, agências de alocação de profissionais, provedores de serviços completos e empresas especializadas em processamento contábil (CPA).
Quais são as vantagens da terceirização a respeito de como reduzir custos em TI?
A Terceirização de TI proporciona às empresas a capacidade de focalizar suas competências centrais, acessar tecnologia de última geração e incrementar a flexibilidade e economia de custos. Por essa razão, a Terceirização em TI é uma das principais estratégias adotadas por aqueles que buscam reduzir os custos associados à gestão de TI e ampliar a capacidade operacional da empresa como um todo. Isso se deve ao fato de que a infraestrutura de TI representa um dos aspectos mais cruciais da cadeia operacional, e seu desempenho adequado impacta diretamente na habilidade da empresa:
- Atender às demandas dos clientes;
- Desenvolver serviços inovadores;
- Alcançar níveis mais elevados de eficiência.
É fundamental que o gestor de TI saiba otimizar todos os recursos disponíveis e explorar alternativas economicamente viáveis para manter equipamentos de alta performance no ambiente corporativo.
Ao terceirizar o investimento em novos equipamentos por meio do Outsourcing, a empresa também consegue:
- Flexibilizar suas rotinas operacionais;
- Ampliar a capacidade de resposta às exigências do mercado;
- Tornar seus serviços mais escaláveis.
- Alcançar benefícios financeiros diretos.
- Aproveitar a tecnologia de ponta e manter-se atualizada tecnicamente.
Por que escolher a Infonova como parceira de TI?
A Infonova destaca-se no mercado por sua vasta experiência de 20 anos em tecnologia, infraestrutura de TI e gestão de recursos humanos. Com uma carteira internacional de clientes que inclui empresas renomadas como HBO, AirBnb, Linkedin, Tempo Assist, Nissin, entre outros, estamos preparados para atender a diversos segmentos e tamanhos de negócios com excelência.
Uma de nossas características distintivas é a garantia de backup para todas as posições de profissionais da Infonova. Operamos sob a filosofia de que “quem tem um… não tem nenhum”, o que reflete nossa obsessão em manter a continuidade operacional para que tanto nós quanto nossos clientes possamos nos concentrar no que realmente importa: explorar oportunidades e impulsionar o crescimento.
Em termos financeiros, a Infonova adota uma estratégia de valor conscientemente menor em comparação com outras empresas de tecnologia do mesmo nível de maturidade. Esta abordagem nos permite selecionar os clientes com quem trabalhamos, construindo uma base sólida de clientes satisfeitos e de longo prazo.
Outro diferencial está na liberação do departamento de recursos humanos (RH). Reconhecemos a importância estratégica do RH na gestão da cultura empresarial, no desenvolvimento dos colaboradores e na atração de talentos. Ao terceirizar serviços de TI, possibilitamos que o RH se concentre nessas áreas essenciais, transformando-se em um impulsionador do crescimento organizacional.
Além disso, a flexibilidade é uma marca registrada da Infonova. Não nos limitamos apenas à infraestrutura de TI; atuamos como um hub tecnológico para nossos clientes, conectando-os a uma variedade de serviços, desde ar-condicionado até outsourcing de impressão e aquisição de materiais, conforme suas necessidades.
Embora tenhamos evoluído de uma fábrica de software para uma empresa focada em gestão de TI, infraestrutura e segurança, mantemos nosso conhecimento e experiência em desenvolvimento de software. Assim, oferecemos consultorias em DevOps, servindo como intermediários entre clientes e desenvolvedores, e alocando talentos de desenvolvimento quando necessário.
Um aspecto fundamental do nosso sucesso é a nossa capacidade de reter talentos. Após mais de uma década de aprendizado e desenvolvimento, criamos ferramentas e práticas eficazes para atrair e manter os melhores profissionais de tecnologia em nosso time, garantindo não apenas a satisfação dos colaboradores, mas também dos clientes.
Ao terceirizar serviços de TI com a Infonova, as empresas podem liberar recursos mentais para se concentrar no crescimento e nas oportunidades de negócio. Embora terceirizar possa ser mais caro do que contratar diretamente, os benefícios de poder investir tempo e atenção em atividades que geram valor superam os custos financeiros.
Comprometidos com a transparência e a confiança, eliminamos multas de nossos contratos há anos, colocando o ônus do risco apenas do nosso lado. Além disso, oferecemos flexibilidade aos clientes, permitindo-lhes encerrar contratos sem penalidades, proporcionando um ambiente de parceria contínua mesmo após a rescisão contratual.
Em resumo, na Infonova, buscamos oferecer mais do que serviços de TI; buscamos oferecer tranquilidade aos nossos clientes, permitindo que eles se concentrem no crescimento de seus negócios enquanto cuidamos dos detalhes operacionais.
